Выбор софта для организации дел по методу GTD и Productivity Beast

Сегодня мы обсудим какой лучше всего использовать софт для организации дел и почему.

Начну с того, что описанные мною концепции, по сути, повторяют метод Getting Things Done Дэвида Аллена, только, на мой взгляд, они более последовательные, детализированные и практичные, так как применялись мною на протяжении 12 лет и успели отшлифоваться как прибрежный камень, омываемый морем.  Однако главный отличием является приспособление под каждый этап схемы выполнения дел, о которой я писал в предыдущей статье "Схема организации дел по Productivity Beast", специальных компьютерных программ - софта - что делает систему завершенной, так как освоив ее можно не только понять принцип ее работы (а потом потратить годы на поиск того как ее внедрить в практику, как это было в моем случае), а сразу же получить базовые навыки реализации системы на практике в программах, а затем уже оттачивать эти навыки в повседневной работе. Так же я планирую в дальнейшем ввести систему "обратной связи", чтобы вы могли обращаться за помощью ко мне, если возникают какие-то сложности, вдруг перестало все работать и так далее.

Основным инструментом работы по схеме Productivity Beast является программа MyLifeOrganized (MLO), которая достаточно активно развивается начиная c 2004 года и на данный момент имеет как версию под Windows, так и под мобильные устройства и планшеты на базе iOS и Android и облачную синхронизацию для всех устройств. Программа имеет 45 дней триала, так что вы довольно долго можете использовать все ее функции бесплатно. Когда триал закончится, если вы действительно сможете применять систему Productivity Beast на ней, и почувствуете, что она приносит пользу, то настоятельно рекомендую ее к приобретению, как это сделал и я.

Однако почему именно MLO? Ведь существует множество альтернатив, гораздо более популярных, более красивых и проработанных, например: MS Outlook, Todoist, Wunderlist, RememberTheMilk, Asana, LeaderTask, Doit.im и много-много других. Всего подобных приложений без преувеличения больше сотни, и все я пробовал и изучал; а также вывил каким критериям должен соответствовать софт, чтобы он был пригоден для выполнения GTD и почему.

Вот эти критерии, которым должна соответствовать программа.

1. Бесконечный иерархический список.

Это означает, что в программе должна быть возможность создавать подзадачу, под-подзадачу, под-под-подзадачу и так далее до бесконечности. Для чего это нужно?

Во-первых, мы с вами используем метод мозгового штурма и не должно быть ограничений на дробление задач на более мелкие - это может лишить процесс того самого "состояния потока", когда вы сконцентрированы на самой записи,  а не на том, что видите, записывая все как бы на автомате и так, как вам удобно.

Во-вторых, при организации дел, необходимо дробить большие задачи на меньшие, что, зачастую, создает многоступенчатую иерархию, но именно это позволяет с "высоты птичего полета" какого-то большого проекта приблизить его к сиюминутному выполнению каких-то небольших задач - именно это прорабатывание проектов и  избавляет нас от прокрастинации и отсутствия мотивации к выполнению.

Это ключевая функциональность, без которой никуда, и тут отсеивается 80% всех программных решений, однако остальные 20% зачастую неплохо справляются с этой задачей, но продолжим...

2. Автоматическое появление задач в списке следующих дел.

Что это значит? То, что при выполнении проектов (а как мы уже выяснили, проект в GTD - это любая задача, требующая более одного действия) мы выполняем, зачастую, множество действий. Чем меньше по времени занимает каждое действие, тем лучше, так как тем проще становится приступить к его выполнению и тем меньше ментального напряжения оно вызывает при обдумывании. Но зачастую даже если действие занимает меньше 2-х минут его нельзя выполнить до тех пор, пока не будут выполнены другие действия. Например, нельзя отправить письмо, пока оно не написано. И в списке следующих действий нам незачем видеть задачу "Отправить письмо", нам нужно пока видеть только "Составить план письма", например. Но как только действие выполнено, то в списке следующих дел должно автоматически повиться следующее: выполнили "Составить план", появилось "Расписать содержание" и так далее... Большинство же софтверных решений предлагают каждый раз выбирать дела из списка самостоятельно, что отнимает большое количество времени и отвлекает от процесса.

В общем, ручной выбор задач подразумевает, что вы не используете основные принципы GTD: собирать все из головы в одно место (даже самые, казалось бы, незначительные напоминания и мысли, которые потом могут вдруг оказаться крайне важны) и дробить все сложные задачи до элементарных, которые уже "раздробить" невозможно. Потому что если это было бы так, то у вас было бы тысячи задач, как у меня - посмотрите на Рис. 1 - это скриншот статистики по моему списку задач в МЛО.

И вы предлагаете каждый раз вручную выбирать из списка в 4023 задачи следующую? А-а, вы предлагаете не иметь столько задач... Ну тогда вы не очень понимаете основные принципы GTD о продуктивности, господа разработчики...



Таким образом, из предыдущих 20% остается всего 3:
- OmniFocus
- GTDNext
- MyLifeOrganized

При этом, OmniFocus работает только под Mac и iOS, что уже накладывает большие ограничения; но главное - это исключительно неповоротливая и громоздкая программа, которая с более новой версией становится еще более неповоротливой, громоздкой и неудобной, хотя и считается лучшим решением для организации дел под macOS (видимо, в отсутствии выбора).

GTDNext является самой перспективной альтернативой MLO, но являясь достаточно молодым проектом, пока не имеет даже мобильных версий, интерфейс пока слишком простоват и не хватает некоторых функций для полной реализации GTD. Но главное, с какой-то версии у меня в Chrome она перестала корректно работать, и они не могут починить это уже который месяц. Но я продолжаю внимательно наблюдать за развитием данного проекта.

В итоге, остается только МЛО, как это ни прискорбно, потому что я и эту программу считаю далекой от совершенства: очень много лишнего, разобраться без помощи начинающему и получить все преимущества от ее использования довольно сложно. Однако она достаточно гибкая, чтобы настроить единожды так, как нужно по системе Productivity Beast, игнорировать все "ненужные навороты" в своей работе, и вы сможете "выжать из нее все". Много раз пытался отказаться от МЛО и перейти на что-то более достойное, но увы, отсутствие базовых требований у других решений заставляли меня вновь и вновь возвращаться к МЛО. В конечном счете, когда привыкаешь к этой программе, то перестаешь замечать ее недостатки и она становится вам верным другом, товарищем, который каждый раз приходит к вам на помощь.

Еще отмечу один из моих любимых инструментов GTD - это NirvanaHQ. Очень много что в этой программе выполнено на высоте, и она 4-я из тех программ, которые поддерживают требование №2 про автоматизм. У меня было несколько месяцев продуктивной работы по системе с этой программой, но в конечном счете, без поддержки бесконечно иерархического списка (см. требование №1), при большом количестве задач и проектов все стопорится и система перестает работать, а жаль...

Ах да, выполнение все "на бумаге", я думаю, даже не стоит и обсуждать. Именно такую и систему и пытался предложить Дэвид Аллен в далеком 2001-м, но мы понимаем, что это лишь в отсутсвие других решений. И я, начиная с 2005-го, тоже пробовал не раз реализовывать все на бумаге, но безуспешно. Позже на своем сайте он стал уже предлагать некий Add-on для MS Outlook, который бы помогал реализовывать GTD в данной системе - но это творение настолько глючное и неудобное, а главное по-прежнему не укладывающееся в сами же его принципы, что оно также не попадает в наш список.

Итак, мы разобрали в текущей статье почему же выбор пал на MyLifeOrganized. Это было важно сделать потому, что большинство из вас уже чем-то пользуется и, конечно, нужно найти веские аргументы для того, чтобы перейти на что-то новое. В следующей статье мы приступим к установке и настройке МЛО.

P. S. Напишите в комментариях что вы сейчас используете (если блокнот и ручку - то так и напишите) - это даст больше понимания для меня насколько детально описывать технические детали.

P. P. S. Подписывайтесь на рассылку сообщений о  новых статьях - они выходят каждый будний день, но в разное время. Подписка даст вам возможность читать их регулярно, чтобы потом не отстать и не "догонять по-быстрому", читая 10 статей к ряду - это неэффективно, а иногда я еще и задания даю - так что лучше всего читать по статье в день.

Схема организации дел по Productivity Beast

В последней статье "Анализ истории с переездом #4. Мозговой штурм. Практика." мы с вами с помощью мозгового штурма выписали из головы все мысли и идеи по поводу нашей задачи по самый переезду. Теперь наступил самый ответственный шаг - "обработать" их.

Под "обработкой" дел я подразумеваю то, что нужно по каждой записи последовательно принимать решение согласно схеме, приведенной ниже. Схему можно приближать, кликнув по ней.

Кому-то эта схема может показаться чрезвычайно сложной, но на самом деле, это чуть модифицированная и дополненная схема работы по Getting Things Done Дэвида Аллена, которая имеет привязку к софту, на котором выполняется тот или иной этап.

Сегодня мы не будем разбирать подробно всю схему - я предлагаю пока просто ознакомиться, но мы будем часто возвращаться к ней, разбирая последовательно каждый этап.

Как можно увидеть на схеме есть 3 основных блока:

• Записи (зеленый)
• Планирование (синий)
• Действия (красный)

На данном этапе, мы сфокусируемся с вами только на блоке Действия и частично Планирование. А находимся мы с вами в левой верхней части, где "что-то из головы", "мысль", "идея" попадает в MLO Inbox.

MLO Inbox образуется от названия программы, которую мы будем использовать - MyLifeOrganized (сокращенно MLO), и слова Inbox, которое в литературе по GTD часто переводят как "Корзина для входящих дел" или просто "Корзина". Так как это не совсем точно отражает смысл слова, то просто будем использовать английское Inbox. Сущность его такова: вы все получаете на электронную почту письма, так вот этот раздел еще не обработанной почты куда сваливаются все письма и называется Inbox. В нашем случае, в MLO Inbox сваливаются мысли в виде записей (которые мы делаем). "Скидывать" в Inbox необходимо все мысли, записывая их тут же, как только они появились. 

Однако в нашем примере мы начали работать с Проектом,  заведомо осознавая, что на его выполнение потребуется не одно действие. Согласно этой системе организации дел, любая задача, которая имеет хотя бы больше одного действия - это Проект, который необходимо прорабатывать по схеме из блока Планирование и определять как минимум первое действие по нему.

Понимаю, что многое из описанного выше понятно с трудом или не понятно вообще, но после разбора и практики постепенно все станет на свои места. Сразу отвечу на популярный вопрос, который возникает, когда человек видит схему в первый раз: "Не буду ли я больше времени тратить на исполнение всех этих правил, чем на выполнение самих задач?". Мой ответ - нет, ежедневная обработка "входящих" занимает от 5 до 30 минут, но в среднем около 15; еженедельный обзор занимает от 30 до 90 минут. Но при этом, вы не сможете "случайно забыть" ни одного дела, все будет спланировано заранее, у вас будет четкое, ясное представление что делать, а креативные идеи будут свободно приходить к вам в голову. При этом вам станет легче жить "здесь и сейчас", так как голова будет свободна от навязчивых мыслей, которые вы будете записывать и обрабатывать так, чтобы они больше не приходили к вам в голову.

Уважаемый читатель, наверняка, уже задался следующим вопросом: "Неужели сам автор так и живет, в состоянии "чистого сознания" и креативного потока, все успевая и ничего не упуская, при этом не тратя много времени на поддержание системы?". Мой ответ - не всегда; но бывали времена, особенно напряженные, когда я использовал все описанные методы на все 100%, и да, я пребывал в состоянии "чистого сознания" при этом ничего не упуская из внимания, не забывая ни одного дела - моя продуктивность была запредельной. При этом, в таком режиме я мог пребывать не один день или неделю, а несколько месяцев подряд. Что же случается? Система дает сбой? Нет, все дело в том, что она, как и многие вещи, которые действительно дают вам преимущество (как усиленные тренировки в спорте), требует дисциплины и определенной силы воли (особенно при еженедельном обзоре). И так уж устроен человек, что мы часто, удовлетворяясь результатом, позволяем себе пребывать в "зоне комфорта", позволяя отходить от правил (вспомните себя, когда сидели на диете). Но могу сказать, что и применяя систему не на все 100% и прибывая в "зоне комфорта", и даже используя только часть этой системы вы сможете увеличить свою продуктивность в разы, а уровень стресса снизить. При этом, если вы найдете себе силы и самодисциплину (что не так уж сложно, особенно если вы как раз находитесь под повышенной нагрузкой от дел), то сможете испытать все те преимущества, о которых я говорю.

Еще один вопрос: "Минуточку, ранее вы говорили, что пытаться бороться силой волей с прокрастинацией - это не правильный подход... А теперь вы говорите, что сила воли необходима для выполнения этой системы... Как так?". Все дело в том, что прокрастинация - лишь симптом, и он уйдет как только дела будут выполнятся по вышепредставленной схеме, поэтому на саму прокрастинацию и ее преодоление не стоит тратить свою силу воли, а нужно использовать ее для привития новых привычек, способных сделать схему Productivity Beast неотъемлемой частью вашей жизни и вы забудете о том, что такое прокрастинация, и будете сочувствовать людям, которые так и продолжают мучаться в неведении.

В следующей статье мы с вами обсудим какими компьютерными программами нам предстоит пользоваться и почему из сотен органайзеров я выбрал именно MyLifeOrganized.

P. S. Попробуйте самостоятельно рассмотреть схему и пройтись по всем этапам, а также почитать предварительно про тот софт, который предлагается использовать.

P. P. S. Добавляйте меня в Гугл Круги (справа вверху), так как буду, возможно, через какое-то время делать вебинар через Google Hangout, а для участия нужно будет состоять у меня в кругах, иначе мне будет вас не добавить.

Блог объявляю открытым!

Всем привет!

Меня зовут Игорь Неунывакин, и сегодня 1 января 2017 года. Феерверки отгремели, оставшиеся блюда вчерашнего новогоднего стола доедены. Время начинать новое!

С полным осознанием того, что дела, начатые 1 января, у нормальных людей в 99% случаев так и заканчиваются 1-го или 2-го, максимум 5-го числа; я, тем не менее, объявляю данный блог открытым, с намерением публиковать по одной статье не менее 500 слов каждый будний день (не менее 20 статей в месяц) на протяжении всего 2017 года (итого всего должно получиться не менее 240 статей за год) на тему продуктивности, преодоления прокрастинации (затягивания) и тайм-менеджмента (и методе GTD (Getting Things Done Дэвида Аллена в частности, который, к слову сказать, я не отношу к тайм-менеджменту в моем понимании - но об этом читайте в одном из моих будущих постов...).

Мое осознанное путешествие в мир систем организации дел началось в 2005 году, когда мне в руки попал первый любительский перевод книги Дэвида Аллена "Как привести дела в порядок: продуктивность без стресса" - автора метода GTD (Geting Things Done). После ее прочтения, я остро ощутил, что все, что сказано в этой книге - некая истина, это именно то, что лежит в основе производительного эффективного труда, который освобождает ваше сознание от бесконечного обдумывания одних и тех же мыслей, блокируя творческую энергию, а по-сути и мотивацию, заставляя откладывать все на потом, то есть заставляя развиваться симптому прокрастинации.

С тех пор я перепробовал в буквальном смысле слова сотни решений, чтобы ввести идеи GTD в практику: начиная от бумажных носителей информации - на основе которых свою систему организации дел поддерживает сам автор системы - Дэвид Аллен, заканчивая самым популярным программным приложением для продуктивности для macOS: OmniFocus. За это время я сформулировал определенные критерии как для самого софта, так и разобрался с самой системой - как она работает на практике. В каких-то программах, с переменным успехом, мне удавалось несколько месяцев значительно увеличивая сою продуктивность (и креативность - это идет бок-о-бок, как показывает практика, но только если вы освобождаете свою голову по принципу One Inbox); с некоторыми удавалось работать около года, но чаще всего, все разваливалось по каким-то причинам. После чего происходило переосмысление, и новые попытки выстроить систему, но уже с более совершенными правилами...

И теперь, по прошествии 12-ти лет (страшно сказать!), как мне кажется, я готов систематизированно изложить все принципы организации дел, которую я использую. Сразу отмечу, что я всегда старался не только найти какое-то правило "под себя", дабы "заткнуть ту или иную дыру" неправильной работы системы, но скорее выявить универсальный принцип, касаемый природы повышения эффективности. Так что многие свои доводы я буду подкреплять научными публикациями, а правила системы считаю подходящими для всех, практически без исключения. Исключением могут стать, разве что, люди, которую в силу своей деятельности или физических ограничений не могут работать с компьютером.

P.S. В своем втором посте я попробую описать принципы формирования симптома прокрастинации (затягивания) и принципы избавления от него. Чтобы получать сообщение о постах, как только они появляются, - подписывайтесь на рассылку. Никакого спама или писем не о постах не будет - это вам гарантирует Google Blogger, в системе которого этот блог создан и функционирует.

+ мне очень интересно узнать у вас, дорогой читатель, на какую тему вы бы хотели прочитать следующий пост - пожалуйста, пишите комментарии ниже.