Организация дел по методу Productivity Beast #8. Завершаем разбирать MLO Inbox

Приветствую вас, дорогие друзья! В прошлый раз в статье "Организация дел по методу Productivity Beast #7. Обновленный список задач." мы с вами разбирали и организовывали задачи из MLO Inbox. В этой статье мы с вами, надеюсь, успеем закончить организовывать дела по проекту "История с переездом".

Напоминаю, что все дела из списка по проекту "История с переездом" можно посмотреть в статье "Анализ истории с переездом #4. Мозговой штурм. Практика.". Итак давайте рассмотрим следующую запись.

- кресло, раскладная кровать - лучше продать

В нашем списке вещей появляется не только категория габаритный вещей, которые мы хотим утилизировать, и не только вещей, которые мы просто вынесем на помойку сами или с помощью друга. Есть еще вещи, которые мы вполне можем продать - везти в новую квартиру их не хочется, да они и могут не поместиться (по мере выполнения задач, которые мы записали ранее, это выяснится). Пока же есть вещи, которые мы точно готовы продать.

Как это сделать? Пожалуй, в этот раз даже не будем вносить в список дел поиск ресурса через который можно это осуществить (все-таки мы не бизнес на этом собираемся делать), а просто создадим проект для продажи вещей через Авито. Что первым делом нужно для продажи на Авито? Правильно, создать на нем аккаунт - это не долго, а полученная по выполнении этой задачи информация даст нам возможность распланировать действия дальше - ведь мы выясним сколько нам потребуется фотографий и какого размера, чтобы "представить наш товар лицом". Однако еще до того как мы заведем аккаунт, задача о фотографировании кресла точно попадет в список наших последующих дел (пока мы не знаем сколько понадобится фотографий, но то что они понадобятся - это точно). Лучше сразу записать это в список последовательности, так как с этим могут возникнуть дополнительные сложности - например, чтобы это сделать потребуется привести его в порядок или отремонтировать, тогда задача затянется. Так что лучше ее иметь в качестве напоминаний, "на дозрев" - см. Рис 1.

Рис 1. Обновленный список дел

- разместить объявление на Авито

Эту задачу мы уже записали как следствие размышлений над предыдущей задачей.

- вымыть квартиру после того как перевезут вещи, оставить на это день

Эта запись нам напоминает о том, что планировать вывоз мебели стоит заранее - хотя бы за день, чтобы успеть еще и вымыть квартиру и привести все окончательно в порядок, чтобы не стыдно было ее сдавать новым жильцам.

Полагаю, что по мере выполнения всех задач и приближении срока перевозки будут появляться все больше деталей и новых задач, которые будут появляться в под-проекте "Осуществить переезд", но пока просто запишем "Перевезти мебель с грузчиками в новую квартиру" и поставим для нее дату. Можно также поставить зависимость, при которой эта задача станет актуальной только после того как будет закончен под-проект "Подготовить вещи". Но поскольку в реальной жизни случается так, что срок уже наступает, а все нюансы еще не подготовлены (так как появились в последний момент), то лучше оставить только зависимость по дате - переезд может быть осуществлен даже если что-то в итоге и не успели подготовить.

А уже после можно добавить задачу "Вымыть квартиру".

Ура! Наконец мы разобрали все задачи, которые внесли первоначально в MLO Inbox в результате мозгового штурма. Конечно, на подробный разбор нам понадобилось много времени. Я же тем самым пытался дать вам как можно более подробный пример того что должно происходить в голове человека когда он прорабатывает свои записи. Параллельно с этим мы разобрали все основные правила записи и формулировки задач, подобно разобрали интерфейс и как с помощью него вводить задачи в список, а также рассмотрели все типы задач, которые могут встречаться и как их следует обрабатывать. Полагаю, что я еще раз вернусь в будущих статьях к обобщению того, что мы должны были усвоить, разбирая этот список дел, а пока предлагаю вам скачать список дел в формате .ml, который получился, и который вы сможете открыть в своем МЛО.

Скачать шаблон МЛО с задачами: ProductivityBeast-Feb-2017-actions.ml

Итак, в следущий раз мы с вами уже, наконец, перейдем к разбору списка активных задач.

P. S. Пишите в комментариях все, что вы хотите спросить - даже не по теме - я обязательно отвечу.

P. P. S. Подписывайтесь на email рассылку об обновлениях блога - это можно сделать в правом верхнем углу. Лишнего ничего слать не буду - обещаю. Передать кому-то ваши данные не смогу чисто технически - они мне попросту не попадают; но даже если бы попадали, то, считая эту практикой аморальной и криминальной, я бы такого точно не стал бы делать, и других призываю такими вещами не заниматься - давайте друг друга любить и уважать.

Организация дел по методу Productivity Beast #7. Обновленный список задач.

Приветствую вас, уважаемые читатели! В прошлой статье "Организация дел по методу Productivity Beast #6. Продолжаем разбирать MLO Inbox." мы с вами остановились на разборе MLO Inbox, который сегодня и продолжим.

Давайте снова вернемся к списку дел, который мы составили еще в статье "Анализ истории с переездом #4. Мозговой штурм. Практика." и разберем задачи, которые мы не успели разобрать в предыдущей статье.

- отобрать вещи для выноса

Эта запись наводит на мысль, что какую-то часть вещей нам нет необходимости утилизировать через компанию (они все-таки берут какие-то деньги за это) - а можно вынести самостоятельно на помойку - как правило, уже через 10 минут эти вещи кому-нибудь пригождаются. Тогда отредактируем нашу задачу об утилизации вещей через компанию, что это касается только габаритных вещей - пусть они этим занимаются; а все остальное мы вынесем сами.

- кто поможет вынести на помойку габаритные вещи? Попросить друга.

В данном случае, поскольку мы решили, что габаритную мебель (например, старый диван), мы будем утилизировать через компанию, то речь идет просто о том, что довольно крупных вещей может скопиться немало (например, какая-нибудь уже никому не нужная гитара со сломанным грифом, санки из детства с поломанной лыжей - все, что было жалко выбросить). Для этого внесем в "Подготовить вещи" задачу о том, чтобы попросить друга, который живет в соседней парадной, Пашу помочь вынести все эти вещи, предварительно позвонив ему. Причем не будем делать зависимость от того, что сперва нужно "собрать вещи на вынос", потому что с Пашей лучше было бы договориться заранее, параллельно с тем как будут собираться вещи (может быть, даже он предложит помочь их собрать...). Посмотрите как оформлена эта задача на Рис 1.

Рис 1. Обновленный список задач

Еще отмечу, что задача о помощи друга не будет формулироваться как "Договориться с Пашей...", так как это не совсем конкретное действие - можно договориться по телефону или при личной встречи и лучше было бы определить каким образом, иначе мозг будет снова "впадать в прокрастинацию", как тот самый Буриданов осел, который не смог выбрать между двумя одинаковыми стопами сена и умер от голода.

- часть можно продать и отдать (книги, например)

Хм, книги можно было бы отдать в библиотеку - давайте поставим себе задачу - позвонить в библиотеку и спросить готовы ли они принять пару томиков Пушкина, которые совсем не хочется везти в новую квартиру - сейчас же все уже электронное, а детям может пригодиться... Стоп! Я же не знаю телефонного номера библиотеки - тогда снова у нас первой задачей будет стоять - найти в интернете номер ближайшей библиотеки. Отмечу, что, возможно, я прибегаю к "поиску в интернете" слишком часто и читатель, привыкший к другим способам поиска информации (например, через друзей, или через телефонный справочник) может счесть этот метод более эффективным. Что ж, система не навязывает вам путь, который вы избираете для выполнения своих задач, но предлагает наиболее эффективный путь их формулировки и прояснения для избежания затягивания с их выполнением и четкого плана действия, обретение контроля.

- поискать в интернете кто принимает книги - пусть заберут на самовывозе

Добавим в задачу, что нас могут интересовать не только библиотека, но и те, кто, возможно, скупают книги.

Итак, давайте пока на этом остановимся - в следующий раз, думаю, что мы дойдем до конца списка.

P. S. Задавайте вопросы в комментариях, пишите свои предложения и критику - все учту.

P. P. S. Нажмите на кнопку "Добавить в круги" в верхнем правом углу - таким образом вы войдете в коммюнити  Productivity Beast и станете получать рассылку на полезную информацию в первых рядах.

Организация дел по методу Productivity Beast #6. Продолжаем разбирать MLO Inbox.

Приветствую всех! В прошлой статье "Организация дел по методу Productivity Beast #5. Отсроченная задача." мы с вами разбирали мысли, записанные в MLO Inbox, и размещали их в нашем иерархическом дереве задач. В том числе, мы разобрали с вами отсроченные задачи. В этой статье мы с вами продолжим разбирать список.

Снова давайте вернемся к нашему "списку мыслей", который мы составили в статье "Анализ истории с переездом #4. Мозговой штурм. Практика.". Мы остановились на следующей записи:

- узнать стоимость услуг транспортировки у друзей (кто что посоветует)

Давайте конкретизируем задачу. Скажем, вы предполагаете, что у Ивана Петровича - вашего коллеги по работе - можно спросить что он посоветует по поводу компаний по перевозке. Он, вроде бы, сам недавно переезжал на другую квартиру, да и вообще человек опытный... Так что перенес задачу "Спросить у Ивана Петровича какую компанию по перевозке он посоветует" в папку WORK - см. Рис 1.

Рис 1. Обновленный список дел с новыми задачи

Поместив задачу в соответствующую папку, мы таким образом наделяем ее автоматически соответствующим контекстом, то есть задачи из папки WORK будут попадать только во вкладку WORK, а мы на нее будем заходить только когда появимся на работе. Таким образом, мы снова фильтруем наш список задач в зависимости от места где мы находимся, и в наше поле зрение не попадают задачи, которые мы не можем выполнить здесь и сейчас.

- поискать в интернете услуги (Грузовичков)

Эту задачу мы уже записали. Можно добавить разве что напоминание про то, что стоит заглянуть на сайт компании Грузовичков.

- "позвонить, узнать по поводу цен", "найти и посмотреть план новой квартиры, по метражу", "прикинуть что куда можно будет поставить"

Все эти задачи у нас записаны - см. "Организация дел по методу Productivity Beast #3. Правило № 1 и 2.".

- посмотреть размер дверных проемов

Добавляем задачу "Измерить дверные проемы" в под-проект "Спланировать переезд".

- позвонить в сервис перевозок - грузчики будут? Сколько стоят?

Добавить напоминание "можно ли заказать грузчиков?" для задачи поиска подходящей компании по перевозкам

- наверное отпроситься на работе на весь день (заранее)

Ставим задачу "Сказать начальству, что 23 января беру отгул на день" и переносим в папку WORK. Поскольку нет смысла предупреждать всех за месяц, а то забудут (если только у вас не все с этим так строго), поэтому поставим дату начала этой задачи на 16 января - за неделю.

- составить список нужных мне вещей

Помещаем в под-проект "Спланировать переезд" как "составить список вещей, которые возьму с собой в новую квартиру".

- ненужные вещи утилизировать

Во-первых, эта задача должна идти после того как мы распишем нужные вещи (предыдущая задача). Во-вторых, она имеет несколько подзадач, первая из которых: "Найти в интернете компанию по утилизации вещей". Остальные задачи, которые последуют за выполнением первой, например "позвонить в компанию и заказать утилизацию вещей" можно не записывать - все дело в том, что как только вы приступите к выполнению первой задачи, то, скорее всего, и так приступите к выполнению следующего дела без того, чтобы смотреть в свой список дел. При этом, если возникнут новые обстоятельства (например, ваш друг согласится все сам забрать), то все задачи, которые вы подробно расписывали, вам попросту не пригодятся - время будет потрачено зря. Между тем, первую задачу определить нужно обязательно - это основной принцип GTD - так как только когда перед вами будет список "неделимых" задач, вы сможете приступить к нему без всякой прокрастинации. Если же в процессе выполнения первой задачи вы отвлечетесь настолько, что "автоматическое выполнение следующей задачи" вам не удастся, а посмотрев в список вы не найдете следующую задачу - так как вы ее не записали - то просто настанет время прояснить какие будут следующие задачи и продолжить выполнение.

Итак, давайте на этом пока остановимся и продолжим в следующей статье.

P. S. Пожалуйста, пишите комментарии, даже если вы просто нашли орфографическую, пунктуационную, смысловую или грамматическую ошибку - я буду рад ее исправить, так как пишу быстро и патологичеки допускаю ошибки - не только в тексте, но и в жизни:)

P. P. S. Подписывайтесь на рассылку в верхнем правом углу блога.

Организация дел по методу Productivity Beast #5. Отсроченная задача.

Всем привет! В прошлой статье "Организация дел по методу Productivity Beast #4. Правило № 3." мы с вами завершили разбирать основные правила формулировки задач и в текущей статье попробуем разобрать следующие задачи, и разберем новый тип "отсроченной" задачи.

Итак, теперь вернемся немного назад к списку мыслей из MLO Inbox, который мы составили в статье "Анализ истории с переездом #4. Мозговой штурм. Практика.".

- какие вещи мне нужны?

Это мы уже записали - идем дальше...

- габаритные вещи сложно перевозить самому

Это просто мысль-утверждение, которое порождает следующую мысль, записанную ниже.

- надо заказать машину

Это, определенно, мысль, порождающая действие. Записываем в под-проект "Спланировать переезд" задачу "заказать машину для перевозки". Разбиваем задачу на действия:

- найти в интернете подходящую компанию для перевозки мебели

(в комментариях к задаче ставлю "- сравнить цены", "- сравнить условия" - это напоминания, чтобы не забыть, однако не самостоятельные действия). Может возникнуть вопрос, - "Почему в этом случае "найти" мы делим? Ведь это не совсем конкретное действие, как мы выяснили в прошлый раз...". Но при этом, конкретным первым действием я вижу разве что "вбить в поисковик фразу "компании по перевозки мебели"", а это уже противоречит правилу №2 "Бритва Оккамы" - не нужно дробить задачу до абсурда. Но, в принципе, это на ваше усмотрение - если это поможет вам приступить к выполнению этого дела более уверенно, вы можете потратить немного времени на то, чтобы расписать задачу досконально.

Отсроченная задача

В голове сразу появляется идея о том, что как только я найду подходящую компанию, то следует им сразу и позвонить и заказать машину, поэтому следовали бы записать это следующей задачей. Однако, при заказе необходимо точно указать какого числа заказывать машину, поэтому можно повременить с этим и поставить задачу на выполнение в будущем.

Иными словами, если даже зависимая задача о поиске подходящей компании будет выполнена, когда мы поставим задаче время начала, она будет активной только по наступлении конкретного дня. Таким образом, ставим задаче срок 23 января - за 2 дня до нашего срока - см. Рис 1.

Рис 1. Как добавить срок для задачи

Отсроченная задача - это еще один способ алгоритмизировать ваш иерархический список дел так, чтобы в списке дел, по которому вы будете принимать решение, задача появлялась только в нужный момент.

Однако, вынужден вас предостеречь - может возникнуть соблазн ставить задачи на будущее время только потому, что вы не хотите о них сейчас думать - это контрпродуктивно. Задачу на потом относить необходимо только если на это есть веские причины. Например, встреча назначена на конкретную дату, или, как в нашем случае, определить дату заказа машины лучше тогда, когда будет известна дополнительная информация. При этом получение этой информации не может быть записано в качестве задачи.

Таким образом, с помощью отсроченных задач вы можете не использовать календарь, так как нужная вам задача появится в списке ваших дел в нужное время. Однако, для того, чтобы иметь такие задачи как "встреча" и пр., имеющие конкретные договоренности по дате и времени - можно их вносить в календарь в любом удобном вам приложении - но не более того. Использовать календарь для записи дел, которые не имеют точной даты (это практически 98% всех дел) - это контрпродуктивно и не гибко. Что будет, если на этот день возникнут какие-то новые обстоятельства и дела - переносить на следующий день, испытывая тяжелое чувство разочарования, что это так не удалось сделать сегодня? Обычно так и бывает. И обычно те задачи, которые перенеслись на следующий день легко переносятся и на следующий - ведь вы, ваш мозг, уже уловил способ закончить все дела на сегодня - просто перенесите все на следующий день - вы так уже делали...

Итак, давайте пока на этом остановимся - в следующий раз продолжим разбирать оставшиеся задачи и попутно я буду объяснять новые правила.

P. S. Пишите комментарии, если что-то было не понятно.

P. P. S. Подписывайтесь на обновление блога в верхнем правом углу - жмите на кнопку или оставляйте имейл.

Организация дел по методу Productivity Beast #2. Вносим задачи из Inbox. Разбиваем проект на этапы.

Всем привет! В прошлой статье я взял сделал вступительное слово для того, чтобы объяснить ряд важных правил, которые следует держать в голове при выполнении организации дел на практике. В этой статье мы приступим к разбору дел, которые мы внесли в MLO Inbox.

Итак, сперва давайте создадим наш проект (задачу) - назовем ее "Переехать в новую квартиру". В статье "Анализ истории с переездом #2. Правильная формулировка задачи." мы разбирали насколько важно правильно формулировать задачу или цель проекта. Однако, большой проект вы можете назвать как вам захочется - лучше всего наиболее лаконично - уложиться в 3-4 слова. Саму цель по всем правилам следует описать в комментарии к задаче/проекту - см. Рис 1, - так как ее описание может занять куда больше слов, однако именно ее - цель - необходимо держать перед глазами.

Рис 1. Создаем проект и прописываем для него цель

Теперь я буду брать каждую из задач из Inbox и обрабатывать согласно модели ProductivityBeast.

- что такое необходимые вещи?

Вопрос, который скорее подразумевает "Какие вещи мне необходимы в новой квартире, что я хочу взять с собой?". Ок, это:
- диван
- шкаф
- кровать
- бабушкин сервиз
Это порождает сразу несколько мыслей вслед:
- надо измерить габаритные вещи
- посмотреть на плане новой квартиры поместятся ли габаритные вещи
- найти этот план (должен быть у меня в папке с документами о покупке)
- хрупкие вещи (сервиз) нужно будет упаковать в коробки с каким-нибудь мягким наполнителем... им я постоянно не пользуюсь, так что можно сделать это заранее

Итак, уже сформировались задачи, которые имеют довольно четкую формулировку - их можно переносить в наш иерархический список дел, но давайте не будем торопиться. Дело в том, что такими темпами мы быстро заполним весь проект большим количеством задач - лучше всего разбить выполнение проекта на этапы. Вы же помните, что наша цель - сделать так, чтобы фокус нашего внимания не распалялся на множество задач разом, а сосредотачивался лишь на небольшом количестве, и это количество дел, которые попадают в поле нашего внимания, должно стремиться не превышать 7-ми, это связано с особенностью нашей краткосрочной памяти и число это выведено учеными эмпирически. Я отдельно как-нибудь напишу про число "фокус на 7-ми объектах", но пока не будем тратить на это время.

Таким образом, можно разбить проект на 3 этапа:
- Спланировать переезд
- Подготовить вещи
- Осуществить переезд

Пока эти этапы условные - мы вольны их менять сообразно задачам, которые будут у нас формироваться. Все эти этапы оформляем как проекты, кликая на настройку "Это - проект".

После того как мы разбили проект на этапы, внесем задачи, а также конкретизируем их и переформулируем - см. Рис 2. Все это делается быстро когда уже развит навык, понимание что необходимо дополнить для той или иной задачи, а также каким образом она должна быть сформулирована, чтобы не стать причиной вашей прокрастинации и беспокойства. Когда вы делаете это впервые, вам может потребоваться немного больше времени и усилий, чтобы собрать все знания воедино и начать делать все согласно "правилам".

Рис 2. Начинаем формировать список дел для выполнения задачи с переездом

Для того, чтобы продолжать дальше с разбором, необходимо будет подробно пояснить почему задачи сформулированы так, а не иначе, а также какие выставлены настройки по их выполнению. Этому я посвящу отдельную статью, а пока предлагаю проанализировать список дел на Рис 2 самостоятельно.

P. S.  Предлагаю вам в качестве домашнего задания попытаться разложить свой проект на задачи подобно тому как мы это делаем сейчас с "Историей с переездом". Если будут возникать вопросы - пишите в комментариях прямо здесь.

P. P. S. Подписывайтесь на обновление - так вы сможете не упустить логику рассуждений, а также сможете понемногу выполнять планирование и своих проектов - таким образом не будет "информационной перегруженности" - так что лучше читать и делать все как только приходит к вам уведомление о появлении новой статьи - а его можно получить только подписавшись в правом верхнем углу блога (email или Google+ Круги).