Организация дел по методу Productivity Beast #3. Правило № 1 и 2.

В прошлой статье "Организация дел по методу Productivity Beast #2. Вносим задачи из Inbox. Разбиваем проект на этапы." мы с вами сформировали первую группу задач, к которой я постараюсь дать более подробные пояснения в данной статье.

Давайте теперь по-подробнее остановимся на том как я сформулировал задачи, а также какие добавил и зачем.

Рис 1. Список дел

Посмотрите на Рис 1 еще раз, давайте разберем каждую из задач, которые я внес на предыдущем этапе.

- прикинуть на плане квартиры поместятся ли габаритные вещи

Как мы видим, каждая задача, включая эту, сформулирована в побудительной форме - она звучит как приказ или распоряжение, которое вы отдаете кому-то постороннему. Вы должны заботится о том, чтобы задача была сформулирована наиболее четко и понятно, чтобы она не имела других толкований, вызывала четкие, ясные ассоциативные образы как ее выполнять. Иначе все будет как в примере с дворецким в задаче "Анализ истории с переездом #2. Правильная формулировка задачи.".

Правила формулирования задач

Общее правило: формулируйте задачу так, как если бы поручали выполнение своему "недотепе-слуге".

1. Задача должна быть сформулирована в побудительной форме

Посмотрите на Рис 1, все задачи, даже этапы проекта, начинаются с глагола: спланировать, прикинуть, измерить, посмотреть, подготовить, упаковать, достать, настрич, положить, осуществить. Это все не просто так, дело в том, что если мы вспомним с вами о чем говорили в рамках темы про мозговой штурм, то будет понятно, что наш список дел - это тоже способ общения с нашим мозгом, сознанием. Мы ему отдаем команды на выполнение - в противном случае, мы снова столкнемся с "затором сознания" - причиной прокрастинации и стресса. Ведь между задачей "Переезд" и "Спланировать переезд" - большая разница, в первом случае - это вообще не задача. Даже глагол "спланировать" - не очень конкретный, так как это целая череда не всегда стандартизированных действий, но этого достаточно для формулировки под-проекта. Для задачи же уместно будет уже использовать более конкретные глаголы: измерить, положить, достать и т. п.

2. Задача должна быть разбита на "неделимые" действия

Добавляйте к задаче столько под-задач, сколько потребуется до тех пор, пока это задача будет уже "неделимой", то есть будет представлять собой действие, которое занимает от 2 минут и более.

В нашем примере, "измерить габаритные вещи" - задача, которая требует пояснения: не понятно что это за габаритные вещи, не понятно сколько это займет времени на выполнение - все зависит от списка вещей, которые мы будем измерять. Поэтому нам необходимо расписать что мы будем измерять: диван, шкаф, кровать. По правилу №1, мы добавляем глагол - измерить диван, измерить шкаф, измерить кровать. Не ленитесь добавлять глагол и расписывать задачи - все дело в том, что потом каждая из этих задач попадет в ваш список дел. Что будет, если в списке дел у вас будет записано "шкаф"? Не понятно что делать.... А что если "измерить шкаф"? Уже понятнее.

Не стоит только перебарщивать, - "Все следует упрощать до тех пор, пока это возможно, но не более того", - как говаривал Эйнштейн (формулировка принципа "Бритва Оккамы"). Например, чтобы "измерить шкаф", вам потребуется: открыть коробку с инструментами, взять измерительную ленту, приложить ленту к одному боку, ко второму боку и так далее. Всего этого описывать не надо, тем более, что каждое такое дело занимает менее 2-х минут и не подлежит записыванию, а подлежит немедленному выполнению. Исключением является только то, что вы находитесь в месте, где этого просто не сделать, поэтому остается только записать, чтобы не забыть.

Исключениями, при которых вам может потребоваться конкретизация действий вплоть до "взять измерительную линейку" это:

- Вы понятия не имеете где ваша измерительная линейка и есть ли она вообще - вам потребуется время, чтобы ее найти. Или вы точно знаете, что ее нет, поэтому вам необходимо будет записать в список OUTSIDE "купить измерительную линейку", и поставить зависимость для задачи измерить шкаф, что она станет актуальной только после выполнения задачи "купить измерительную линейку".

Итак, давайте пока на этом остановимся, и продолжим в следующей статье разбирать оставшиеся правила работы с задачами.

P. S. Попробуйте поработать со своими проектами подобным образом (вы ведь выполнили задание из предыдущей статьи, не так ли?) и ощутить как меняется восприятие задач как только вы начинаете их конкретизировать и добавлять побуждение. Пишите в комментариях что получилось и что не получилось.

P. P. S. Подписывайтесь на получение уведомлений о новых статьях - оставайтесь в курсе.