Организация дел по методу Productivity Beast #5. Отсроченная задача.

Всем привет! В прошлой статье "Организация дел по методу Productivity Beast #4. Правило № 3." мы с вами завершили разбирать основные правила формулировки задач и в текущей статье попробуем разобрать следующие задачи, и разберем новый тип "отсроченной" задачи.

Итак, теперь вернемся немного назад к списку мыслей из MLO Inbox, который мы составили в статье "Анализ истории с переездом #4. Мозговой штурм. Практика.".

- какие вещи мне нужны?

Это мы уже записали - идем дальше...

- габаритные вещи сложно перевозить самому

Это просто мысль-утверждение, которое порождает следующую мысль, записанную ниже.

- надо заказать машину

Это, определенно, мысль, порождающая действие. Записываем в под-проект "Спланировать переезд" задачу "заказать машину для перевозки". Разбиваем задачу на действия:

- найти в интернете подходящую компанию для перевозки мебели

(в комментариях к задаче ставлю "- сравнить цены", "- сравнить условия" - это напоминания, чтобы не забыть, однако не самостоятельные действия). Может возникнуть вопрос, - "Почему в этом случае "найти" мы делим? Ведь это не совсем конкретное действие, как мы выяснили в прошлый раз...". Но при этом, конкретным первым действием я вижу разве что "вбить в поисковик фразу "компании по перевозки мебели"", а это уже противоречит правилу №2 "Бритва Оккамы" - не нужно дробить задачу до абсурда. Но, в принципе, это на ваше усмотрение - если это поможет вам приступить к выполнению этого дела более уверенно, вы можете потратить немного времени на то, чтобы расписать задачу досконально.

Отсроченная задача

В голове сразу появляется идея о том, что как только я найду подходящую компанию, то следует им сразу и позвонить и заказать машину, поэтому следовали бы записать это следующей задачей. Однако, при заказе необходимо точно указать какого числа заказывать машину, поэтому можно повременить с этим и поставить задачу на выполнение в будущем.

Иными словами, если даже зависимая задача о поиске подходящей компании будет выполнена, когда мы поставим задаче время начала, она будет активной только по наступлении конкретного дня. Таким образом, ставим задаче срок 23 января - за 2 дня до нашего срока - см. Рис 1.

Рис 1. Как добавить срок для задачи

Отсроченная задача - это еще один способ алгоритмизировать ваш иерархический список дел так, чтобы в списке дел, по которому вы будете принимать решение, задача появлялась только в нужный момент.

Однако, вынужден вас предостеречь - может возникнуть соблазн ставить задачи на будущее время только потому, что вы не хотите о них сейчас думать - это контрпродуктивно. Задачу на потом относить необходимо только если на это есть веские причины. Например, встреча назначена на конкретную дату, или, как в нашем случае, определить дату заказа машины лучше тогда, когда будет известна дополнительная информация. При этом получение этой информации не может быть записано в качестве задачи.

Таким образом, с помощью отсроченных задач вы можете не использовать календарь, так как нужная вам задача появится в списке ваших дел в нужное время. Однако, для того, чтобы иметь такие задачи как "встреча" и пр., имеющие конкретные договоренности по дате и времени - можно их вносить в календарь в любом удобном вам приложении - но не более того. Использовать календарь для записи дел, которые не имеют точной даты (это практически 98% всех дел) - это контрпродуктивно и не гибко. Что будет, если на этот день возникнут какие-то новые обстоятельства и дела - переносить на следующий день, испытывая тяжелое чувство разочарования, что это так не удалось сделать сегодня? Обычно так и бывает. И обычно те задачи, которые перенеслись на следующий день легко переносятся и на следующий - ведь вы, ваш мозг, уже уловил способ закончить все дела на сегодня - просто перенесите все на следующий день - вы так уже делали...

Итак, давайте пока на этом остановимся - в следующий раз продолжим разбирать оставшиеся задачи и попутно я буду объяснять новые правила.

P. S. Пишите комментарии, если что-то было не понятно.

P. P. S. Подписывайтесь на обновление блога в верхнем правом углу - жмите на кнопку или оставляйте имейл.

Организация дел по методу Productivity Beast #4. Правило № 3.

Всем привет! В прошлый раз в статье "Организация дел по методу Productivity Beast #3. Правило № 1 и 2." мы с вами разобрали 2 базовый правила, которых необходимо придерживаться когда вы вносите задачи в ваш иерархический список. Сегодня продолжим обсуждать эту крайне важную тему.

Снова давайте обратимся к нашему списку дел, который мы сформировали в статье "Организация дел по методу Productivity Beast #2. Вносим задачи из Inbox. Разбиваем проект на этапы." - см. Рис 1.

Рис 1. Список дел

Правило № 3. Задача должна быть выполнимой

Обратите, пожалуйста, внимание на то как записана задача "посмотреть план новой квартиры в папке с документами о покупке". При записывании в качестве мысли, это звучало как: "Найти план квартиры (должен быть у меня в папке с документами о покупке)". Все дело в том, что "найти" - это не задача, это желаемый результат. Для того, что вам "найти" что-то, нужно посмотреть в каком-то месте, если там этого нет - то в другом, пока вы не получите желаемый результат - найдете предмет.

Неужели это так важно? Да, это архиважно, потому что именно здесь и кроется психологический аспект: если у вас в списке записаны невыполнимые напоминания - это лишь раздражает ваш мозг - он видит, что нужно что-то сделать, но как сделать, он не видит. Отсюда и происходит затягивание к тому чтобы приступить к выполнению дел - прокрастинация. Ведь у вас целый список напоминаний - их все надо сделать, некоторые , при том, к определенному сроку. Но в итоге, большинство этих напоминаний - это либо группа задач, которые нельзя выполнить разом (например, "Переехать в новую квартиру"), либо эта задача невыполнима по причине того, что нет всех необходимых условий к ее выполнению (например, "Отправить письмо начальнику" когда оно еще не написано или даже напоминание "Помыть окно в спальне", когда вы находитесь на работе), либо эта задача сформулирована так, что для нее также не определены действия - как в нашем примере. Другое дело, когда у вас записаны четкие выполнимые действия.

Напоследок, давайте посмотрим на задачу "упаковать бабушкин сервиз в коробку с поролоновыми стружками". Эта задача соответствует правилу №1 и содержит побуждающий глагол "упаковать", также соответствует и правилу № 2 и 3, так как разбито на четко сформулированные выполнимые задачи.

Здесь может встать вопрос: "Действительно ли необходимо прописывать все эти задачи: "достать коробку", "настричь пенопласт" и т. д.? Не слишком ли подробно?." Все зависит от ситуации. Конечно, если вы точно знаете где у вас лежит коробка и что она пуста, а на то, чтобы ее достать понадобится не более 2-х минут, то можно это не писать - а сделать сразу. Если у вас подготовлен пенопласт и он уже в стружке, то это тоже можно не писать. Но вот если вы предполагаете, что коробка может быть и на шкафу, что она, возможно, будет не пустая - и нужно будет перекладывать из нее куда-то обувь. Если вам нужно еще найти лестницу, чтобы заглянуть на шкаф, да еще и захочется и протереть пыль - то это все это может занять не 2 минуты, а куда больше. В этом случае задачи и расписываются так подробно, чтобы не забыть что вам вообще необходимо сделать пока вы "искали лестницу", например.

Итак, мы разобрались с правилами записывания задач - в следующий раз пойдем дальше и распишем оставшиеся задачи для выполнения нашей цели.

P. S. Пишите комментарии к статье, я на них обязательно отвечу.

P. P. S. Подписывайтесь на обновления блога в правом верхнем углу - "Email address", "Добавить в круги", "Подписаться".

Организация дел по методу Productivity Beast #3. Правило № 1 и 2.

В прошлой статье "Организация дел по методу Productivity Beast #2. Вносим задачи из Inbox. Разбиваем проект на этапы." мы с вами сформировали первую группу задач, к которой я постараюсь дать более подробные пояснения в данной статье.

Давайте теперь по-подробнее остановимся на том как я сформулировал задачи, а также какие добавил и зачем.

Рис 1. Список дел

Посмотрите на Рис 1 еще раз, давайте разберем каждую из задач, которые я внес на предыдущем этапе.

- прикинуть на плане квартиры поместятся ли габаритные вещи

Как мы видим, каждая задача, включая эту, сформулирована в побудительной форме - она звучит как приказ или распоряжение, которое вы отдаете кому-то постороннему. Вы должны заботится о том, чтобы задача была сформулирована наиболее четко и понятно, чтобы она не имела других толкований, вызывала четкие, ясные ассоциативные образы как ее выполнять. Иначе все будет как в примере с дворецким в задаче "Анализ истории с переездом #2. Правильная формулировка задачи.".

Правила формулирования задач

Общее правило: формулируйте задачу так, как если бы поручали выполнение своему "недотепе-слуге".

1. Задача должна быть сформулирована в побудительной форме

Посмотрите на Рис 1, все задачи, даже этапы проекта, начинаются с глагола: спланировать, прикинуть, измерить, посмотреть, подготовить, упаковать, достать, настрич, положить, осуществить. Это все не просто так, дело в том, что если мы вспомним с вами о чем говорили в рамках темы про мозговой штурм, то будет понятно, что наш список дел - это тоже способ общения с нашим мозгом, сознанием. Мы ему отдаем команды на выполнение - в противном случае, мы снова столкнемся с "затором сознания" - причиной прокрастинации и стресса. Ведь между задачей "Переезд" и "Спланировать переезд" - большая разница, в первом случае - это вообще не задача. Даже глагол "спланировать" - не очень конкретный, так как это целая череда не всегда стандартизированных действий, но этого достаточно для формулировки под-проекта. Для задачи же уместно будет уже использовать более конкретные глаголы: измерить, положить, достать и т. п.

2. Задача должна быть разбита на "неделимые" действия

Добавляйте к задаче столько под-задач, сколько потребуется до тех пор, пока это задача будет уже "неделимой", то есть будет представлять собой действие, которое занимает от 2 минут и более.

В нашем примере, "измерить габаритные вещи" - задача, которая требует пояснения: не понятно что это за габаритные вещи, не понятно сколько это займет времени на выполнение - все зависит от списка вещей, которые мы будем измерять. Поэтому нам необходимо расписать что мы будем измерять: диван, шкаф, кровать. По правилу №1, мы добавляем глагол - измерить диван, измерить шкаф, измерить кровать. Не ленитесь добавлять глагол и расписывать задачи - все дело в том, что потом каждая из этих задач попадет в ваш список дел. Что будет, если в списке дел у вас будет записано "шкаф"? Не понятно что делать.... А что если "измерить шкаф"? Уже понятнее.

Не стоит только перебарщивать, - "Все следует упрощать до тех пор, пока это возможно, но не более того", - как говаривал Эйнштейн (формулировка принципа "Бритва Оккамы"). Например, чтобы "измерить шкаф", вам потребуется: открыть коробку с инструментами, взять измерительную ленту, приложить ленту к одному боку, ко второму боку и так далее. Всего этого описывать не надо, тем более, что каждое такое дело занимает менее 2-х минут и не подлежит записыванию, а подлежит немедленному выполнению. Исключением является только то, что вы находитесь в месте, где этого просто не сделать, поэтому остается только записать, чтобы не забыть.

Исключениями, при которых вам может потребоваться конкретизация действий вплоть до "взять измерительную линейку" это:

- Вы понятия не имеете где ваша измерительная линейка и есть ли она вообще - вам потребуется время, чтобы ее найти. Или вы точно знаете, что ее нет, поэтому вам необходимо будет записать в список OUTSIDE "купить измерительную линейку", и поставить зависимость для задачи измерить шкаф, что она станет актуальной только после выполнения задачи "купить измерительную линейку".

Итак, давайте пока на этом остановимся, и продолжим в следующей статье разбирать оставшиеся правила работы с задачами.

P. S. Попробуйте поработать со своими проектами подобным образом (вы ведь выполнили задание из предыдущей статьи, не так ли?) и ощутить как меняется восприятие задач как только вы начинаете их конкретизировать и добавлять побуждение. Пишите в комментариях что получилось и что не получилось.

P. P. S. Подписывайтесь на получение уведомлений о новых статьях - оставайтесь в курсе.

Организация дел по методу Productivity Beast #2. Вносим задачи из Inbox. Разбиваем проект на этапы.

Всем привет! В прошлой статье я взял сделал вступительное слово для того, чтобы объяснить ряд важных правил, которые следует держать в голове при выполнении организации дел на практике. В этой статье мы приступим к разбору дел, которые мы внесли в MLO Inbox.

Итак, сперва давайте создадим наш проект (задачу) - назовем ее "Переехать в новую квартиру". В статье "Анализ истории с переездом #2. Правильная формулировка задачи." мы разбирали насколько важно правильно формулировать задачу или цель проекта. Однако, большой проект вы можете назвать как вам захочется - лучше всего наиболее лаконично - уложиться в 3-4 слова. Саму цель по всем правилам следует описать в комментарии к задаче/проекту - см. Рис 1, - так как ее описание может занять куда больше слов, однако именно ее - цель - необходимо держать перед глазами.

Рис 1. Создаем проект и прописываем для него цель

Теперь я буду брать каждую из задач из Inbox и обрабатывать согласно модели ProductivityBeast.

- что такое необходимые вещи?

Вопрос, который скорее подразумевает "Какие вещи мне необходимы в новой квартире, что я хочу взять с собой?". Ок, это:
- диван
- шкаф
- кровать
- бабушкин сервиз
Это порождает сразу несколько мыслей вслед:
- надо измерить габаритные вещи
- посмотреть на плане новой квартиры поместятся ли габаритные вещи
- найти этот план (должен быть у меня в папке с документами о покупке)
- хрупкие вещи (сервиз) нужно будет упаковать в коробки с каким-нибудь мягким наполнителем... им я постоянно не пользуюсь, так что можно сделать это заранее

Итак, уже сформировались задачи, которые имеют довольно четкую формулировку - их можно переносить в наш иерархический список дел, но давайте не будем торопиться. Дело в том, что такими темпами мы быстро заполним весь проект большим количеством задач - лучше всего разбить выполнение проекта на этапы. Вы же помните, что наша цель - сделать так, чтобы фокус нашего внимания не распалялся на множество задач разом, а сосредотачивался лишь на небольшом количестве, и это количество дел, которые попадают в поле нашего внимания, должно стремиться не превышать 7-ми, это связано с особенностью нашей краткосрочной памяти и число это выведено учеными эмпирически. Я отдельно как-нибудь напишу про число "фокус на 7-ми объектах", но пока не будем тратить на это время.

Таким образом, можно разбить проект на 3 этапа:
- Спланировать переезд
- Подготовить вещи
- Осуществить переезд

Пока эти этапы условные - мы вольны их менять сообразно задачам, которые будут у нас формироваться. Все эти этапы оформляем как проекты, кликая на настройку "Это - проект".

После того как мы разбили проект на этапы, внесем задачи, а также конкретизируем их и переформулируем - см. Рис 2. Все это делается быстро когда уже развит навык, понимание что необходимо дополнить для той или иной задачи, а также каким образом она должна быть сформулирована, чтобы не стать причиной вашей прокрастинации и беспокойства. Когда вы делаете это впервые, вам может потребоваться немного больше времени и усилий, чтобы собрать все знания воедино и начать делать все согласно "правилам".

Рис 2. Начинаем формировать список дел для выполнения задачи с переездом

Для того, чтобы продолжать дальше с разбором, необходимо будет подробно пояснить почему задачи сформулированы так, а не иначе, а также какие выставлены настройки по их выполнению. Этому я посвящу отдельную статью, а пока предлагаю проанализировать список дел на Рис 2 самостоятельно.

P. S.  Предлагаю вам в качестве домашнего задания попытаться разложить свой проект на задачи подобно тому как мы это делаем сейчас с "Историей с переездом". Если будут возникать вопросы - пишите в комментариях прямо здесь.

P. P. S. Подписывайтесь на обновление - так вы сможете не упустить логику рассуждений, а также сможете понемногу выполнять планирование и своих проектов - таким образом не будет "информационной перегруженности" - так что лучше читать и делать все как только приходит к вам уведомление о появлении новой статьи - а его можно получить только подписавшись в правом верхнем углу блога (email или Google+ Круги).

Организация дел по методу Productivity Beast #1. Вступительное слово. Правило "взял карточку - не клади обратно"

В прошлой статье "Вносим мысли в MLO Inbox. Описание верхнего меню" мы с вами внесли в MLO Inbox основные мысли, которые пришли к нам в ходе мозгового штурма над задачей "До 25 января перевезти все необходимые вещи из старой квартиры в новую". В этой статье мы приступим к обработке этих мыслей, преобразование их в задачи, и закреплении в нашем иерархическом списке дел.

Сперва начнем с описания принципа обработки задач. Частично мы рассмотрели всю общую схему работы по методу ProductivityBeast в статье "Схема организации дел по Productivity Beast". Я снова приведу ее здесь - см. Рис 1.

Рис 1. Схема ProductivityBeast

Сейчас нас больше интересует раздел Действия (красна  зона) и частично Планирование (синяя зона).

Выполняется обработка задач следующим образом: необходимо брать каждую задачу сверху по списку и разбирать ее согласно приведенной на Рис 1 блок схеме.

Сам принцип рассмотрения каждой мысли в Inbox подобен тому как если бы у вас было на столе беспорядочно разбросаны карточки с выписанными на них мыслями, а вы брали бы каждую по отдельности, а потом клали на нужное, предназначенное ей в системе место. Между прочим, подобным образом необходимо будет разобрать все мысли в вашей голове: выписать их все на карточки, а потом разобрать по системе, - только тогда вы обретете "невозмутимое сознание", подобное глади воды.

Главное правило, которое нужно обязательно выполнять, а то разрушится вся ваша система организации дел: "взял карточку" - не возвращай на место  - определи ее место в системе и положи туда. Обязательно нужно выносить решения по каждой задаче, находящуюся в Inbox, на которую вы сфокусировали свое внимание, как бы ни было неприятно это делать - всегда, без исключения. Иначе эти карточки так и останутся "лежать у вас на столе", засоряя ваше рабочее пространство - ваш мозг, что очень быстро скажется в виде вернувшегося к вам беспокойства и прокрастинации. Так вы снова попадаете в ловушку постоянного обдумывания уже обдуманных дел, по которым вы так и не вынесли твердого решения и не определили место в системе. Как только задачи попадают в систему, к которой вы постоянно обращаетесь и постоянно актуализируете, мозг перестает вам давать команды о беспокойстве об этих задачах, напоминать вам о них, так как знает, что они список этих дел появится перед вами ровно в нужный вам момент (если это происходит из разу в раз, ваш мозг будет в это убежден).

К тебе "всегда без исключения" добавлю, что очень важно понимать правило "перепрыгнуть пропасть на 99% и на 100% - две больше разницы", название которого говорит само за себя. Дайте себе волю не выполнить хоть какое-либо правило всего 1 раз, и ваш мозг найдет кучу оправданий и причин почему вы можете не выполнить это и второй раз, а за ним и третий и прочие разы придут очень быстро, и вся ваша система развалится. Но если вы всегда выполняете правило, то это куда проще, чем потом вернуться, сбившись с проторенной колеи. Однако, если все же вы вдруг "сорвались" и вся система начала сыпаться - просто попробуйте принять это - и дать себе шанс вернуться снова в строй (особенно, если до этого система давала хорошие результаты - просто вспомните как хорошо вы себя чувствовали, когда все держали под контролем и система работала безотказно).

Итак, сегодня я позволил себе сделать вступление к важной теме, которой мы перейдем в следующей статье, надеюсь, какие-то мысли срезонировали с вашими.

P. S. Как всегда, буду рад вашим комментариям к статье - пишите их ниже. Если у вас, вдруг, нет gmail и Google+ аккаунта, чтобы написать комментарий - настоятельно рекомендую вам его завести - это бесплатно, очень удобно и занимает очень немного времени на регистрацию. Тем более, что в дальнейшем я буду показывать как работать с системой Zero Inbox именно на примере онлайн почтовика gmail.

P. P. S. Чтобы не пропустить свежие статьи, а также события (например, планируется проведение вебинаров) - подписывайтесь на рассылку в правом верхнем углу. Если что-то не получается - пишите в комментариях - я помогу.

Вносим мысли в MLO Inbox. Описание верхнего меню.

В прошлый раз мы закончили разбирать основные интересующие нас на данный момент пункты меню в интерфейсе MyLifeOrganized. Сегодня мы с вами снова вернемся к нашей "истории с переездом", и внесем в MLO Inbox все мысли, которые мы в ходе мозгового штурма мы сгенерировали для выполнения нашей задачи. Попутно мы рассмотрим как работать с верхней панелью и вносить задачи.

Итак, давайте внесем список из статьи "Анализ истории с переездом #4. Мозговой штурм. Практика." в наш MLO Inbox - см. Рис 1.

Рис 1. Внесенный список в Inbox

Обратите внимание, что список задач, который попадает в <Inbox> серый, что согласно цветовым обозначениям говорит, что выбрана настройка "Спрятать ветку в To-Do", и эти задачи не будут отображаться в списках дел - они неактивны.

Я советую вносить задачи с помощью горячих клавиш:
- Ins (Insert) - добавляем задачу на том де уровне, что и выбранная строка;
- Alt + Ins - добавляем подзадачу

Также вы можете использовать для внесения задач кнопки на верхней панели (см. Рис 1):

1. Кнопка "Создать". При нажатии непосредственно на кнопку создаст задачу на том же уровне. Если раскрыть список, нажав на ▼, то можно создать:

• новую подзадачу
• новую папку
• новый проект
• новую задачу из шаблона... (дублировать существующую задачу)

При внесении в Inbox я советую создавать только задачи (не проекты и не папки), а наделять задачи этими атрибутами только после внесения в иерархический список.

2. Создать подзадачу. Это альтернативный сочетанию клавиш Alt+Ins способ добавить задачу на уровень ниже.

3. Синхронизировать. Эта кнопка нужна для того, чтобы задачи, которые находятся в вашей программе, обновились исходя из изменений, сохраненных в облачной версии (например, были внесены изменения с мобильного). И наоборот, все изменения в локальной версии на компьютере попадут в облачную версию, а из нее на мобильный и планшет.

Нажимать вручную кнопку необходимости нет, но иногда приходится, чтобы убедиться все ли задачи вам пришли. А так, при каждом запуске программы, или по истечение определенного интервала, программа сама синхронизирует данные.

4. Фокус / Снять фокус. Кнопки, позволяющие убрать с вашего поля зрения задачи и ветки, кроме выбранной (или снять этот фокус). Полезная функция когда вы работаете в сильно разветвленным деревом задач, но относится, скорее, к продвинутым функциям, так что пока их можно не трогать.

5. Завершенные задачи. Важная функция, позволяющая спрятать или показать выполненные задачи, а также спрятать только "давно выполненные" задачи. Бывает удобно посмотреть какие задачи вы выполнили за последнее время, или найти ветку задач, которую вы отметили как выполненную, но на самом деле ее необходимо "реанимировать". В нашей системе рекомендую всегда держать эту кнопку в положении "Завершенные задачи спрятаны", чтобы на них не отвлекаться - и так дерево задач, зачастую, разрастается до невиданных размеров.

6. Удалить выделенные задачи с подзадачами. Несмотря на то, что отмечая галочками задачи, они пропадают из нашего поля зрения, они все равно остаются в нашем дереве задач - и мы можем к ним вернуться. Хорошей практикой ненужные задачи не помечать как выполненные, а удалять с помощью этой кнопки, или комбинации горячих клавиш Ctrl+Del.

7. Стрелки. Данные стрелки помогут вам передвигать задачи по списку вверх/вниз, а также переносить их по иерархии выше/ниже. Также можно использовать комбинацию клавиш Shift+Alt+<стрелка на клавиатуре>.

Итак, мы с вами внесли список мыслей в MLO Inbox, рассмотрели верхнее меню и в следующей статье перейдем к организации дел по методу ProductivityBeast.

P. S. Задавайте вопросы в комментариях, если у вас что-то не получается или есть что спросить или как-то отреагировать на написанное. Я все читаю и отвечаю.

P. P. S. Подписывайтесь на обновления блога - в правом верхнем углу. Не пропускайте новые статьи!

Настройка "Это - проект". Как выставить задачу "В ожидании".

Всем привет! На прошлой неделе мы с вами подробно разбирали интерфейс MyLifeOrganized (МЛО), чтобы, работая в программе, можно было всегда обратиться к этим статьям, как к справочному материалу и разъяснить для себя все нюансы. Сегодня мы завершим разбирать интерфейс - у нас остается только закладка Проект и разберем как устанавливать задачи в ожидании.

Проект

Рис 1. Вкладка "Проект"

В случае, если вы хотите отделить какую-нибудь ветку визуально, чтобы в дальнейшем было проще работать с разветвленными задачами, то я могу рекомендовать для этого отмечать галочку "Это - проект" - см. Рис 1. Тогда задача станет синего цвета.

Это, конечно, повлечет и другие изменения, но в системе ProductivityBeast они не используются, но вы сможете их использовать себе на благо, если захотите.

Отмечу также, что если задача будет одновременно Папкой и Проектом, то она будет иметь особый значок - см. задачу "Большой проект" на Рис 1. Такую настройку разумно применять в случае, если у вас есть проекты, которые, вероятно, никогда не закончатся и представляют собой что-то вроде "зоны ответственности".

Как выставить задачу "В ожидании"

Как я говорил ранее, важным принципом GTD® и ProductivityBeast является то, что мы должны размечать последовательность действий еще до того, как приступим к их выполнению, чтобы не отвлекаться в процессе работы на добавление задач в список дел.

В статье "Описание интерфейса MyLifeOrganized #4" мы уже рассматривали 2 способа задать в МЛО последовательность выполнения задач: "подзадачи по порядку" и "зависимости". Однако есть еще один - выставление задачи "В ожидании".

Рис 2. Как выставить задачу "В ожидании"

Если мы не можем выполнить какие-то задачи потому, что они станут актуальными только тогда, когда связанную задачу выполнит кто-то другой, то мы можем отметить эту задачу как "в ожидании" - для этого нам необходимо сменить контекст - см. Рис 2.

Если список задач выполняется по-порядку, или есть зависимости от этой задачи "в ожидании", то они не будут попадать в список дел. При этом, поскольку все контексты, кроме как @Waiting мы убираем, то и сама задача попадает только в раздел WAITING, но не в другие - так как эта задача - лишь напоминание, но не то, что мы можем выполнить здесь и сейчас, поэтому мы ее убираем с глаз долой.

Однако, чтобы не забыть напоминать исполнителям задачи (или актуализировать информацию о ее выполнении), необходимо регулярно проверять список WAITING - я рекомендую это делать хотя бы раз в день. Как и в случае с другими зависимыми задачами, как только вы отметите задачу "В ожидании" как выполненную, все прочие задач, стоявшие в очереди, появятся в ваших списках дел, и вы сможете начать принимать решение по их выполнению.

Итак, мы наконец рассмотрели все необходимые нам формальности с интерфейсом, и теперь можем снова вернуться к нашей "Истории с переездом" и начать вносить задачи в МЛО, что и сделаем в следующей статье.

P. S. Пишите, пожалуйста, в комментариях свои вопросы и пожелания - я все внимательно читаю.

P. P. S. Подписывайтесь на блог - в верхнем правом углу - сможете быть в курсе всех свежих статей и событий. Советую подписывать на email рассылку - это самый эффективный способ не забывать прочитывать статьи; в любом случае, вы легко сможете безболезненно отписаться от рассылке, если вдруг вам все это наскучит - но я постараюсь, чтобы вы остались довольными.

Описание интерфейса MyLifeOrganized #4. "Подзадачи по порядку" и "Зависимости".

В предыдущей статье Описание интерфейса MyLifeOrganized. Настройки "Папка" и "Спрятать ветку в To-Do" были рассмотрены основные функции вкладки "Общие" на панели "Свойства". Сегодня мы закончим разбирать вкладку "Общие" и рассмотрим одну из самых важных функций "Подзадачи по порядку", а также "Зависимости.

Подзадачи по порядку

При выборе настройки "Подзадачи по порядку" задачи, которые находятся внутри (вложенные задачи), меняют свой цвет: зеленой становится только первая задача, а остальные - черными. Это означает, что из всего списка вложенных задач в "Под-проект (последовательный)" активной является только первая, а остальные неактивные, и в списке, в нашем случае, BUSINESS появляется только "задача 1-1" - см. Рис 1.

Рис 1. Как работает настройка "Подзадачи по порядку"

При этом, когда "задача 1-1" будет выполнены, то в списке автоматически появится "задача 1-2", которая следует по порядку. Это важнейший принцип эффективного GTD - вместо того, чтобы каждый раз лезть в полный иерархический список дел, чтобы принять решение что делать дальше, или вместо того, чтобы просматривать список из сотен дел, большую часть из которых мы не можем выполнить, пока не выполнены остальные, - мы фокусируемся только на тех делах, которые можем выполнить здесь и сейчас, заранее выбирая алгоритм того как будут поступать в наш список задачи в течение дня. В начале каждого дня нужно будет производить "Ежедневный обзор" и корректировать эти связи.

Вы можете выставлять эту настройку как в случае если следующие задачи невозможно сделать пока не сделана первая в списке, так и в случае, если вы приняли решение, что вы не будете выполнять следующие задачи из списка, пока не будет выполнена первая, так как ее выполнение, возможно, привнесет корректировки в ваш план действий и параллельное выполнение других задач может оказаться лишним, или даже пагубным при новых обстоятельствах.

Если пункт "Подзадачи по порядку" не отмечать, то все задачи будут попадать в список дел, как в случае с задачей "Под-проект 3 (задачи можно выполнять параллельно) - см. Рис 1.

Зависимости

Что делать, если какие-то из "вложенных под-задач" можно выполнить параллельно, а какие-то - только после выполнения других задач? Тогда мы можем использовать "Зависимости - отдельную закладку на панели "Свойства" - см. Рис 2.

Рис 2. Выставление зависимостей

Как только вы выбрали зависимость от другой задачи, то данная задача попадет в список To-Do только после выполнения задачи, от которой она зависит.

Соответствующим образом изменится и цвет задач, что позволит вам легко визуально определить какие задачи сейчас актуальны, а какие нет.

Это функция уникальная для всех приложений по тайм-менеджменту и организации дел и я встречал ее только в МЛО, хотя, надо сказать, она очень важна и полезна.

Итак, сегодня мы рассмотрели две важные функции настроек задач, на очереди осталось рассмотреть только закладку "Проект" и как выставлять задачи в ожидании и мы с вами будем готовы приступить к практическому разбору нашего примера.

P. S.  Снова рекомендую вам попробовать все сделать самостоятельно с каким-нибудь примером - ощутить как это работает на практике. Если у вас будут возникать вопросы - пишите в комментариях - я их читаю и постараюсь вам помочь.

P. P. S. Подписывайтесь на уведомления о новых публикациях - это можно сделать в правом верхнем углу, оставив имейл или подписавшись на Гугл Круги - дальше будет интереснее.

Описание интерфейса MyLifeOrganized #3. Настройки "Папка" и "Спрятать ветку в To-Do"

В предыдущей статье мы рассмотрели настройки контекстов во вкладке "Общие" на панели "Свойства". В этой статье продолжим разбирать вкладку "Общие" - самую функциональную из всех. И рассмотрим оставшиеся 3 интересующих нас настройки: "Папка", "Спрятать ветку в To-Do" и "Подзадачи по порядку".

Папка

При выборе пункта "Папка" мы из задачи создаем объект, который не требует выполнения (см. Рис 1) - поскольку вместо квадратика, куда нам нужно ставить галочку о выполнении, появляется иконка папки, то мы не можем ее отметить выполненной даже технически.

Рис 1. Создание объекта "Папка"

Однако в системе ProductivityBeast папки используются только в трех случаях:

1. Это папки Later и Someday, в которые мы будем убирать задачи, или целые ветки задач, чтобы не фокусироваться на них в процессе работы с иерархическим "древом". Эти папки также отмечены настройкой "Спрятать в To-Do", чтобы задачи, помещенные в данные папки, не появлялись в контекстных списках дел.
2. Основные вкладки, такие как BUSINESS, WORK, PERSONAL и прочее - это тоже папки, так как их выполнить невозможно - они могут появляться или удаляться (например, папка РАБОТА). Это ваша "зона ответственности", которая будет порождать задачи, которые в ней хранятся.
3. Папка может быть использована в сочетании с настройкой "Проект" (о котором мы поговорим позже). В этом случае папке-проекту будет присваиваться своя иконка и суть ее будет в том, что это настолько долгосрочный проект, что он тоже становится чем-то вроде "зоны отвественности". Например вы имеете какой-то бизнес проект (или проект на работе), который и не собираетесь закрывать, - он перманентный и постоянно порождает различные задачи; но при этом - это проект, так как у него есть состояние прогресса выполнения. Вы можете посмотреть на пример отображения папки-проекта под названием "Большой проект" на Рис 1.

Спрятать ветку в To-Do

Если выбрать настройку "Спрятать ветку в To-Do", то папка станет серой (как и задача или проект) и все содержимое в ней тоже станет серого цвета (см. Рис 2). Эта смена цвета означает, что эти задачи спрятаны и не будут показываться в To-Do листах (то есть в наших вкладках BUSINESS и пр). Такие "спрятанные от To-Do листов" папки Later и Someday мы будем использовать для хранения в них задач, которые сейчас не очень актуальны для выполнения, или просто представляют собой идеи, требующие "дозревания".

Рис 2. Применяем настройку "Спрятать ветку в To-Do"

Цветовые обозначения

Вообще, световые обозначения очень важны в нашей системе. Так, если задача:

• зеленая - это активная задача, которая появится в нашем списке дел;
• серая - намерено спрятанная задача, которая появится в списке дел только если вручную снять настройку "Спрятать ветку в To-Do"
• черная - задача, которая не появляется в списке дел, так как перед этим должна быть выполнена хотя бы еще одна задача, и тогда она станет актуальной и сменит цвет на зеленую;
• синий - это проект. Основное отличие "проекта" или "под-проект" от задачи состоит, по большому счету, в цвете отображения; что дает возможность отделять визуально более значимые и емкие по времени ветки вашей иерархии дел.

В следующий раз мы продолжим рассматривать настройки, и перейдем к одной из наиболее важных - "Подзадачи по порядку".

P. S. Осталось не так уж много, чтобы доразобрать интерфейс и мы перейдем к практике - станет поинтереснее. Пишите в комментариях считаете ли вы, что такое подробное описание функций интерфейса ни к чему, или оно действительно вам помогает.

P. P. S. Подписывайтесь на блог в правом верхнем углу. Не оставляйте "лазейки" своему сознанию, чтобы тот "забыл проверить" очередную статью и совсем забыл про блог, который может увеличить вашу продуктивность и навсегда избавить от прокрастинации - подписывайтесь на рассылки и вам будут приходить напоминания о новый, свежих, интересных статьях, что не позволит вашему сознанию ускользнуть от вашего твердого намерения стать лучше.

Описание интерфейса MyLifeOrganized #2. Панель "Свойства". Вкладка "Общие". Контексты.

В прошлой статье мы разбирали интерфейс MyLifeOrganized (МЛО), панель "Виды". В этой статье мы рассмотрим панель "Свойства" - это главный элемент интерфейса МЛО, с которым придется работать постоянно, так что будьте внимательны.

Рис 1. Панель "Свойства"

В правой части МЛО располагается панель "Свойства" (см. Рис 1). Если она у вас не развернута, то найдите в правом нижнем углу серую полоску с надписью "Свойства" и кликните по ней.

На панели расположены закладки, которые можно разворачивать, кликнув на ►, а также перетаскивать, зажимая элемент, похожий на прямоугольник из точек.

Наиболее актуальные вкладки для работы по системе ProductivityBeast это: "Общие", "Проект" и "Зависимости". Предлагаю вам из перетащить вверх, как это сделано на Рис 1. Именно эти три закладки мы будем разбирать подробно - остальные мы разберем позже в ходе рассмотрения системы "для продолжающих".

Итак, давайте разберем закладку "Общие" - см. Рис 2. Здесь находятся самые важные функции, с которыми вам придется работать.

Контексты

Рис 2. Закладка "Общие"

В самой верхней части закладки мы видим строку ввода и на Рис 2 отображено @Business; - это панель для присвоения контекста для той или иной задачи. Если вы нажмете на "..." рядом со строкой ввода, то сможете выбрать один или несколько контекстов, к которой относится выбранная задача.

Эти контексты можно удалять или добавлять, для этого вам нужно в верхнем меню приложения выбрать пункт "Сервис", "Управление контекстами" или нажать на клавишу F8.

Используя систему ProductivityBeast постоянно добавлять или изменять контексты вам не потребуется, так как основной принцип наследования контекстов следующий. Каждой папке в вашем иерархическом списке (BUSINESS, PERSONAL, OUTSIDE и пр.) уже присвоены контексты, и как только какая-то задача попадает в папку, то ей присваивается соответствующий контекст автоматически. В зависимости от присвоенного контекста, задача попадает на соответствующую вкладку, которые расположены вверху программы. Вкладку, с которой вы работаете, следует выбирать исходя из той "зоны фокусирования", которую вы хотите выбрать. Например, если вы пришли на работу, выберите вкладку WORK (вы можете ее создать или переименовать из BUSINESS) и вы будете принимать решения только по тем задачам, которые актуальны для вас исключительно на работе - вам не нужно думать сейчас о делах, которые ждут вас дома. И наоборот, когда вы придете домой - переключитесь на вкладку PERSONAL и в ваше поле зрения попадут только те задачи, которые вы можете выполнить дома.

Еще одной важной функцией, которую будут выполнять контексты, является назначение делам контекста "В ожидании", который отображается в списке как @Waiting. Более подробно мы будем разбирать эту функцию позже, но сейчас скажу лишь, что если выбрать этот контекст, то задачи также будут появляться в соответствующей вкладке "WAITING". Выбор этого контекста будет происходить регулярно, для того, чтобы задача, которую мы отметим этим контекстом "стопорила" появление последующих задач в списке, но при этом сама в нем не отображалась. Но это, как я говорил, будем рассматривать позже...

Ненужные элементы

Рис 3. Ненужные элементы

Сразу скажу, что для работы с ProductivityBeast элементы "Важность", "Срочность" и выбор "Задача как цель для" (см. Рис 3) - их необходимо просто игнорировать. Нас интересует только "Контексты", "Папка", "Спрятать ветку в To-Do", "Подзадачи по порядку". Да, прочие элементы несут в себе определенные функции, иначе бы их просто не было, но для нашей работы по системе ProductivityBeast они попросту не нужны - слишком много времени придется тратить на то, что не особо и поможет вам увеличить вашу продуктивность - соотношение затраченных усилий и результата, на мой взгляд, склоняется в сторону игнорирования прочих элементов.

P. S. Мы продолжаем скучную тему описания интерфейса, но это нам очень пригодится в дальнейшем, так как на практике точно будет возникать много вопросов: "Надо ли использовать вот эти элементы?", "А что означает вот это?" - так что данная статья и ряд последующих будут хорошим "справочным материалом" для решения подобных затруднений.

P. P. S. Очевидно, что гораздо понятнее было бы все показать все в динамическом виде, например, в формате вебинара, что я и планирую когда-нибудь сделать. Как на него подписаться? Добавляйте меня в круги - нажмите на кнопку "Добавить в круги в верхней правой части экрана" и как только вебинар будет запланирован - вам придет уведомление.

Описание интерфейса MyLifeOrganized #1. Панель "Виды".

Всем привет! В прошлый раз в статье "Скачиваем и загружаем шаблон ProductivityBeast в MyLifeOrganized" мы загружали шаблон для дальнейшей работы. Если вы еще не загрузили шаблон, то настоятельно вам рекомендую это сделать. Сегодня же мы с вами разберемся с элементами интерфейса MyLifeOrganized (МЛО) прежде чем приступить к работе по организации дел.

Рис 1. Вид Outline - All tasks

В левой части программы располагается панель под названием "Виды", в которой располагаются различные пункты.

Обращаю ваше внимание на то, что вы можете не использовать данную панель совсем, чтобы не усложнять себе жизнь - в шаблоне ProductivityBeast, который вы загрузили, все уже настроено.

Однако, я расскажу о базовом назначении этой панели, чтобы вы, тем не менее, имели представление о ней и могли, по необходимости использовать; или перенастроить вид, если что-то вдруг изменилось.

Рис. 2 "Линейный" список - вид Active Actions

На вкладке OUTLINE мы видим, что в панеле "Виды" выбран пункт "Outline" и подпункт "All tasks" (см Рис 1). Это означает, что вид данной вкладки иерархический (Outline), в котором отображаются все задачи (All tasks). На данной панели мы реорганизуем наши задачи и планируем дела.

Если мы переключимся на другую вкладку, например, BUSINESS, то мы увидим уже не иерархический список, а "линейный" (см. Рис 2). При этом, все отображаемые задачи относятся к "Активным", то есть тем, которые можно выполнить сейчас.

Основой организации дел как раз и является распределение задач в иерархическом виде (Outline) таким образом, чтобы в "линейном" виде мы видели только те задачи, которые можем выполнить в данное время и в данном месте. А уже видя "линейный" список из куда меньшего количества задач, чем это было при "иерархическом" виде, мы можем принимать решение что начать делать прямо сейчас.

Также отдельно отмечу, что когда вы переключаетесь по вкладкам BUSINESS, PERSONAL, OUTSIDE вы видите "линейный" список задач, который относится к делам в соответствующей папке. (см. Рис 3). Сделано это с помощью раздела Фильтр и наследования контекстов, но знать вам этого не обязательно, так как достаточно лишь переключиться на соответствующую вкладку, если только вы не захотите создать новую - но это разберем позже. Сейчас отмечу только, что вкладки папки можно переименовывать, так что кому раздел BUSINESS не актуален, тот может переименовать его, например в WORK, или добавить новую вкладку и попробовать настроить ее (это не так и сложно - просто попробуйте сделать это по аналогии с существующей, подсказка - основные настройки в разделе Фильтр в левой панели снизу, где и раздел Виды).

Рис 3. Соответствие папок и вкладок

Итак, поскольку интерфейс МЛО, очевидно, через чур перегружен, придется и в следующей статье уделить внимание его описанию, чтобы мы могли уже перейти непосредственно к практике.

P. S. Снова настоятельно советую попробовать самостоятельно поделать что-нибудь в МЛО, чтобы попривыкнуть к интерфейсу и понять, что и как меняется на практике при переключении различный настроек. Если будут возникать вопросы - пишите в комментариях к статье.

P. P. S. Подписывайтесь на рассылку статей - в правом верхнем углу. Нажимайте на кнопку "Добавить в круги" и оставляйте свой имейл - все защищено корпорацией Google, так что вас никто не будет "спамить" и можно будет отписаться от рассылки в любой момент.

Скачиваем и загружаем шаблон ProductivityBeast в MyLifeOrganized

Всем привет! В предыдущих статьях мы рассмотрели как устанавливать MyLifeOrganized (МЛО) на Windows и как с помощью PlayOnMac установить МЛО на macOS. Надеюсь, что теперь это приложение есть у все на компьютерах, а если нет, то вы можете обратиться к предыдущим статьям и установить его. В данной статье мы с вами загрузим шаблон работы с МЛО и я объясню базовые принципы, на которых он построен.

Прежде всего, скачайте шаблон отсюда: ProductivityBeast-Jan-2017-template-RUS.ml

Рис 1. Открываем файл с шаблоном

Этот шаблон необходим для того, чтобы вам не нужно было настраивать ваше рабочее пространство для работы по методу ProductivityBeast самостоятельно - в этом шаблоне уже выставлены все настройки. Это одно из больших преимуществ МЛО - за счет гибкости решения, несмотря на то, что самому настроить все как надо довольно сложно - достаточно лишь загрузить подготовленный шаблон, чтобы начать пользоваться готовой системой организации дел.

Для того, чтобы открыть шаблон выберите в верхнем меню программы МЛО пункт "Файл", а затем "Открыть..." (см. Рис 1), либо нажмите Ctrl+O на клавиатуре.После этого, найдите файл шаблона, который вы скачали, и нажмите на кнопку "Открыть".

Перед вами должен будет открыться следующий вид:

Рис 2. Шаблон ProductivityBeast. Иерархический вид OUTLINE.

Принцип устройства шаблона

Основной принцип устройства шаблона заключается в том, что у нас существует:

• иерархический вид OUTLINE, в котором мы наблюдаем задачи в виде вложенных друг в друга объектов, то есть видим все проекты, под-проекты, задачи и подзадачи (см. Рис 2)
• "линейные" виды (вкладки All tasks, BUSINESS, PERSONAL, OUTSIDE, WAITING  и пр. [название вкладок, разумеется можно будет менять]), которые отображают только те задачи, которые мы можем выполнить сейчас, в данном месте и в данное время (см. Рис 3). Из этого списка задач и необходимо будет выбирать что мы будем делать в первую очередь.

Рис 3. "Линейный" вид. Вкладка BUSINESS.

Вся работа в МЛО и будет заключаться в следующем:

1.  Сперва мы выпишем все, что мы собрали из нашей головы на стадии мозгового штурма во "Входящие", то есть содержимое <Inbox>;
2. Затем мы обработаем все записи таким образом, чтобы поместить нужные нам для выполнения дела в иерархический список OUTLINE и назначить порядок исполнения этих задач и их их взаимозависимости;
3. Переходя на отдельные вкладки, например PERSONAL мы увидим список только тех дел, которые мы можем выполнить здесь и сейчас, и будем принимать решение какую задачу или группу задач нам выбрать для исполнения в данный момент.

Более подробно все эти 3 этапа мы разберем следующих статьях, я могу посоветовать вам после загрузки шаблона попробовать самим что-нибудь поделать в МЛО, "побаловаться" - по-перетаскивайте задачи, по-изменяйте различные настройки в правой панели "Свойства" - это даст возможность попривыкнуть к программе. Также могу посоветовать посмотреть базовые обучающие видео-ролики на странице МЛО.

P. S. Пишите в комментариях к статье, если у вас что-то не получилось открыть или настроить - я вам помогу.

P. P. S. Подписывайтесь на рассылку блога - справа вверху можно оставить имейл. Не советую вам оставлять это на потом, чтобы накопилось много статей и вы за раз потом все это прочли - лучше читать по статье в день и выполнять задания, которые я даю - так будет гораздо продуктивнее. Отличным триггером для прочтения новой статьи во-время как раз и может стать подписка через email.

Устанавливаем MyLifeOrganized (MLO) на macOS с помощью PlayOnMac

Мы остановились в прошлой статье на том, что установили MyLifeOrganized (МЛО) для Windows, и я пообещал, что в этой статье расскажу как установить МЛО под macOS.

Я сам счастливый обладатель Macbook Pro, так что для меня было критично найти решение, которое бы позволяло установить и удобно работать с МЛО под macOS. Я рассматривал использование систем Parallels и VMWare Fusion, но все они оказались громоздкими, дорогостоящими и теми решениями, про которые говорят "из пушки по воробьям". После чего задался найти возможность запустить МЛО через wine.

Я нашел в сети статьи, которые описывали установку МЛО под Mac, однако это было довольно сложно, статьи содержали неточные ссылки в связи с обновлением скачиваемых приложений и полученный результат не был удовлетворителен, так как все работало достаточно криво. Так же я постоянно сталкивался с ошибкой OLE 80020006 и описанные в интернете методы мне не помогали.

Так что я опишу как установить МЛО на мак более простым способом, этот метод бесплатный и устойчивый и эффективно устраняет ошибку, связанную с синхронизацией данных через  MLO Cloud.

1. Устанавливаем PlayOnMac

Скачиваем дистрибутив тут: https://www.playonmac.com. Приложение бесплатное, легковесное и достаточно удобно в использовании.

Рис 1. Установите свежую версию wine

До того как перейти к установке приложения я рекомендую установить последнюю версию wine. Сделать это можно, зайдя в меню Tools и выбрав "Manage Wine versions" (см. Рис 1).

Затем выберите самую свежую версию wine. На момент написания статьи, это версия 1.9.23.

2. Скачиваем установочный файл МЛО

Я крайне советую устанавливать англоязычную версию приложения отсюда: MyLifeOrganized Eng, иначе у вас могут возникнуть проблемы с кириллицей. Текста в приложении не так уж и много и для тех, кто даже не владеет английским освоить все будет не сложно.

Если с установкой возникают сложности, то вы можете обратиться к предыдущей статье, в которой мы устанавливали МЛО на Windows: "Устанавливаем MyLifeOrganized (MLO) на Windows. Тонкости с Wi-Fi синхронизацией".

3. Запускаем установочный файл МЛО

Поскольку у нас уже установлен PlayOnMac, то вы, запуская файл с расширением с .exe, отныне сразу будете запускать его через эту программу, если не выбрали иного в настройках. После запуска, пройдите все этапы, которые подробно описаны в предыдущей статье.

4. Добавляем иконку запуска

Рис 2. Войдите в Configure

Для удобства советую сразу добавить иконку МЛО на главную панель PlayOnMac. для этого войдите в Configure (см. Рис 2),  а затем нажмите на "Make a new shortcut from the virtual drive" (см. Рис 3).

Затем просто найдите MLO в списке и выберите его для добавления в качестве иконки запуска на главную панель приложения.

Рис 3. Добавляем иконку запуска

Если вы все выполнили правильно, то на главной панели у вас появится иконка MLO, которую можно будет в дальнейшем переименовать по вашему усмотрению.

5. Устанавливаем необходимые компоненты

Рис 4. Добавляем компоненты

Важным этапом является установка на ваш виртуальный диск wine программ, которые необходимы для корректной работы МЛО:

• Internet Explorer 8
• mxml6

Для этого перейдите на вкладку Install components и, выбрав из списка, последовательно установите каждую из программ выше, нажав на кнопку Install.

Данный этап избавит вас от появления в дальнейшем ошибки OLE 80020006 при синхронизации данных с облачным файлом. 

Также я могу посоветовать установить из того же списка VideoDriver - это поможет убрать проблемы с отображением, если таковые наблюдаются.

Итак мы разобрали как установить МЛО на Windows и на macOS, в следующей статье мы наконец-то приступим к работе в этой программе! Правда сначала, нам нужно будет разобраться как устроен интерфейс программы, а также произвести все первоначальные настройки.

P. S. Если у вас возникли какие-либо проблемы с установкой программы - пожалуйста пишите в комментариях, я посоветую что делать.

P. P. S. Подписывайтесь на обновления в правом верхнем углу, а то пропустите самое важное, потом будете жалеть...

Устанавливаем MyLifeOrganized (MLO) на Windows. Тонкости с Wi-Fi синхронизацией.

В прошлый раз в статье "Выбор софта для организации дел по методу GTD и Productivity Beast" мы с вами рассмотрели почему только приложение MyLifeOrganized (МЛО) подходит для наших нужд и для реализации GTD. В данной статье мы с вами пройдемся по всем этапам установки МЛО на Windows.

Для многих установка программы может показаться весьма тривиальной, не требующей подробного описания. Однако я, все же, опишу все детально, чтобы быть уверенным, что у вас есть все инструкции к действию, тем более, что на некоторых этапах могут появиться сомнения "что выбрать".

1. Скачиваем МЛО

Перейдите по ссылке русскоязычной версии сайта МЛО: http://www.mylifeorganized.net/index-ru.shtml

Нажмите на кнопку "Скачать" в блоке с вкладкой "Windows" (см. Рис 1)

Рис 1. Нажмите на кнопку "Скачать"

Должна начаться загрузка приложения, по окончании которой запустите установочный файл MLO-Setup-ru.exe, кликнув на него (см. Рис. 2).

Рис 2. Запустите установочный файл

2. Устанавливаем МЛО

Рис 3. Окно приветствия

При запуске установочного файла откроется окно приветствия (Рис. 3) Жмем "Далее".

Затем вам предложат выбрать компоненты для установки (Рис. 4). Здесь я рекомендую оставить все как есть.

Что такое Wi-Fi синхронизация, которую предлагают отметить галочкой и установить дополнительно?

Это альтернатива облачной синхронизации MLO Cloud. При использовании облачной синхронизации (которую я вам советую тоже в дальнейшем подключить) ваш файл с делами находится на сервере у разработчиков MLO, и данный файл обновляется как только были сделаны изменения на любом из устройств,  на котором также установлено приложение MLO и подключено к MLO Cloud. Это может быть ваш мобильный, планшет, ноутбук или другой компьютер (например, на работе) - внося какие-либо изменения на одном устройстве, все изменения автоматически синхронизируются с другими. Подписка стоит $2.95 в месяц или $14.95 в год, что, я считаю, вполне доступно.

Рис. 4. Выбор компонентов

При использовании Wi-Fi синхронизации вы сможете обновлять информацию об изменениях только если вы находитесь в одной сети Wi-Fi с устройством. Например, вышли из дома, сделали запись на мобильном в МЛО, пришли домой, нажали на кнопку синхронизации - и у вас информация на компьютере и на мобильном станет одинаковой.

Минусы данной системы очевидны:

• придется синхронизироваться вручную, а не автоматически
• если вы используете МЛО на работе и дома на компьютере, то синхронизироваться по Wi-Fi не получится, так как вы находитесь в разных сетях

Преимуществом же является то, что пользоваться "Wi-Fi синхронизацией" можно бесплатно, а файл не будет храниться где-либо, кроме как у вас на компьютере, то есть повышена защищенность от доступа к данных со стороны третих лиц, что может быть критичным если вы, скажем, используете файл для работы в команде над коммерческим проектом компании. Разработчики MLO заявляют, что используют Amazon Web Services, которые "находятся в США и хорошо известны своей надёжностью и высокой производительностью". Надо сказать, что я доверяю Amazon и уверен, что никому нет дела до моих записей дел, чтобы нарушать закон и "лезть в мои персональные данные" или что спец службам есть до меня дело; но тем кому это принципиально важно теперь знают, что есть еще и Wi-Fi синхронизация.

Можно также попробовать файл с задачами синхронизировать самостоятельно через другие системы, например Resilio от компании Bittorent, которая известная своим приложением для скачивания торрент-файлов, а также использовании P2P (peer-to-peer) технологий связи в других приложениях - в том числе и в Resilio используется P2P, что позволяет не иметь файла, который бы хранился удаленно где-то на сервере, но при этом синхронизировать информацию между устройствами, что приводит к максимальной "приватности" данных.

Рис. 5. Принимаем соглашение

На заключительном этапе нам будет предложено принять "Лицензионное соглашение". Пролистайте его, если вы согласны, то нажмите на "Принимаю", после чего установка MyLifeOrganized завершиться и появится последнее окно с поздравлениями, на котором нужно будет нажать "Готово".

В следующей статье я опишу как устанавливать МЛО под macOS. Дело в том, что я сам использую Mac в работе и долго искал в сети информацию как можно установить это приложение без приобретения дорогостоящих и требующих большого количества ресурсов Parallels или VMWare. Не найдя ни одной достойной статьи на эту тему, считаю своим долгом привести свой способ решения данной проблемы.

P. S. Как всегда, приветствую комментарии к статье ниже в любом виде: от восхищения до критики, от "глупых" вопросов (которые никогда не бывают глупыми на самом деле - а лишь достойными ответа) до философских сентенций.

P. P. S. Для всех, даже тех, кто будет читать данную статью через месяц после ее публикации или год, я призываю добавлять меня в Гугл Круги и подписываться на обновления в правом верхнем углу блога; ведь благодаря этому вы получите доступ к ссылкам на все более новые и свежие статьи, на вебинары и прочие планируемые мероприятия. В крайнем случае, потом просто отпишитесь, если станет не интересно, но надеюсь, что такого не произойдет.

Выбор софта для организации дел по методу GTD и Productivity Beast

Сегодня мы обсудим какой лучше всего использовать софт для организации дел и почему.

Начну с того, что описанные мною концепции, по сути, повторяют метод Getting Things Done Дэвида Аллена, только, на мой взгляд, они более последовательные, детализированные и практичные, так как применялись мною на протяжении 12 лет и успели отшлифоваться как прибрежный камень, омываемый морем.  Однако главный отличием является приспособление под каждый этап схемы выполнения дел, о которой я писал в предыдущей статье "Схема организации дел по Productivity Beast", специальных компьютерных программ - софта - что делает систему завершенной, так как освоив ее можно не только понять принцип ее работы (а потом потратить годы на поиск того как ее внедрить в практику, как это было в моем случае), а сразу же получить базовые навыки реализации системы на практике в программах, а затем уже оттачивать эти навыки в повседневной работе. Так же я планирую в дальнейшем ввести систему "обратной связи", чтобы вы могли обращаться за помощью ко мне, если возникают какие-то сложности, вдруг перестало все работать и так далее.

Основным инструментом работы по схеме Productivity Beast является программа MyLifeOrganized (MLO), которая достаточно активно развивается начиная c 2004 года и на данный момент имеет как версию под Windows, так и под мобильные устройства и планшеты на базе iOS и Android и облачную синхронизацию для всех устройств. Программа имеет 45 дней триала, так что вы довольно долго можете использовать все ее функции бесплатно. Когда триал закончится, если вы действительно сможете применять систему Productivity Beast на ней, и почувствуете, что она приносит пользу, то настоятельно рекомендую ее к приобретению, как это сделал и я.

Однако почему именно MLO? Ведь существует множество альтернатив, гораздо более популярных, более красивых и проработанных, например: MS Outlook, Todoist, Wunderlist, RememberTheMilk, Asana, LeaderTask, Doit.im и много-много других. Всего подобных приложений без преувеличения больше сотни, и все я пробовал и изучал; а также вывил каким критериям должен соответствовать софт, чтобы он был пригоден для выполнения GTD и почему.

Вот эти критерии, которым должна соответствовать программа.

1. Бесконечный иерархический список.

Это означает, что в программе должна быть возможность создавать подзадачу, под-подзадачу, под-под-подзадачу и так далее до бесконечности. Для чего это нужно?

Во-первых, мы с вами используем метод мозгового штурма и не должно быть ограничений на дробление задач на более мелкие - это может лишить процесс того самого "состояния потока", когда вы сконцентрированы на самой записи,  а не на том, что видите, записывая все как бы на автомате и так, как вам удобно.

Во-вторых, при организации дел, необходимо дробить большие задачи на меньшие, что, зачастую, создает многоступенчатую иерархию, но именно это позволяет с "высоты птичего полета" какого-то большого проекта приблизить его к сиюминутному выполнению каких-то небольших задач - именно это прорабатывание проектов и  избавляет нас от прокрастинации и отсутствия мотивации к выполнению.

Это ключевая функциональность, без которой никуда, и тут отсеивается 80% всех программных решений, однако остальные 20% зачастую неплохо справляются с этой задачей, но продолжим...

2. Автоматическое появление задач в списке следующих дел.

Что это значит? То, что при выполнении проектов (а как мы уже выяснили, проект в GTD - это любая задача, требующая более одного действия) мы выполняем, зачастую, множество действий. Чем меньше по времени занимает каждое действие, тем лучше, так как тем проще становится приступить к его выполнению и тем меньше ментального напряжения оно вызывает при обдумывании. Но зачастую даже если действие занимает меньше 2-х минут его нельзя выполнить до тех пор, пока не будут выполнены другие действия. Например, нельзя отправить письмо, пока оно не написано. И в списке следующих действий нам незачем видеть задачу "Отправить письмо", нам нужно пока видеть только "Составить план письма", например. Но как только действие выполнено, то в списке следующих дел должно автоматически повиться следующее: выполнили "Составить план", появилось "Расписать содержание" и так далее... Большинство же софтверных решений предлагают каждый раз выбирать дела из списка самостоятельно, что отнимает большое количество времени и отвлекает от процесса.

В общем, ручной выбор задач подразумевает, что вы не используете основные принципы GTD: собирать все из головы в одно место (даже самые, казалось бы, незначительные напоминания и мысли, которые потом могут вдруг оказаться крайне важны) и дробить все сложные задачи до элементарных, которые уже "раздробить" невозможно. Потому что если это было бы так, то у вас было бы тысячи задач, как у меня - посмотрите на Рис. 1 - это скриншот статистики по моему списку задач в МЛО.

И вы предлагаете каждый раз вручную выбирать из списка в 4023 задачи следующую? А-а, вы предлагаете не иметь столько задач... Ну тогда вы не очень понимаете основные принципы GTD о продуктивности, господа разработчики...



Таким образом, из предыдущих 20% остается всего 3:
- OmniFocus
- GTDNext
- MyLifeOrganized

При этом, OmniFocus работает только под Mac и iOS, что уже накладывает большие ограничения; но главное - это исключительно неповоротливая и громоздкая программа, которая с более новой версией становится еще более неповоротливой, громоздкой и неудобной, хотя и считается лучшим решением для организации дел под macOS (видимо, в отсутствии выбора).

GTDNext является самой перспективной альтернативой MLO, но являясь достаточно молодым проектом, пока не имеет даже мобильных версий, интерфейс пока слишком простоват и не хватает некоторых функций для полной реализации GTD. Но главное, с какой-то версии у меня в Chrome она перестала корректно работать, и они не могут починить это уже который месяц. Но я продолжаю внимательно наблюдать за развитием данного проекта.

В итоге, остается только МЛО, как это ни прискорбно, потому что я и эту программу считаю далекой от совершенства: очень много лишнего, разобраться без помощи начинающему и получить все преимущества от ее использования довольно сложно. Однако она достаточно гибкая, чтобы настроить единожды так, как нужно по системе Productivity Beast, игнорировать все "ненужные навороты" в своей работе, и вы сможете "выжать из нее все". Много раз пытался отказаться от МЛО и перейти на что-то более достойное, но увы, отсутствие базовых требований у других решений заставляли меня вновь и вновь возвращаться к МЛО. В конечном счете, когда привыкаешь к этой программе, то перестаешь замечать ее недостатки и она становится вам верным другом, товарищем, который каждый раз приходит к вам на помощь.

Еще отмечу один из моих любимых инструментов GTD - это NirvanaHQ. Очень много что в этой программе выполнено на высоте, и она 4-я из тех программ, которые поддерживают требование №2 про автоматизм. У меня было несколько месяцев продуктивной работы по системе с этой программой, но в конечном счете, без поддержки бесконечно иерархического списка (см. требование №1), при большом количестве задач и проектов все стопорится и система перестает работать, а жаль...

Ах да, выполнение все "на бумаге", я думаю, даже не стоит и обсуждать. Именно такую и систему и пытался предложить Дэвид Аллен в далеком 2001-м, но мы понимаем, что это лишь в отсутсвие других решений. И я, начиная с 2005-го, тоже пробовал не раз реализовывать все на бумаге, но безуспешно. Позже на своем сайте он стал уже предлагать некий Add-on для MS Outlook, который бы помогал реализовывать GTD в данной системе - но это творение настолько глючное и неудобное, а главное по-прежнему не укладывающееся в сами же его принципы, что оно также не попадает в наш список.

Итак, мы разобрали в текущей статье почему же выбор пал на MyLifeOrganized. Это было важно сделать потому, что большинство из вас уже чем-то пользуется и, конечно, нужно найти веские аргументы для того, чтобы перейти на что-то новое. В следующей статье мы приступим к установке и настройке МЛО.

P. S. Напишите в комментариях что вы сейчас используете (если блокнот и ручку - то так и напишите) - это даст больше понимания для меня насколько детально описывать технические детали.

P. P. S. Подписывайтесь на рассылку сообщений о  новых статьях - они выходят каждый будний день, но в разное время. Подписка даст вам возможность читать их регулярно, чтобы потом не отстать и не "догонять по-быстрому", читая 10 статей к ряду - это неэффективно, а иногда я еще и задания даю - так что лучше всего читать по статье в день.