Организация дел по методу Productivity Beast #4. Правило № 3.

Всем привет! В прошлый раз в статье "Организация дел по методу Productivity Beast #3. Правило № 1 и 2." мы с вами разобрали 2 базовый правила, которых необходимо придерживаться когда вы вносите задачи в ваш иерархический список. Сегодня продолжим обсуждать эту крайне важную тему.

Снова давайте обратимся к нашему списку дел, который мы сформировали в статье "Организация дел по методу Productivity Beast #2. Вносим задачи из Inbox. Разбиваем проект на этапы." - см. Рис 1.

Рис 1. Список дел

Правило № 3. Задача должна быть выполнимой

Обратите, пожалуйста, внимание на то как записана задача "посмотреть план новой квартиры в папке с документами о покупке". При записывании в качестве мысли, это звучало как: "Найти план квартиры (должен быть у меня в папке с документами о покупке)". Все дело в том, что "найти" - это не задача, это желаемый результат. Для того, что вам "найти" что-то, нужно посмотреть в каком-то месте, если там этого нет - то в другом, пока вы не получите желаемый результат - найдете предмет.

Неужели это так важно? Да, это архиважно, потому что именно здесь и кроется психологический аспект: если у вас в списке записаны невыполнимые напоминания - это лишь раздражает ваш мозг - он видит, что нужно что-то сделать, но как сделать, он не видит. Отсюда и происходит затягивание к тому чтобы приступить к выполнению дел - прокрастинация. Ведь у вас целый список напоминаний - их все надо сделать, некоторые , при том, к определенному сроку. Но в итоге, большинство этих напоминаний - это либо группа задач, которые нельзя выполнить разом (например, "Переехать в новую квартиру"), либо эта задача невыполнима по причине того, что нет всех необходимых условий к ее выполнению (например, "Отправить письмо начальнику" когда оно еще не написано или даже напоминание "Помыть окно в спальне", когда вы находитесь на работе), либо эта задача сформулирована так, что для нее также не определены действия - как в нашем примере. Другое дело, когда у вас записаны четкие выполнимые действия.

Напоследок, давайте посмотрим на задачу "упаковать бабушкин сервиз в коробку с поролоновыми стружками". Эта задача соответствует правилу №1 и содержит побуждающий глагол "упаковать", также соответствует и правилу № 2 и 3, так как разбито на четко сформулированные выполнимые задачи.

Здесь может встать вопрос: "Действительно ли необходимо прописывать все эти задачи: "достать коробку", "настричь пенопласт" и т. д.? Не слишком ли подробно?." Все зависит от ситуации. Конечно, если вы точно знаете где у вас лежит коробка и что она пуста, а на то, чтобы ее достать понадобится не более 2-х минут, то можно это не писать - а сделать сразу. Если у вас подготовлен пенопласт и он уже в стружке, то это тоже можно не писать. Но вот если вы предполагаете, что коробка может быть и на шкафу, что она, возможно, будет не пустая - и нужно будет перекладывать из нее куда-то обувь. Если вам нужно еще найти лестницу, чтобы заглянуть на шкаф, да еще и захочется и протереть пыль - то это все это может занять не 2 минуты, а куда больше. В этом случае задачи и расписываются так подробно, чтобы не забыть что вам вообще необходимо сделать пока вы "искали лестницу", например.

Итак, мы разобрались с правилами записывания задач - в следующий раз пойдем дальше и распишем оставшиеся задачи для выполнения нашей цели.

P. S. Пишите комментарии к статье, я на них обязательно отвечу.

P. P. S. Подписывайтесь на обновления блога в правом верхнем углу - "Email address", "Добавить в круги", "Подписаться".

Организация дел по методу Productivity Beast #3. Правило № 1 и 2.

В прошлой статье "Организация дел по методу Productivity Beast #2. Вносим задачи из Inbox. Разбиваем проект на этапы." мы с вами сформировали первую группу задач, к которой я постараюсь дать более подробные пояснения в данной статье.

Давайте теперь по-подробнее остановимся на том как я сформулировал задачи, а также какие добавил и зачем.

Рис 1. Список дел

Посмотрите на Рис 1 еще раз, давайте разберем каждую из задач, которые я внес на предыдущем этапе.

- прикинуть на плане квартиры поместятся ли габаритные вещи

Как мы видим, каждая задача, включая эту, сформулирована в побудительной форме - она звучит как приказ или распоряжение, которое вы отдаете кому-то постороннему. Вы должны заботится о том, чтобы задача была сформулирована наиболее четко и понятно, чтобы она не имела других толкований, вызывала четкие, ясные ассоциативные образы как ее выполнять. Иначе все будет как в примере с дворецким в задаче "Анализ истории с переездом #2. Правильная формулировка задачи.".

Правила формулирования задач

Общее правило: формулируйте задачу так, как если бы поручали выполнение своему "недотепе-слуге".

1. Задача должна быть сформулирована в побудительной форме

Посмотрите на Рис 1, все задачи, даже этапы проекта, начинаются с глагола: спланировать, прикинуть, измерить, посмотреть, подготовить, упаковать, достать, настрич, положить, осуществить. Это все не просто так, дело в том, что если мы вспомним с вами о чем говорили в рамках темы про мозговой штурм, то будет понятно, что наш список дел - это тоже способ общения с нашим мозгом, сознанием. Мы ему отдаем команды на выполнение - в противном случае, мы снова столкнемся с "затором сознания" - причиной прокрастинации и стресса. Ведь между задачей "Переезд" и "Спланировать переезд" - большая разница, в первом случае - это вообще не задача. Даже глагол "спланировать" - не очень конкретный, так как это целая череда не всегда стандартизированных действий, но этого достаточно для формулировки под-проекта. Для задачи же уместно будет уже использовать более конкретные глаголы: измерить, положить, достать и т. п.

2. Задача должна быть разбита на "неделимые" действия

Добавляйте к задаче столько под-задач, сколько потребуется до тех пор, пока это задача будет уже "неделимой", то есть будет представлять собой действие, которое занимает от 2 минут и более.

В нашем примере, "измерить габаритные вещи" - задача, которая требует пояснения: не понятно что это за габаритные вещи, не понятно сколько это займет времени на выполнение - все зависит от списка вещей, которые мы будем измерять. Поэтому нам необходимо расписать что мы будем измерять: диван, шкаф, кровать. По правилу №1, мы добавляем глагол - измерить диван, измерить шкаф, измерить кровать. Не ленитесь добавлять глагол и расписывать задачи - все дело в том, что потом каждая из этих задач попадет в ваш список дел. Что будет, если в списке дел у вас будет записано "шкаф"? Не понятно что делать.... А что если "измерить шкаф"? Уже понятнее.

Не стоит только перебарщивать, - "Все следует упрощать до тех пор, пока это возможно, но не более того", - как говаривал Эйнштейн (формулировка принципа "Бритва Оккамы"). Например, чтобы "измерить шкаф", вам потребуется: открыть коробку с инструментами, взять измерительную ленту, приложить ленту к одному боку, ко второму боку и так далее. Всего этого описывать не надо, тем более, что каждое такое дело занимает менее 2-х минут и не подлежит записыванию, а подлежит немедленному выполнению. Исключением является только то, что вы находитесь в месте, где этого просто не сделать, поэтому остается только записать, чтобы не забыть.

Исключениями, при которых вам может потребоваться конкретизация действий вплоть до "взять измерительную линейку" это:

- Вы понятия не имеете где ваша измерительная линейка и есть ли она вообще - вам потребуется время, чтобы ее найти. Или вы точно знаете, что ее нет, поэтому вам необходимо будет записать в список OUTSIDE "купить измерительную линейку", и поставить зависимость для задачи измерить шкаф, что она станет актуальной только после выполнения задачи "купить измерительную линейку".

Итак, давайте пока на этом остановимся, и продолжим в следующей статье разбирать оставшиеся правила работы с задачами.

P. S. Попробуйте поработать со своими проектами подобным образом (вы ведь выполнили задание из предыдущей статьи, не так ли?) и ощутить как меняется восприятие задач как только вы начинаете их конкретизировать и добавлять побуждение. Пишите в комментариях что получилось и что не получилось.

P. P. S. Подписывайтесь на получение уведомлений о новых статьях - оставайтесь в курсе.

Организация дел по методу Productivity Beast #2. Вносим задачи из Inbox. Разбиваем проект на этапы.

Всем привет! В прошлой статье я взял сделал вступительное слово для того, чтобы объяснить ряд важных правил, которые следует держать в голове при выполнении организации дел на практике. В этой статье мы приступим к разбору дел, которые мы внесли в MLO Inbox.

Итак, сперва давайте создадим наш проект (задачу) - назовем ее "Переехать в новую квартиру". В статье "Анализ истории с переездом #2. Правильная формулировка задачи." мы разбирали насколько важно правильно формулировать задачу или цель проекта. Однако, большой проект вы можете назвать как вам захочется - лучше всего наиболее лаконично - уложиться в 3-4 слова. Саму цель по всем правилам следует описать в комментарии к задаче/проекту - см. Рис 1, - так как ее описание может занять куда больше слов, однако именно ее - цель - необходимо держать перед глазами.

Рис 1. Создаем проект и прописываем для него цель

Теперь я буду брать каждую из задач из Inbox и обрабатывать согласно модели ProductivityBeast.

- что такое необходимые вещи?

Вопрос, который скорее подразумевает "Какие вещи мне необходимы в новой квартире, что я хочу взять с собой?". Ок, это:
- диван
- шкаф
- кровать
- бабушкин сервиз
Это порождает сразу несколько мыслей вслед:
- надо измерить габаритные вещи
- посмотреть на плане новой квартиры поместятся ли габаритные вещи
- найти этот план (должен быть у меня в папке с документами о покупке)
- хрупкие вещи (сервиз) нужно будет упаковать в коробки с каким-нибудь мягким наполнителем... им я постоянно не пользуюсь, так что можно сделать это заранее

Итак, уже сформировались задачи, которые имеют довольно четкую формулировку - их можно переносить в наш иерархический список дел, но давайте не будем торопиться. Дело в том, что такими темпами мы быстро заполним весь проект большим количеством задач - лучше всего разбить выполнение проекта на этапы. Вы же помните, что наша цель - сделать так, чтобы фокус нашего внимания не распалялся на множество задач разом, а сосредотачивался лишь на небольшом количестве, и это количество дел, которые попадают в поле нашего внимания, должно стремиться не превышать 7-ми, это связано с особенностью нашей краткосрочной памяти и число это выведено учеными эмпирически. Я отдельно как-нибудь напишу про число "фокус на 7-ми объектах", но пока не будем тратить на это время.

Таким образом, можно разбить проект на 3 этапа:
- Спланировать переезд
- Подготовить вещи
- Осуществить переезд

Пока эти этапы условные - мы вольны их менять сообразно задачам, которые будут у нас формироваться. Все эти этапы оформляем как проекты, кликая на настройку "Это - проект".

После того как мы разбили проект на этапы, внесем задачи, а также конкретизируем их и переформулируем - см. Рис 2. Все это делается быстро когда уже развит навык, понимание что необходимо дополнить для той или иной задачи, а также каким образом она должна быть сформулирована, чтобы не стать причиной вашей прокрастинации и беспокойства. Когда вы делаете это впервые, вам может потребоваться немного больше времени и усилий, чтобы собрать все знания воедино и начать делать все согласно "правилам".

Рис 2. Начинаем формировать список дел для выполнения задачи с переездом

Для того, чтобы продолжать дальше с разбором, необходимо будет подробно пояснить почему задачи сформулированы так, а не иначе, а также какие выставлены настройки по их выполнению. Этому я посвящу отдельную статью, а пока предлагаю проанализировать список дел на Рис 2 самостоятельно.

P. S.  Предлагаю вам в качестве домашнего задания попытаться разложить свой проект на задачи подобно тому как мы это делаем сейчас с "Историей с переездом". Если будут возникать вопросы - пишите в комментариях прямо здесь.

P. P. S. Подписывайтесь на обновление - так вы сможете не упустить логику рассуждений, а также сможете понемногу выполнять планирование и своих проектов - таким образом не будет "информационной перегруженности" - так что лучше читать и делать все как только приходит к вам уведомление о появлении новой статьи - а его можно получить только подписавшись в правом верхнем углу блога (email или Google+ Круги).

Анализ истории с переездом #2. Правильная формулировка задачи.

В прошлой статье "Анализ истории с переездом. Озвучивание цели. Немного о силе воли и тайм-менеджменте." мы с вами начали разбирать принципы озвучивания цели, однако я прервался на важное отступление по поводу силы воли и методов тайм-менеджмента. В этой статье завершим обсуждение озвучивания цели или формулировки задачи и перейдем к мозговому штурму (брейнстормингу), который будем разбирать уже в следующий раз.

Формулируем задачу - продолжение

Итак, нам необходимо было сформулировать задачу в истории с переездом в другую квартиру. Обращу ваше внимание, что я стараюсь не использовать такое словосочетание как "постановка цели", а использую вместо этого "озвучивание цели" или "формулировка задачи". Все дело в том, что процесс "постановки" перед собой целей на неделю, месяц, 3 месяца, год и пр. - это процесс гораздо более комплексный и мы обязательно вернемся к нему в будущих статьях, но для решения локальных задач как в нашем примере, для устранения прокрастинации и повышения продуктивности, нам достаточно пока рассмотреть только базовые элементы формулирования задачи или цели.

Как я уже говорил ранее, для того, чтобы дать возможность вашему потоку мыслей литься свободно по поводу решения вашей задачи, необходимо ее четко сформулировать и определить для нее ограничения (по времени, бюджету и пр.) так, как если бы вы делегировали ее другому, не очень расторопному лицу.

Таким образом, наша цель в истории с переездом может звучать так: "До 25 января перевезти все необходимые вещи из старой квартиры в новую". Казалось бы, кроме как появлением четкой даты, эта формулировка цели не особо отличается от предыдущей: "Переехать в новую квартиру". Однако есть нюансы, которые делают эти варианты озвучивания целей кардинально разными - суть в мысленных представлениях (или мыслеобразах, ментальных образах - называйте как хотите). Важно какие образы и насколько свободно порождаются у нас в голове после прочтения одной и второй цели. Возможно, для челокеа, который не использует это в повседневной практике, разница еле уловима, а возможно и не уловима совсем, но поверьте, именно с этого и начинается настоящая продуктивность - именно умение правильно формулировать цели, задачи, именно это освобождает креативный поток вашего сознания, и делает процесс скорее приятным, чем тягостным; что вас и избавляет, в конечном счете, от прокрастинации, делает ваши решения более творческими, вы начинаете чаще использовать это в своей практике, что все больше улучшает ваши показатели продуктивности, делает это привычкой, необходимость в использовании силы воли пропадает и так далее.

Старая формулировка задачи: "Переехать в новую квартиру".

Новая формулировка задачи: "До 25 января перевезти все необходимые вещи из старой квартиры в новую"

В чем же такая большая разница в формулировании одной и второй задачи?

1. Мы использовали конкретную дату.

Необходимо ставить рамки, как если бы озвучивали задачу другому человеку (это может быть рамки бюджета, времени, дополнительные условия выполнения задачи и прочее). И лучше всего, привязываться к конкретной дате, потому что, например, "в течение двух недель", через неделю так и останется " в течение двух недель", а вот по отношению к точной дате - всего неделя.

Как я говорил, для нашего мозга важно воспринимать как можно более конкретные и правильно оформленные задачи - как если бы мы закладывали в него программу, алгоритм, тогда и мыслеобразы будут правильными в ответ, а нам останется их только записывать (на этапе мозгового штурма)

2. Мы использовали формулировку "Перевезти все необходимые вещи", вместо "Переехать".

Какие мыслеобразы у вас возникают в голове, когда вы слышите "переехать в новую квартиру"? Возможно, такие: "Вы садитесь в свою машину (или такси), доезжаете до новой квартиры и вот вы в ней - вы переехали!", - или, - "Вы входите в новую квартиру, вместе с вами заходят: диван, шкаф, кровать и прочая мебель. Вы вздымаете руки вверх - ура я переехал (или переехала)!". Все сделалось как бы само...

А теперь попробуйте описать свои мыслеобразы при прочтении "Перевезти все необходимые вещи". Возможно, мыслеобразы такие: "Вы заказываете грузовой автомобиль. Затем грузите вашу мебель: диван, шкаф, кровать... Ваша старая квартира пуста. Ах да, надо будет не забыть помыть квартиру, там наверняка много пыли за мебелью... Вы ввозите мебель в новую квартиру... Ах да, нужно же еще посчитать влезет ли моя старая мебель в новую квартиру... Ух, шкаф же не влезет в проем, надо его измерить... А как я хрупкие вещи с собой повезу... их много... в несколько заходов? Дорого может выйти...". И так далее.

В общем, вы на продуктивной волне, дав команду мозгу обдумывать конкретные действия вместо не очень определенного понятия, вы породили такие четкие и релевантные мыслеобразы в своей голове, что теперь вам достаточно только записывать все, что приходит в голове, все дейтсвия, мысли, предостережения. И делать это важно на первом этапе без анализа, без суждения, просто записывая все то, что говорит вам ваш мозг в ответ на правильно заданный в него запрос. Это и будет называться мозговым штурмом (брейнстормингом), о котором мы поговорим в следующий раз.

P.S. Поскольку речь в статье идет про такие субъективные понятия как "мыслеобразы" в вашей голове, пожалуйста, дайте мне обратную связь. Действительно ли и в вашей голове возникают схожие мысленные представления, и если нет - то какие? Напишите, пожалуйста, в комментариях.

P.P.S. Чтобы не пропустить выпуск новой статьи - подписывайтесь на обновления в правом верхнем углу.

Анализ истории с переездом #1. Озвучивание цели. Немного о силе воли и тайм-менеджменте.

Итак давайте разберем предыдущий пример с историей о переезде. Как необходимо было действовать герою (или героине) нашей истории?

Прежде всего давайте вспомним какие были обстоятельства и какую необходимо было выполнить цель. Была куплена новая квартира, а старая, в которой живет наша героиня, продана (давайте договоримся, что главное действующее лицо истории - женщина, для простоты изложения). Через 2 недели должны въехать новые жильцы.

Запишите цель

Первое что необходимо сделать, это записать цель наиболее четко и ясно, как если бы вы озвучивали эту цель другому человеку, который это будет выполнять. Представим, что у вас есть слуга, дворецкий и вы ему скажите, поправляя пенсне: "Дорогой Дживс, нам бы нужно переехать в новую квартиру, скоро будут вселяться новые жильцы... Вы не могли бы позаботиться об этом, любезный мой?". И через 2 недели, глядя на все ту же мебель в квартире, вы спрашиваете у своего дворецкого: "Как обстоят дела с переездом, дорогуша?". На что тот отвечает: "Но сэр [или мэм, не важно], вы не говорили, что это должно произойти через 2 недели; к тому же я перевез ваш саквояж, разве вам этого будет не достаточно для работы?".

Мораль истории с дворецким такова, что чем больше необходимых деталей вы включите в свою цель и обозначите все рамки - тем лучше. Все дело в том, что записывая цель, вы таким образом даете команду своему мозгу, который представляет собой того самого "не очень проворного дворецкого". Да, наш мозг - чудо эволюции и творения природы, но как доказывают ученые, выполняемые им функции достаточно линейны и однозадачны по своей сути, только усилием воли мы можем объединять его линейные функции в сложные образы и мыслительные процессы. Но нам-то как раз и нужно избавиться от использования силы воли, иначе вы как раз и столкнетесь с прокрастинацией, с той "горой дел", которую не сдвинуть без нечеловеческого использования силы воли...

Сила воли и ее влияние на прокрастинацию

Небольшое, но очень важное отступление. Большинство методов преодоления прокрастинации, предлагаемые многочисленными авторами, заключается в развитии силы воли, для того, чтобы "одолеть неприступную гору". Для этого советуется: больше спать, тренировать мышцы, принимать Омега 3, завести accountabilibuddy (человек, который будет отслеживать ваш прогресс и стимулировать вас действовать дальше). Это безусловно действенные советы для укрепления силы воли, это действительно вам поможет преодолевать "неприступные горы" (до тех пор пока вы, однажды, не выспитесь....). Но, как известно, "умный в гору не пойдет - умный гору обойдет".

Как я говорил уже не однократно и повторю еще раз, прокрастинация - это не то, с чем необходимо бороться, это не объект приложения силы воли в том числе, так как это лишь симптом, следствие основной проблемы. Устранив проблему, вы сразу же избавитесь от всех симптомов, ей свойственных: низкая продуктивность, повышенная утомляемость, прокрастинация (затягивание), неудовлетворенность от жизни/работы, опаздывания, забывание о маловажных (на ваш взгляд) и важных делах и так далее и тому подобное. Основная проблема - это неумение организовывать дела (а, по сути, даже составлять напоминания об актуальных делах).

При этом, я не утверждаю, что сила воли не нужна для того, чтобы справиться с прокрастинацией, а лишь то, что ее необходимо применять не к преодолению этого замкнутого психологичекого процесса, а к введению в повседневную жизнь принципов правильной организации дел - назовем ее "модель Productivity Beast" (пока ничего более умного я не придумал), которая не сильно отличается от GTD, кроме как 12 лет исследований и практики непосредственного внедрения, унификации на практике описанных Дэвидом Алленом принципов. Практика будет позже, в других статьях, но уже скоро...

Затрону здесь и другой подход, который предлагают авторы на страницах своих блогах, книгах и видео курсах - это различного рода системы тайм-менеджмента. Я понимаю, что "тайм-менеджмент" (управление временем) - это уже устоявшееся словосочетание, но, все же, Рене Декарт говорил: "Определив точно значения слов, вы избавите человечество от половины заблуждений". Как можно "управлять временем"? Мы не управляем временем, мы лишь управляем делами - хорошо или плохо, зависит от нас. Но важно не это, а то, что большинство методов тайм-менеджмента используют так называемое "бюджетирование времени", то есть мы выделяем под какую-то задачу (а, на самом деле, группу задач) некое время на ее выполнение. Но когда вы приступаете к ее выполнение в срок, который себе назначили, вы оказываетесь не в том месте, поступила новая информация по выполнению задачи, появились более срочные и неотложные дела. В современном мире, где все так быстро меняется, такая негибкая система совершенно неэффективна, поэтому многие и забрасывают все попытки научиться-таки управлять своими делами, ставя клеймо на слово "тайм-менеджмент". Но проблема "неумения управлять делами" так никуда и не пропала и человек снова ищет новые способы борьбы с симптомами...

Сильно отступил от основной ветви повествования... Ну да ладно - продолжим в следующей статье уже с анализа нашего рассказа про переезд. А по поводу тайм-менеджмента и развития силы воли я еще напишу более подробные статьи позже.

P.S. Подписывайтесь на рассылку в правом верхнем углу - сможете получать сообщения на почту как только выйдет новая статься. Не пропускайте, а то потом может возникнуть ощущение, что что-то упустили, и  теперь не очень ясна суть, хотя я постараюсь снабжать статьи перекрестными ссылками.

P.P.S. Очень рад буду, если вы оставите свой комментарий и расскажите ваш опыт использования силы воли и методов тайм-менеджмента.