Вносим мысли в MLO Inbox. Описание верхнего меню.

В прошлый раз мы закончили разбирать основные интересующие нас на данный момент пункты меню в интерфейсе MyLifeOrganized. Сегодня мы с вами снова вернемся к нашей "истории с переездом", и внесем в MLO Inbox все мысли, которые мы в ходе мозгового штурма мы сгенерировали для выполнения нашей задачи. Попутно мы рассмотрим как работать с верхней панелью и вносить задачи.

Итак, давайте внесем список из статьи "Анализ истории с переездом #4. Мозговой штурм. Практика." в наш MLO Inbox - см. Рис 1.

Рис 1. Внесенный список в Inbox

Обратите внимание, что список задач, который попадает в <Inbox> серый, что согласно цветовым обозначениям говорит, что выбрана настройка "Спрятать ветку в To-Do", и эти задачи не будут отображаться в списках дел - они неактивны.

Я советую вносить задачи с помощью горячих клавиш:
- Ins (Insert) - добавляем задачу на том де уровне, что и выбранная строка;
- Alt + Ins - добавляем подзадачу

Также вы можете использовать для внесения задач кнопки на верхней панели (см. Рис 1):

1. Кнопка "Создать". При нажатии непосредственно на кнопку создаст задачу на том же уровне. Если раскрыть список, нажав на ▼, то можно создать:

• новую подзадачу
• новую папку
• новый проект
• новую задачу из шаблона... (дублировать существующую задачу)

При внесении в Inbox я советую создавать только задачи (не проекты и не папки), а наделять задачи этими атрибутами только после внесения в иерархический список.

2. Создать подзадачу. Это альтернативный сочетанию клавиш Alt+Ins способ добавить задачу на уровень ниже.

3. Синхронизировать. Эта кнопка нужна для того, чтобы задачи, которые находятся в вашей программе, обновились исходя из изменений, сохраненных в облачной версии (например, были внесены изменения с мобильного). И наоборот, все изменения в локальной версии на компьютере попадут в облачную версию, а из нее на мобильный и планшет.

Нажимать вручную кнопку необходимости нет, но иногда приходится, чтобы убедиться все ли задачи вам пришли. А так, при каждом запуске программы, или по истечение определенного интервала, программа сама синхронизирует данные.

4. Фокус / Снять фокус. Кнопки, позволяющие убрать с вашего поля зрения задачи и ветки, кроме выбранной (или снять этот фокус). Полезная функция когда вы работаете в сильно разветвленным деревом задач, но относится, скорее, к продвинутым функциям, так что пока их можно не трогать.

5. Завершенные задачи. Важная функция, позволяющая спрятать или показать выполненные задачи, а также спрятать только "давно выполненные" задачи. Бывает удобно посмотреть какие задачи вы выполнили за последнее время, или найти ветку задач, которую вы отметили как выполненную, но на самом деле ее необходимо "реанимировать". В нашей системе рекомендую всегда держать эту кнопку в положении "Завершенные задачи спрятаны", чтобы на них не отвлекаться - и так дерево задач, зачастую, разрастается до невиданных размеров.

6. Удалить выделенные задачи с подзадачами. Несмотря на то, что отмечая галочками задачи, они пропадают из нашего поля зрения, они все равно остаются в нашем дереве задач - и мы можем к ним вернуться. Хорошей практикой ненужные задачи не помечать как выполненные, а удалять с помощью этой кнопки, или комбинации горячих клавиш Ctrl+Del.

7. Стрелки. Данные стрелки помогут вам передвигать задачи по списку вверх/вниз, а также переносить их по иерархии выше/ниже. Также можно использовать комбинацию клавиш Shift+Alt+<стрелка на клавиатуре>.

Итак, мы с вами внесли список мыслей в MLO Inbox, рассмотрели верхнее меню и в следующей статье перейдем к организации дел по методу ProductivityBeast.

P. S. Задавайте вопросы в комментариях, если у вас что-то не получается или есть что спросить или как-то отреагировать на написанное. Я все читаю и отвечаю.

P. P. S. Подписывайтесь на обновления блога - в правом верхнем углу. Не пропускайте новые статьи!

Настройка "Это - проект". Как выставить задачу "В ожидании".

Всем привет! На прошлой неделе мы с вами подробно разбирали интерфейс MyLifeOrganized (МЛО), чтобы, работая в программе, можно было всегда обратиться к этим статьям, как к справочному материалу и разъяснить для себя все нюансы. Сегодня мы завершим разбирать интерфейс - у нас остается только закладка Проект и разберем как устанавливать задачи в ожидании.

Проект

Рис 1. Вкладка "Проект"

В случае, если вы хотите отделить какую-нибудь ветку визуально, чтобы в дальнейшем было проще работать с разветвленными задачами, то я могу рекомендовать для этого отмечать галочку "Это - проект" - см. Рис 1. Тогда задача станет синего цвета.

Это, конечно, повлечет и другие изменения, но в системе ProductivityBeast они не используются, но вы сможете их использовать себе на благо, если захотите.

Отмечу также, что если задача будет одновременно Папкой и Проектом, то она будет иметь особый значок - см. задачу "Большой проект" на Рис 1. Такую настройку разумно применять в случае, если у вас есть проекты, которые, вероятно, никогда не закончатся и представляют собой что-то вроде "зоны ответственности".

Как выставить задачу "В ожидании"

Как я говорил ранее, важным принципом GTD® и ProductivityBeast является то, что мы должны размечать последовательность действий еще до того, как приступим к их выполнению, чтобы не отвлекаться в процессе работы на добавление задач в список дел.

В статье "Описание интерфейса MyLifeOrganized #4" мы уже рассматривали 2 способа задать в МЛО последовательность выполнения задач: "подзадачи по порядку" и "зависимости". Однако есть еще один - выставление задачи "В ожидании".

Рис 2. Как выставить задачу "В ожидании"

Если мы не можем выполнить какие-то задачи потому, что они станут актуальными только тогда, когда связанную задачу выполнит кто-то другой, то мы можем отметить эту задачу как "в ожидании" - для этого нам необходимо сменить контекст - см. Рис 2.

Если список задач выполняется по-порядку, или есть зависимости от этой задачи "в ожидании", то они не будут попадать в список дел. При этом, поскольку все контексты, кроме как @Waiting мы убираем, то и сама задача попадает только в раздел WAITING, но не в другие - так как эта задача - лишь напоминание, но не то, что мы можем выполнить здесь и сейчас, поэтому мы ее убираем с глаз долой.

Однако, чтобы не забыть напоминать исполнителям задачи (или актуализировать информацию о ее выполнении), необходимо регулярно проверять список WAITING - я рекомендую это делать хотя бы раз в день. Как и в случае с другими зависимыми задачами, как только вы отметите задачу "В ожидании" как выполненную, все прочие задач, стоявшие в очереди, появятся в ваших списках дел, и вы сможете начать принимать решение по их выполнению.

Итак, мы наконец рассмотрели все необходимые нам формальности с интерфейсом, и теперь можем снова вернуться к нашей "Истории с переездом" и начать вносить задачи в МЛО, что и сделаем в следующей статье.

P. S. Пишите, пожалуйста, в комментариях свои вопросы и пожелания - я все внимательно читаю.

P. P. S. Подписывайтесь на блог - в верхнем правом углу - сможете быть в курсе всех свежих статей и событий. Советую подписывать на email рассылку - это самый эффективный способ не забывать прочитывать статьи; в любом случае, вы легко сможете безболезненно отписаться от рассылке, если вдруг вам все это наскучит - но я постараюсь, чтобы вы остались довольными.

Описание интерфейса MyLifeOrganized #4. "Подзадачи по порядку" и "Зависимости".

В предыдущей статье Описание интерфейса MyLifeOrganized. Настройки "Папка" и "Спрятать ветку в To-Do" были рассмотрены основные функции вкладки "Общие" на панели "Свойства". Сегодня мы закончим разбирать вкладку "Общие" и рассмотрим одну из самых важных функций "Подзадачи по порядку", а также "Зависимости.

Подзадачи по порядку

При выборе настройки "Подзадачи по порядку" задачи, которые находятся внутри (вложенные задачи), меняют свой цвет: зеленой становится только первая задача, а остальные - черными. Это означает, что из всего списка вложенных задач в "Под-проект (последовательный)" активной является только первая, а остальные неактивные, и в списке, в нашем случае, BUSINESS появляется только "задача 1-1" - см. Рис 1.

Рис 1. Как работает настройка "Подзадачи по порядку"

При этом, когда "задача 1-1" будет выполнены, то в списке автоматически появится "задача 1-2", которая следует по порядку. Это важнейший принцип эффективного GTD - вместо того, чтобы каждый раз лезть в полный иерархический список дел, чтобы принять решение что делать дальше, или вместо того, чтобы просматривать список из сотен дел, большую часть из которых мы не можем выполнить, пока не выполнены остальные, - мы фокусируемся только на тех делах, которые можем выполнить здесь и сейчас, заранее выбирая алгоритм того как будут поступать в наш список задачи в течение дня. В начале каждого дня нужно будет производить "Ежедневный обзор" и корректировать эти связи.

Вы можете выставлять эту настройку как в случае если следующие задачи невозможно сделать пока не сделана первая в списке, так и в случае, если вы приняли решение, что вы не будете выполнять следующие задачи из списка, пока не будет выполнена первая, так как ее выполнение, возможно, привнесет корректировки в ваш план действий и параллельное выполнение других задач может оказаться лишним, или даже пагубным при новых обстоятельствах.

Если пункт "Подзадачи по порядку" не отмечать, то все задачи будут попадать в список дел, как в случае с задачей "Под-проект 3 (задачи можно выполнять параллельно) - см. Рис 1.

Зависимости

Что делать, если какие-то из "вложенных под-задач" можно выполнить параллельно, а какие-то - только после выполнения других задач? Тогда мы можем использовать "Зависимости - отдельную закладку на панели "Свойства" - см. Рис 2.

Рис 2. Выставление зависимостей

Как только вы выбрали зависимость от другой задачи, то данная задача попадет в список To-Do только после выполнения задачи, от которой она зависит.

Соответствующим образом изменится и цвет задач, что позволит вам легко визуально определить какие задачи сейчас актуальны, а какие нет.

Это функция уникальная для всех приложений по тайм-менеджменту и организации дел и я встречал ее только в МЛО, хотя, надо сказать, она очень важна и полезна.

Итак, сегодня мы рассмотрели две важные функции настроек задач, на очереди осталось рассмотреть только закладку "Проект" и как выставлять задачи в ожидании и мы с вами будем готовы приступить к практическому разбору нашего примера.

P. S.  Снова рекомендую вам попробовать все сделать самостоятельно с каким-нибудь примером - ощутить как это работает на практике. Если у вас будут возникать вопросы - пишите в комментариях - я их читаю и постараюсь вам помочь.

P. P. S. Подписывайтесь на уведомления о новых публикациях - это можно сделать в правом верхнем углу, оставив имейл или подписавшись на Гугл Круги - дальше будет интереснее.

Описание интерфейса MyLifeOrganized #3. Настройки "Папка" и "Спрятать ветку в To-Do"

В предыдущей статье мы рассмотрели настройки контекстов во вкладке "Общие" на панели "Свойства". В этой статье продолжим разбирать вкладку "Общие" - самую функциональную из всех. И рассмотрим оставшиеся 3 интересующих нас настройки: "Папка", "Спрятать ветку в To-Do" и "Подзадачи по порядку".

Папка

При выборе пункта "Папка" мы из задачи создаем объект, который не требует выполнения (см. Рис 1) - поскольку вместо квадратика, куда нам нужно ставить галочку о выполнении, появляется иконка папки, то мы не можем ее отметить выполненной даже технически.

Рис 1. Создание объекта "Папка"

Однако в системе ProductivityBeast папки используются только в трех случаях:

1. Это папки Later и Someday, в которые мы будем убирать задачи, или целые ветки задач, чтобы не фокусироваться на них в процессе работы с иерархическим "древом". Эти папки также отмечены настройкой "Спрятать в To-Do", чтобы задачи, помещенные в данные папки, не появлялись в контекстных списках дел.
2. Основные вкладки, такие как BUSINESS, WORK, PERSONAL и прочее - это тоже папки, так как их выполнить невозможно - они могут появляться или удаляться (например, папка РАБОТА). Это ваша "зона ответственности", которая будет порождать задачи, которые в ней хранятся.
3. Папка может быть использована в сочетании с настройкой "Проект" (о котором мы поговорим позже). В этом случае папке-проекту будет присваиваться своя иконка и суть ее будет в том, что это настолько долгосрочный проект, что он тоже становится чем-то вроде "зоны отвественности". Например вы имеете какой-то бизнес проект (или проект на работе), который и не собираетесь закрывать, - он перманентный и постоянно порождает различные задачи; но при этом - это проект, так как у него есть состояние прогресса выполнения. Вы можете посмотреть на пример отображения папки-проекта под названием "Большой проект" на Рис 1.

Спрятать ветку в To-Do

Если выбрать настройку "Спрятать ветку в To-Do", то папка станет серой (как и задача или проект) и все содержимое в ней тоже станет серого цвета (см. Рис 2). Эта смена цвета означает, что эти задачи спрятаны и не будут показываться в To-Do листах (то есть в наших вкладках BUSINESS и пр). Такие "спрятанные от To-Do листов" папки Later и Someday мы будем использовать для хранения в них задач, которые сейчас не очень актуальны для выполнения, или просто представляют собой идеи, требующие "дозревания".

Рис 2. Применяем настройку "Спрятать ветку в To-Do"

Цветовые обозначения

Вообще, световые обозначения очень важны в нашей системе. Так, если задача:

• зеленая - это активная задача, которая появится в нашем списке дел;
• серая - намерено спрятанная задача, которая появится в списке дел только если вручную снять настройку "Спрятать ветку в To-Do"
• черная - задача, которая не появляется в списке дел, так как перед этим должна быть выполнена хотя бы еще одна задача, и тогда она станет актуальной и сменит цвет на зеленую;
• синий - это проект. Основное отличие "проекта" или "под-проект" от задачи состоит, по большому счету, в цвете отображения; что дает возможность отделять визуально более значимые и емкие по времени ветки вашей иерархии дел.

В следующий раз мы продолжим рассматривать настройки, и перейдем к одной из наиболее важных - "Подзадачи по порядку".

P. S. Осталось не так уж много, чтобы доразобрать интерфейс и мы перейдем к практике - станет поинтереснее. Пишите в комментариях считаете ли вы, что такое подробное описание функций интерфейса ни к чему, или оно действительно вам помогает.

P. P. S. Подписывайтесь на блог в правом верхнем углу. Не оставляйте "лазейки" своему сознанию, чтобы тот "забыл проверить" очередную статью и совсем забыл про блог, который может увеличить вашу продуктивность и навсегда избавить от прокрастинации - подписывайтесь на рассылки и вам будут приходить напоминания о новый, свежих, интересных статьях, что не позволит вашему сознанию ускользнуть от вашего твердого намерения стать лучше.

Описание интерфейса MyLifeOrganized #2. Панель "Свойства". Вкладка "Общие". Контексты.

В прошлой статье мы разбирали интерфейс MyLifeOrganized (МЛО), панель "Виды". В этой статье мы рассмотрим панель "Свойства" - это главный элемент интерфейса МЛО, с которым придется работать постоянно, так что будьте внимательны.

Рис 1. Панель "Свойства"

В правой части МЛО располагается панель "Свойства" (см. Рис 1). Если она у вас не развернута, то найдите в правом нижнем углу серую полоску с надписью "Свойства" и кликните по ней.

На панели расположены закладки, которые можно разворачивать, кликнув на ►, а также перетаскивать, зажимая элемент, похожий на прямоугольник из точек.

Наиболее актуальные вкладки для работы по системе ProductivityBeast это: "Общие", "Проект" и "Зависимости". Предлагаю вам из перетащить вверх, как это сделано на Рис 1. Именно эти три закладки мы будем разбирать подробно - остальные мы разберем позже в ходе рассмотрения системы "для продолжающих".

Итак, давайте разберем закладку "Общие" - см. Рис 2. Здесь находятся самые важные функции, с которыми вам придется работать.

Контексты

Рис 2. Закладка "Общие"

В самой верхней части закладки мы видим строку ввода и на Рис 2 отображено @Business; - это панель для присвоения контекста для той или иной задачи. Если вы нажмете на "..." рядом со строкой ввода, то сможете выбрать один или несколько контекстов, к которой относится выбранная задача.

Эти контексты можно удалять или добавлять, для этого вам нужно в верхнем меню приложения выбрать пункт "Сервис", "Управление контекстами" или нажать на клавишу F8.

Используя систему ProductivityBeast постоянно добавлять или изменять контексты вам не потребуется, так как основной принцип наследования контекстов следующий. Каждой папке в вашем иерархическом списке (BUSINESS, PERSONAL, OUTSIDE и пр.) уже присвоены контексты, и как только какая-то задача попадает в папку, то ей присваивается соответствующий контекст автоматически. В зависимости от присвоенного контекста, задача попадает на соответствующую вкладку, которые расположены вверху программы. Вкладку, с которой вы работаете, следует выбирать исходя из той "зоны фокусирования", которую вы хотите выбрать. Например, если вы пришли на работу, выберите вкладку WORK (вы можете ее создать или переименовать из BUSINESS) и вы будете принимать решения только по тем задачам, которые актуальны для вас исключительно на работе - вам не нужно думать сейчас о делах, которые ждут вас дома. И наоборот, когда вы придете домой - переключитесь на вкладку PERSONAL и в ваше поле зрения попадут только те задачи, которые вы можете выполнить дома.

Еще одной важной функцией, которую будут выполнять контексты, является назначение делам контекста "В ожидании", который отображается в списке как @Waiting. Более подробно мы будем разбирать эту функцию позже, но сейчас скажу лишь, что если выбрать этот контекст, то задачи также будут появляться в соответствующей вкладке "WAITING". Выбор этого контекста будет происходить регулярно, для того, чтобы задача, которую мы отметим этим контекстом "стопорила" появление последующих задач в списке, но при этом сама в нем не отображалась. Но это, как я говорил, будем рассматривать позже...

Ненужные элементы

Рис 3. Ненужные элементы

Сразу скажу, что для работы с ProductivityBeast элементы "Важность", "Срочность" и выбор "Задача как цель для" (см. Рис 3) - их необходимо просто игнорировать. Нас интересует только "Контексты", "Папка", "Спрятать ветку в To-Do", "Подзадачи по порядку". Да, прочие элементы несут в себе определенные функции, иначе бы их просто не было, но для нашей работы по системе ProductivityBeast они попросту не нужны - слишком много времени придется тратить на то, что не особо и поможет вам увеличить вашу продуктивность - соотношение затраченных усилий и результата, на мой взгляд, склоняется в сторону игнорирования прочих элементов.

P. S. Мы продолжаем скучную тему описания интерфейса, но это нам очень пригодится в дальнейшем, так как на практике точно будет возникать много вопросов: "Надо ли использовать вот эти элементы?", "А что означает вот это?" - так что данная статья и ряд последующих будут хорошим "справочным материалом" для решения подобных затруднений.

P. P. S. Очевидно, что гораздо понятнее было бы все показать все в динамическом виде, например, в формате вебинара, что я и планирую когда-нибудь сделать. Как на него подписаться? Добавляйте меня в круги - нажмите на кнопку "Добавить в круги в верхней правой части экрана" и как только вебинар будет запланирован - вам придет уведомление.

Описание интерфейса MyLifeOrganized #1. Панель "Виды".

Всем привет! В прошлый раз в статье "Скачиваем и загружаем шаблон ProductivityBeast в MyLifeOrganized" мы загружали шаблон для дальнейшей работы. Если вы еще не загрузили шаблон, то настоятельно вам рекомендую это сделать. Сегодня же мы с вами разберемся с элементами интерфейса MyLifeOrganized (МЛО) прежде чем приступить к работе по организации дел.

Рис 1. Вид Outline - All tasks

В левой части программы располагается панель под названием "Виды", в которой располагаются различные пункты.

Обращаю ваше внимание на то, что вы можете не использовать данную панель совсем, чтобы не усложнять себе жизнь - в шаблоне ProductivityBeast, который вы загрузили, все уже настроено.

Однако, я расскажу о базовом назначении этой панели, чтобы вы, тем не менее, имели представление о ней и могли, по необходимости использовать; или перенастроить вид, если что-то вдруг изменилось.

Рис. 2 "Линейный" список - вид Active Actions

На вкладке OUTLINE мы видим, что в панеле "Виды" выбран пункт "Outline" и подпункт "All tasks" (см Рис 1). Это означает, что вид данной вкладки иерархический (Outline), в котором отображаются все задачи (All tasks). На данной панели мы реорганизуем наши задачи и планируем дела.

Если мы переключимся на другую вкладку, например, BUSINESS, то мы увидим уже не иерархический список, а "линейный" (см. Рис 2). При этом, все отображаемые задачи относятся к "Активным", то есть тем, которые можно выполнить сейчас.

Основой организации дел как раз и является распределение задач в иерархическом виде (Outline) таким образом, чтобы в "линейном" виде мы видели только те задачи, которые можем выполнить в данное время и в данном месте. А уже видя "линейный" список из куда меньшего количества задач, чем это было при "иерархическом" виде, мы можем принимать решение что начать делать прямо сейчас.

Также отдельно отмечу, что когда вы переключаетесь по вкладкам BUSINESS, PERSONAL, OUTSIDE вы видите "линейный" список задач, который относится к делам в соответствующей папке. (см. Рис 3). Сделано это с помощью раздела Фильтр и наследования контекстов, но знать вам этого не обязательно, так как достаточно лишь переключиться на соответствующую вкладку, если только вы не захотите создать новую - но это разберем позже. Сейчас отмечу только, что вкладки папки можно переименовывать, так что кому раздел BUSINESS не актуален, тот может переименовать его, например в WORK, или добавить новую вкладку и попробовать настроить ее (это не так и сложно - просто попробуйте сделать это по аналогии с существующей, подсказка - основные настройки в разделе Фильтр в левой панели снизу, где и раздел Виды).

Рис 3. Соответствие папок и вкладок

Итак, поскольку интерфейс МЛО, очевидно, через чур перегружен, придется и в следующей статье уделить внимание его описанию, чтобы мы могли уже перейти непосредственно к практике.

P. S. Снова настоятельно советую попробовать самостоятельно поделать что-нибудь в МЛО, чтобы попривыкнуть к интерфейсу и понять, что и как меняется на практике при переключении различный настроек. Если будут возникать вопросы - пишите в комментариях к статье.

P. P. S. Подписывайтесь на рассылку статей - в правом верхнем углу. Нажимайте на кнопку "Добавить в круги" и оставляйте свой имейл - все защищено корпорацией Google, так что вас никто не будет "спамить" и можно будет отписаться от рассылки в любой момент.