Организация дел по методу Productivity Beast #6. Продолжаем разбирать MLO Inbox.

Приветствую всех! В прошлой статье "Организация дел по методу Productivity Beast #5. Отсроченная задача." мы с вами разбирали мысли, записанные в MLO Inbox, и размещали их в нашем иерархическом дереве задач. В том числе, мы разобрали с вами отсроченные задачи. В этой статье мы с вами продолжим разбирать список.

Снова давайте вернемся к нашему "списку мыслей", который мы составили в статье "Анализ истории с переездом #4. Мозговой штурм. Практика.". Мы остановились на следующей записи:

- узнать стоимость услуг транспортировки у друзей (кто что посоветует)

Давайте конкретизируем задачу. Скажем, вы предполагаете, что у Ивана Петровича - вашего коллеги по работе - можно спросить что он посоветует по поводу компаний по перевозке. Он, вроде бы, сам недавно переезжал на другую квартиру, да и вообще человек опытный... Так что перенес задачу "Спросить у Ивана Петровича какую компанию по перевозке он посоветует" в папку WORK - см. Рис 1.

Рис 1. Обновленный список дел с новыми задачи

Поместив задачу в соответствующую папку, мы таким образом наделяем ее автоматически соответствующим контекстом, то есть задачи из папки WORK будут попадать только во вкладку WORK, а мы на нее будем заходить только когда появимся на работе. Таким образом, мы снова фильтруем наш список задач в зависимости от места где мы находимся, и в наше поле зрение не попадают задачи, которые мы не можем выполнить здесь и сейчас.

- поискать в интернете услуги (Грузовичков)

Эту задачу мы уже записали. Можно добавить разве что напоминание про то, что стоит заглянуть на сайт компании Грузовичков.

- "позвонить, узнать по поводу цен", "найти и посмотреть план новой квартиры, по метражу", "прикинуть что куда можно будет поставить"

Все эти задачи у нас записаны - см. "Организация дел по методу Productivity Beast #3. Правило № 1 и 2.".

- посмотреть размер дверных проемов

Добавляем задачу "Измерить дверные проемы" в под-проект "Спланировать переезд".

- позвонить в сервис перевозок - грузчики будут? Сколько стоят?

Добавить напоминание "можно ли заказать грузчиков?" для задачи поиска подходящей компании по перевозкам

- наверное отпроситься на работе на весь день (заранее)

Ставим задачу "Сказать начальству, что 23 января беру отгул на день" и переносим в папку WORK. Поскольку нет смысла предупреждать всех за месяц, а то забудут (если только у вас не все с этим так строго), поэтому поставим дату начала этой задачи на 16 января - за неделю.

- составить список нужных мне вещей

Помещаем в под-проект "Спланировать переезд" как "составить список вещей, которые возьму с собой в новую квартиру".

- ненужные вещи утилизировать

Во-первых, эта задача должна идти после того как мы распишем нужные вещи (предыдущая задача). Во-вторых, она имеет несколько подзадач, первая из которых: "Найти в интернете компанию по утилизации вещей". Остальные задачи, которые последуют за выполнением первой, например "позвонить в компанию и заказать утилизацию вещей" можно не записывать - все дело в том, что как только вы приступите к выполнению первой задачи, то, скорее всего, и так приступите к выполнению следующего дела без того, чтобы смотреть в свой список дел. При этом, если возникнут новые обстоятельства (например, ваш друг согласится все сам забрать), то все задачи, которые вы подробно расписывали, вам попросту не пригодятся - время будет потрачено зря. Между тем, первую задачу определить нужно обязательно - это основной принцип GTD - так как только когда перед вами будет список "неделимых" задач, вы сможете приступить к нему без всякой прокрастинации. Если же в процессе выполнения первой задачи вы отвлечетесь настолько, что "автоматическое выполнение следующей задачи" вам не удастся, а посмотрев в список вы не найдете следующую задачу - так как вы ее не записали - то просто настанет время прояснить какие будут следующие задачи и продолжить выполнение.

Итак, давайте на этом пока остановимся и продолжим в следующей статье.

P. S. Пожалуйста, пишите комментарии, даже если вы просто нашли орфографическую, пунктуационную, смысловую или грамматическую ошибку - я буду рад ее исправить, так как пишу быстро и патологичеки допускаю ошибки - не только в тексте, но и в жизни:)

P. P. S. Подписывайтесь на рассылку в верхнем правом углу блога.

Организация дел по методу Productivity Beast #1. Вступительное слово. Правило "взял карточку - не клади обратно"

В прошлой статье "Вносим мысли в MLO Inbox. Описание верхнего меню" мы с вами внесли в MLO Inbox основные мысли, которые пришли к нам в ходе мозгового штурма над задачей "До 25 января перевезти все необходимые вещи из старой квартиры в новую". В этой статье мы приступим к обработке этих мыслей, преобразование их в задачи, и закреплении в нашем иерархическом списке дел.

Сперва начнем с описания принципа обработки задач. Частично мы рассмотрели всю общую схему работы по методу ProductivityBeast в статье "Схема организации дел по Productivity Beast". Я снова приведу ее здесь - см. Рис 1.

Рис 1. Схема ProductivityBeast

Сейчас нас больше интересует раздел Действия (красна  зона) и частично Планирование (синяя зона).

Выполняется обработка задач следующим образом: необходимо брать каждую задачу сверху по списку и разбирать ее согласно приведенной на Рис 1 блок схеме.

Сам принцип рассмотрения каждой мысли в Inbox подобен тому как если бы у вас было на столе беспорядочно разбросаны карточки с выписанными на них мыслями, а вы брали бы каждую по отдельности, а потом клали на нужное, предназначенное ей в системе место. Между прочим, подобным образом необходимо будет разобрать все мысли в вашей голове: выписать их все на карточки, а потом разобрать по системе, - только тогда вы обретете "невозмутимое сознание", подобное глади воды.

Главное правило, которое нужно обязательно выполнять, а то разрушится вся ваша система организации дел: "взял карточку" - не возвращай на место  - определи ее место в системе и положи туда. Обязательно нужно выносить решения по каждой задаче, находящуюся в Inbox, на которую вы сфокусировали свое внимание, как бы ни было неприятно это делать - всегда, без исключения. Иначе эти карточки так и останутся "лежать у вас на столе", засоряя ваше рабочее пространство - ваш мозг, что очень быстро скажется в виде вернувшегося к вам беспокойства и прокрастинации. Так вы снова попадаете в ловушку постоянного обдумывания уже обдуманных дел, по которым вы так и не вынесли твердого решения и не определили место в системе. Как только задачи попадают в систему, к которой вы постоянно обращаетесь и постоянно актуализируете, мозг перестает вам давать команды о беспокойстве об этих задачах, напоминать вам о них, так как знает, что они список этих дел появится перед вами ровно в нужный вам момент (если это происходит из разу в раз, ваш мозг будет в это убежден).

К тебе "всегда без исключения" добавлю, что очень важно понимать правило "перепрыгнуть пропасть на 99% и на 100% - две больше разницы", название которого говорит само за себя. Дайте себе волю не выполнить хоть какое-либо правило всего 1 раз, и ваш мозг найдет кучу оправданий и причин почему вы можете не выполнить это и второй раз, а за ним и третий и прочие разы придут очень быстро, и вся ваша система развалится. Но если вы всегда выполняете правило, то это куда проще, чем потом вернуться, сбившись с проторенной колеи. Однако, если все же вы вдруг "сорвались" и вся система начала сыпаться - просто попробуйте принять это - и дать себе шанс вернуться снова в строй (особенно, если до этого система давала хорошие результаты - просто вспомните как хорошо вы себя чувствовали, когда все держали под контролем и система работала безотказно).

Итак, сегодня я позволил себе сделать вступление к важной теме, которой мы перейдем в следующей статье, надеюсь, какие-то мысли срезонировали с вашими.

P. S. Как всегда, буду рад вашим комментариям к статье - пишите их ниже. Если у вас, вдруг, нет gmail и Google+ аккаунта, чтобы написать комментарий - настоятельно рекомендую вам его завести - это бесплатно, очень удобно и занимает очень немного времени на регистрацию. Тем более, что в дальнейшем я буду показывать как работать с системой Zero Inbox именно на примере онлайн почтовика gmail.

P. P. S. Чтобы не пропустить свежие статьи, а также события (например, планируется проведение вебинаров) - подписывайтесь на рассылку в правом верхнем углу. Если что-то не получается - пишите в комментариях - я помогу.

Скачиваем и загружаем шаблон ProductivityBeast в MyLifeOrganized

Всем привет! В предыдущих статьях мы рассмотрели как устанавливать MyLifeOrganized (МЛО) на Windows и как с помощью PlayOnMac установить МЛО на macOS. Надеюсь, что теперь это приложение есть у все на компьютерах, а если нет, то вы можете обратиться к предыдущим статьям и установить его. В данной статье мы с вами загрузим шаблон работы с МЛО и я объясню базовые принципы, на которых он построен.

Прежде всего, скачайте шаблон отсюда: ProductivityBeast-Jan-2017-template-RUS.ml

Рис 1. Открываем файл с шаблоном

Этот шаблон необходим для того, чтобы вам не нужно было настраивать ваше рабочее пространство для работы по методу ProductivityBeast самостоятельно - в этом шаблоне уже выставлены все настройки. Это одно из больших преимуществ МЛО - за счет гибкости решения, несмотря на то, что самому настроить все как надо довольно сложно - достаточно лишь загрузить подготовленный шаблон, чтобы начать пользоваться готовой системой организации дел.

Для того, чтобы открыть шаблон выберите в верхнем меню программы МЛО пункт "Файл", а затем "Открыть..." (см. Рис 1), либо нажмите Ctrl+O на клавиатуре.После этого, найдите файл шаблона, который вы скачали, и нажмите на кнопку "Открыть".

Перед вами должен будет открыться следующий вид:

Рис 2. Шаблон ProductivityBeast. Иерархический вид OUTLINE.

Принцип устройства шаблона

Основной принцип устройства шаблона заключается в том, что у нас существует:

• иерархический вид OUTLINE, в котором мы наблюдаем задачи в виде вложенных друг в друга объектов, то есть видим все проекты, под-проекты, задачи и подзадачи (см. Рис 2)
• "линейные" виды (вкладки All tasks, BUSINESS, PERSONAL, OUTSIDE, WAITING  и пр. [название вкладок, разумеется можно будет менять]), которые отображают только те задачи, которые мы можем выполнить сейчас, в данном месте и в данное время (см. Рис 3). Из этого списка задач и необходимо будет выбирать что мы будем делать в первую очередь.

Рис 3. "Линейный" вид. Вкладка BUSINESS.

Вся работа в МЛО и будет заключаться в следующем:

1.  Сперва мы выпишем все, что мы собрали из нашей головы на стадии мозгового штурма во "Входящие", то есть содержимое <Inbox>;
2. Затем мы обработаем все записи таким образом, чтобы поместить нужные нам для выполнения дела в иерархический список OUTLINE и назначить порядок исполнения этих задач и их их взаимозависимости;
3. Переходя на отдельные вкладки, например PERSONAL мы увидим список только тех дел, которые мы можем выполнить здесь и сейчас, и будем принимать решение какую задачу или группу задач нам выбрать для исполнения в данный момент.

Более подробно все эти 3 этапа мы разберем следующих статьях, я могу посоветовать вам после загрузки шаблона попробовать самим что-нибудь поделать в МЛО, "побаловаться" - по-перетаскивайте задачи, по-изменяйте различные настройки в правой панели "Свойства" - это даст возможность попривыкнуть к программе. Также могу посоветовать посмотреть базовые обучающие видео-ролики на странице МЛО.

P. S. Пишите в комментариях к статье, если у вас что-то не получилось открыть или настроить - я вам помогу.

P. P. S. Подписывайтесь на рассылку блога - справа вверху можно оставить имейл. Не советую вам оставлять это на потом, чтобы накопилось много статей и вы за раз потом все это прочли - лучше читать по статье в день и выполнять задания, которые я даю - так будет гораздо продуктивнее. Отличным триггером для прочтения новой статьи во-время как раз и может стать подписка через email.

Выбор софта для организации дел по методу GTD и Productivity Beast

Сегодня мы обсудим какой лучше всего использовать софт для организации дел и почему.

Начну с того, что описанные мною концепции, по сути, повторяют метод Getting Things Done Дэвида Аллена, только, на мой взгляд, они более последовательные, детализированные и практичные, так как применялись мною на протяжении 12 лет и успели отшлифоваться как прибрежный камень, омываемый морем.  Однако главный отличием является приспособление под каждый этап схемы выполнения дел, о которой я писал в предыдущей статье "Схема организации дел по Productivity Beast", специальных компьютерных программ - софта - что делает систему завершенной, так как освоив ее можно не только понять принцип ее работы (а потом потратить годы на поиск того как ее внедрить в практику, как это было в моем случае), а сразу же получить базовые навыки реализации системы на практике в программах, а затем уже оттачивать эти навыки в повседневной работе. Так же я планирую в дальнейшем ввести систему "обратной связи", чтобы вы могли обращаться за помощью ко мне, если возникают какие-то сложности, вдруг перестало все работать и так далее.

Основным инструментом работы по схеме Productivity Beast является программа MyLifeOrganized (MLO), которая достаточно активно развивается начиная c 2004 года и на данный момент имеет как версию под Windows, так и под мобильные устройства и планшеты на базе iOS и Android и облачную синхронизацию для всех устройств. Программа имеет 45 дней триала, так что вы довольно долго можете использовать все ее функции бесплатно. Когда триал закончится, если вы действительно сможете применять систему Productivity Beast на ней, и почувствуете, что она приносит пользу, то настоятельно рекомендую ее к приобретению, как это сделал и я.

Однако почему именно MLO? Ведь существует множество альтернатив, гораздо более популярных, более красивых и проработанных, например: MS Outlook, Todoist, Wunderlist, RememberTheMilk, Asana, LeaderTask, Doit.im и много-много других. Всего подобных приложений без преувеличения больше сотни, и все я пробовал и изучал; а также вывил каким критериям должен соответствовать софт, чтобы он был пригоден для выполнения GTD и почему.

Вот эти критерии, которым должна соответствовать программа.

1. Бесконечный иерархический список.

Это означает, что в программе должна быть возможность создавать подзадачу, под-подзадачу, под-под-подзадачу и так далее до бесконечности. Для чего это нужно?

Во-первых, мы с вами используем метод мозгового штурма и не должно быть ограничений на дробление задач на более мелкие - это может лишить процесс того самого "состояния потока", когда вы сконцентрированы на самой записи,  а не на том, что видите, записывая все как бы на автомате и так, как вам удобно.

Во-вторых, при организации дел, необходимо дробить большие задачи на меньшие, что, зачастую, создает многоступенчатую иерархию, но именно это позволяет с "высоты птичего полета" какого-то большого проекта приблизить его к сиюминутному выполнению каких-то небольших задач - именно это прорабатывание проектов и  избавляет нас от прокрастинации и отсутствия мотивации к выполнению.

Это ключевая функциональность, без которой никуда, и тут отсеивается 80% всех программных решений, однако остальные 20% зачастую неплохо справляются с этой задачей, но продолжим...

2. Автоматическое появление задач в списке следующих дел.

Что это значит? То, что при выполнении проектов (а как мы уже выяснили, проект в GTD - это любая задача, требующая более одного действия) мы выполняем, зачастую, множество действий. Чем меньше по времени занимает каждое действие, тем лучше, так как тем проще становится приступить к его выполнению и тем меньше ментального напряжения оно вызывает при обдумывании. Но зачастую даже если действие занимает меньше 2-х минут его нельзя выполнить до тех пор, пока не будут выполнены другие действия. Например, нельзя отправить письмо, пока оно не написано. И в списке следующих действий нам незачем видеть задачу "Отправить письмо", нам нужно пока видеть только "Составить план письма", например. Но как только действие выполнено, то в списке следующих дел должно автоматически повиться следующее: выполнили "Составить план", появилось "Расписать содержание" и так далее... Большинство же софтверных решений предлагают каждый раз выбирать дела из списка самостоятельно, что отнимает большое количество времени и отвлекает от процесса.

В общем, ручной выбор задач подразумевает, что вы не используете основные принципы GTD: собирать все из головы в одно место (даже самые, казалось бы, незначительные напоминания и мысли, которые потом могут вдруг оказаться крайне важны) и дробить все сложные задачи до элементарных, которые уже "раздробить" невозможно. Потому что если это было бы так, то у вас было бы тысячи задач, как у меня - посмотрите на Рис. 1 - это скриншот статистики по моему списку задач в МЛО.

И вы предлагаете каждый раз вручную выбирать из списка в 4023 задачи следующую? А-а, вы предлагаете не иметь столько задач... Ну тогда вы не очень понимаете основные принципы GTD о продуктивности, господа разработчики...



Таким образом, из предыдущих 20% остается всего 3:
- OmniFocus
- GTDNext
- MyLifeOrganized

При этом, OmniFocus работает только под Mac и iOS, что уже накладывает большие ограничения; но главное - это исключительно неповоротливая и громоздкая программа, которая с более новой версией становится еще более неповоротливой, громоздкой и неудобной, хотя и считается лучшим решением для организации дел под macOS (видимо, в отсутствии выбора).

GTDNext является самой перспективной альтернативой MLO, но являясь достаточно молодым проектом, пока не имеет даже мобильных версий, интерфейс пока слишком простоват и не хватает некоторых функций для полной реализации GTD. Но главное, с какой-то версии у меня в Chrome она перестала корректно работать, и они не могут починить это уже который месяц. Но я продолжаю внимательно наблюдать за развитием данного проекта.

В итоге, остается только МЛО, как это ни прискорбно, потому что я и эту программу считаю далекой от совершенства: очень много лишнего, разобраться без помощи начинающему и получить все преимущества от ее использования довольно сложно. Однако она достаточно гибкая, чтобы настроить единожды так, как нужно по системе Productivity Beast, игнорировать все "ненужные навороты" в своей работе, и вы сможете "выжать из нее все". Много раз пытался отказаться от МЛО и перейти на что-то более достойное, но увы, отсутствие базовых требований у других решений заставляли меня вновь и вновь возвращаться к МЛО. В конечном счете, когда привыкаешь к этой программе, то перестаешь замечать ее недостатки и она становится вам верным другом, товарищем, который каждый раз приходит к вам на помощь.

Еще отмечу один из моих любимых инструментов GTD - это NirvanaHQ. Очень много что в этой программе выполнено на высоте, и она 4-я из тех программ, которые поддерживают требование №2 про автоматизм. У меня было несколько месяцев продуктивной работы по системе с этой программой, но в конечном счете, без поддержки бесконечно иерархического списка (см. требование №1), при большом количестве задач и проектов все стопорится и система перестает работать, а жаль...

Ах да, выполнение все "на бумаге", я думаю, даже не стоит и обсуждать. Именно такую и систему и пытался предложить Дэвид Аллен в далеком 2001-м, но мы понимаем, что это лишь в отсутсвие других решений. И я, начиная с 2005-го, тоже пробовал не раз реализовывать все на бумаге, но безуспешно. Позже на своем сайте он стал уже предлагать некий Add-on для MS Outlook, который бы помогал реализовывать GTD в данной системе - но это творение настолько глючное и неудобное, а главное по-прежнему не укладывающееся в сами же его принципы, что оно также не попадает в наш список.

Итак, мы разобрали в текущей статье почему же выбор пал на MyLifeOrganized. Это было важно сделать потому, что большинство из вас уже чем-то пользуется и, конечно, нужно найти веские аргументы для того, чтобы перейти на что-то новое. В следующей статье мы приступим к установке и настройке МЛО.

P. S. Напишите в комментариях что вы сейчас используете (если блокнот и ручку - то так и напишите) - это даст больше понимания для меня насколько детально описывать технические детали.

P. P. S. Подписывайтесь на рассылку сообщений о  новых статьях - они выходят каждый будний день, но в разное время. Подписка даст вам возможность читать их регулярно, чтобы потом не отстать и не "догонять по-быстрому", читая 10 статей к ряду - это неэффективно, а иногда я еще и задания даю - так что лучше всего читать по статье в день.

Схема организации дел по Productivity Beast

В последней статье "Анализ истории с переездом #4. Мозговой штурм. Практика." мы с вами с помощью мозгового штурма выписали из головы все мысли и идеи по поводу нашей задачи по самый переезду. Теперь наступил самый ответственный шаг - "обработать" их.

Под "обработкой" дел я подразумеваю то, что нужно по каждой записи последовательно принимать решение согласно схеме, приведенной ниже. Схему можно приближать, кликнув по ней.

Кому-то эта схема может показаться чрезвычайно сложной, но на самом деле, это чуть модифицированная и дополненная схема работы по Getting Things Done Дэвида Аллена, которая имеет привязку к софту, на котором выполняется тот или иной этап.

Сегодня мы не будем разбирать подробно всю схему - я предлагаю пока просто ознакомиться, но мы будем часто возвращаться к ней, разбирая последовательно каждый этап.

Как можно увидеть на схеме есть 3 основных блока:

• Записи (зеленый)
• Планирование (синий)
• Действия (красный)

На данном этапе, мы сфокусируемся с вами только на блоке Действия и частично Планирование. А находимся мы с вами в левой верхней части, где "что-то из головы", "мысль", "идея" попадает в MLO Inbox.

MLO Inbox образуется от названия программы, которую мы будем использовать - MyLifeOrganized (сокращенно MLO), и слова Inbox, которое в литературе по GTD часто переводят как "Корзина для входящих дел" или просто "Корзина". Так как это не совсем точно отражает смысл слова, то просто будем использовать английское Inbox. Сущность его такова: вы все получаете на электронную почту письма, так вот этот раздел еще не обработанной почты куда сваливаются все письма и называется Inbox. В нашем случае, в MLO Inbox сваливаются мысли в виде записей (которые мы делаем). "Скидывать" в Inbox необходимо все мысли, записывая их тут же, как только они появились. 

Однако в нашем примере мы начали работать с Проектом,  заведомо осознавая, что на его выполнение потребуется не одно действие. Согласно этой системе организации дел, любая задача, которая имеет хотя бы больше одного действия - это Проект, который необходимо прорабатывать по схеме из блока Планирование и определять как минимум первое действие по нему.

Понимаю, что многое из описанного выше понятно с трудом или не понятно вообще, но после разбора и практики постепенно все станет на свои места. Сразу отвечу на популярный вопрос, который возникает, когда человек видит схему в первый раз: "Не буду ли я больше времени тратить на исполнение всех этих правил, чем на выполнение самих задач?". Мой ответ - нет, ежедневная обработка "входящих" занимает от 5 до 30 минут, но в среднем около 15; еженедельный обзор занимает от 30 до 90 минут. Но при этом, вы не сможете "случайно забыть" ни одного дела, все будет спланировано заранее, у вас будет четкое, ясное представление что делать, а креативные идеи будут свободно приходить к вам в голову. При этом вам станет легче жить "здесь и сейчас", так как голова будет свободна от навязчивых мыслей, которые вы будете записывать и обрабатывать так, чтобы они больше не приходили к вам в голову.

Уважаемый читатель, наверняка, уже задался следующим вопросом: "Неужели сам автор так и живет, в состоянии "чистого сознания" и креативного потока, все успевая и ничего не упуская, при этом не тратя много времени на поддержание системы?". Мой ответ - не всегда; но бывали времена, особенно напряженные, когда я использовал все описанные методы на все 100%, и да, я пребывал в состоянии "чистого сознания" при этом ничего не упуская из внимания, не забывая ни одного дела - моя продуктивность была запредельной. При этом, в таком режиме я мог пребывать не один день или неделю, а несколько месяцев подряд. Что же случается? Система дает сбой? Нет, все дело в том, что она, как и многие вещи, которые действительно дают вам преимущество (как усиленные тренировки в спорте), требует дисциплины и определенной силы воли (особенно при еженедельном обзоре). И так уж устроен человек, что мы часто, удовлетворяясь результатом, позволяем себе пребывать в "зоне комфорта", позволяя отходить от правил (вспомните себя, когда сидели на диете). Но могу сказать, что и применяя систему не на все 100% и прибывая в "зоне комфорта", и даже используя только часть этой системы вы сможете увеличить свою продуктивность в разы, а уровень стресса снизить. При этом, если вы найдете себе силы и самодисциплину (что не так уж сложно, особенно если вы как раз находитесь под повышенной нагрузкой от дел), то сможете испытать все те преимущества, о которых я говорю.

Еще один вопрос: "Минуточку, ранее вы говорили, что пытаться бороться силой волей с прокрастинацией - это не правильный подход... А теперь вы говорите, что сила воли необходима для выполнения этой системы... Как так?". Все дело в том, что прокрастинация - лишь симптом, и он уйдет как только дела будут выполнятся по вышепредставленной схеме, поэтому на саму прокрастинацию и ее преодоление не стоит тратить свою силу воли, а нужно использовать ее для привития новых привычек, способных сделать схему Productivity Beast неотъемлемой частью вашей жизни и вы забудете о том, что такое прокрастинация, и будете сочувствовать людям, которые так и продолжают мучаться в неведении.

В следующей статье мы с вами обсудим какими компьютерными программами нам предстоит пользоваться и почему из сотен органайзеров я выбрал именно MyLifeOrganized.

P. S. Попробуйте самостоятельно рассмотреть схему и пройтись по всем этапам, а также почитать предварительно про тот софт, который предлагается использовать.

P. P. S. Добавляйте меня в Гугл Круги (справа вверху), так как буду, возможно, через какое-то время делать вебинар через Google Hangout, а для участия нужно будет состоять у меня в кругах, иначе мне будет вас не добавить.

Анализ истории с переездом #4. Мозговой штурм. Практика.

Предыдущая статья "Анализ истории с переездом #3. Мозговой штурм. Теория, основные принципы." закончилась на том, что мы должны были приступить к практике мозгового штурма, что и проделаем сегодня.

Итак, наша задача звучит так: "До 25 января перевезти все необходимые вещи из старой квартиры в новую".

Далее я буду записывать все, что мне приходит в голову по поводу исполнения этой задачи в режиме мозгового штурма.

- что такое необходимые вещи?
- какие вещи мне нужны?
- габаритные вещи сложно перевозить самому
- надо заказать машину
- узнать стоимость услуг транспортировки: у друзей (кто что посоветует)
- поискать в интернете услуги (Грузовичков)
- позвонить, узнать по поводу цен
- какая мебель поместить в новую квартиру
- найти и посмотреть план новой квартиры, по метражу
- прикинуть что куда можно будет поставить
- посмотреть размер дверных проемов
- измерить шкаф - он высокий
- измерить диван - он может не влезть в дверной проем
- позвонить в сервис перевозок - грузчики будут? Сколько стоят?
- когда, на какое число договориться с перевозкой? В какое время?
- наверное отпроситься на работе на весь день (заранее)
- составить список нужных мне вещей
- ненужные вещи утилизировать
- часть просто вынести на помойку
- отобрать вещи для выноса
- кто поможет вынести на помойку габаритные вещи? Попросить друга
- часть можно продать и отдать (книги например)
- поискать в интернете кто принимает книги - пусть заберут на самовывозе бесплатно
- кресло, раскладная кровать - лучше продать
- разместить объявление на авито
- вымыть квартиру после того как перевезут вещи
- оставить на это день

Пока, в принципе все. Позже, через какое-то время, мысли с новыми напоминаниями и идеями могут приходить в голову снова. Их тоже следует записать (если у вас нет под рукой списка - то хотя бы в телефон, например отправить себе имейл) - как действовать при сборе мыслей в любом месте я буду рассказывать позже в отдельной рубрике уже подробного разбора практики принципов GTD.

Данная практика хороша не только тем, что вы используете свою творческую энергию для решения задач и повышаете свою продуктивность за счет подготовки "сырья" для своевременного планирования дел. Она хороша еще и тем, что вы освобождаете свою голову от навязчивых, повторяющихся мыслей.

Как я уже говорил раньше, мозг отвечает на ваш "запрос", генерируя образы, мысли, которые вы можете использовать как подсказки к действиям. Если вы используете правильно свой мощнейший инструмент под названием "мозг", ты вы получаете от таких запросов и мыслей пользу и даже, в какой-то степени, удовольствие - процесс может походить на игру, на творческое занятие. Однако, если вы не используете мысли в голове по назначению, то они продолжают копиться. Все дело в том, что единожды сделав "запрос" в мозг, вы не сможете остановить его по собственному желанию - он будет генерировать новые идеи и напоминания снова и снова. Более того, прежние мысли будут возникать в вашей голове вновь и вновь, хотя они уже не несут в себе ничего нового - вы обдумываете одно и то же по многу раз, что растрачивает ваши силы, но абсолютно бесполезно, так как "вы это все уже видели ни один раз". Если вы не обрабатываете свои мысли, не записываете их и не принимаете по ним решения (как мы будем делать это на следующем этапе), то они продолжают копиться в вашей голове, занимая всю краткосрочную память, мешая вам концентрироваться, создавать новые креативные идеи и воспринимать окружающий мир. В итоге, вы испытываете хроническую перегрузку как на ментальном, так и на психологическом и физическом плане.

Иными словами, именно отсутствие практики записывания мыслей и их последующей обработки (принятия решений по каждой мысли и внесения в систему напоминаний), является причиной прокрастинации, творческих застоев и их психологических последствий, а также, зачастую, и хронической усталости, апатии, раздражения, неудовлетворения от жизни и пр.

Если же вы разберете весь свой ворох мыслей в голове на текущий момент, если будете записывать и обрабатывать свои мысли постоянно и в дальнейшем, то в конечном итоге, вы добьетесь состояния "чистого сознания", которую автор системы Getting Things Done сравнивает с гладью озера, в которое, периодически попадает капля (мысль), порождая концентрические круги, которые потухают, сравниваясь с поверхностью (за счет "обработки"). Вы достигните состояния покоя внутри (дзен), но при этом останетесь творческим и деятельным человеком, а, скорее всего, станете еще более творческим и деятельным - ведь вы уберете перед собой преграду в виде застоявшихся, уже "начинающих источать смрад" старых мыслей, избавитесь от болота, и поток свежих и оригинальных идей хлынут в ваше умиротворенное сознание.

Однако, чтобы достичь такого состояния "чистого сознания" и перестать испытывать стресс, но оставаться продуктивным и творческим, необходимо достаточно практиковаться и делать все согласно системе организации, которую я продолжу описывать в следующей статье. Ведь, если мысль записать, но не "обработать", она снова, через какое-то время, вернется к вам в голову и все начнется по новой...

P. S. На выходных я не публиковал статьи. Все дело в том, что мне необходим был не столько даже отдых, сколько "переосмысление" того, что я пишу, и обновление "видения". Я сменил ориентир, теперь я ставлю себе в план публиковать статью каждый будний день, не менее 20 статей в месяц, в результате чего должно получиться 240 статей за год.

По памяти процитирую запись из опубликованного дневника американского охотника на Йети: "Понедельник - снежный человек существует, я абсолютно уверен! Вторник, среда, четверг - вероятно, Йети существует... Пятница - наверное, все-таки, его не существует... Суббота, Воскресенье - нет никакого Йети, это все выдумки!... Понедельник - снежный человек существует, я абсолютно уверен!".

P. P. S. Пожалуйста, добавляйте меня в круги Google +, так как, вероятно, я проведу после обсуждения всей практической части вебинар - а это проще всего будет сделать через Google Hangout. Если вы будете подписаны на круги - вы его не пропустите. И пишите в комментариях что у вас получается или не получается в выполнении мозгового штурма - уже пора попробовать его для своих задач!

Прокрастинация как симптом неумения организовывать дела

Так — в каждом деле. Завтра, завтра, завтра, - 
А дни ползут, и вот уж в книге жизни 
Читаем мы последний слог и видим, 
Что все вчера лишь озаряли путь 
К могиле пыльной.

"Макбет" В.Шекспир (1606 г.)

Прокрастинация (происходит от англ. procrastination — задержка, откладывание; восходит к лат. cras — завтра, и лат. pro — для, ради) согласно статье в Википедии - это склонность к постоянному откладыванию даже важных и срочных дел, приводящая к жизненным проблемам и болезненным психологическим эффектам.

Полагаю, вы прекрасно знакомы с этим явлением: у вас накопилось множество дел, которые необходимо было выполнить еще вчера или неделю назад, но вы просто парализованы - мысль о том, что вы до сих пор не сделали то, что вам так необходимо сделать терзают вас, лишая психологического равновесия, и порой даже доводя до психоза. Вы вините себя, злитесь на все вокруг, и так проходит еще один день, а на следующий, вы узнаете, что дело по-прежнему остается на мертвой точке. Надо еще подчеркнуть, что чем больше и масштабнее дела, тем больший "паралич" вы испытываете - это важно запомнить, так как это отголосок сути вопроса.

Почему же с вами все это происходит?

Я утверждаю, что прокрастинация - есть ни что иное как симптом неумения организовывать свои дела. Иными словами, как только вы научитесь и введете в практику правильным образом записывать свои дела в одном месте и ставить их в порядке исполнения и согласно внешним обстоятельствам; когда перед вами будет только список дел, которые:

• занимают не более 25 минут каждое
• правильно и точно озвучены (что такое "правильно" в данном случае будет разбираться в следующих статьях)
• которые возможно сделать только в данном месте и время (т.е. нужно учитывать что именно вам доступно в данный момент, и последовательность выполнения задач [к примеру, невозможно отослать письмо пока вы его не написали])

Для того, чтобы правильно организовать дела, вам необходимо действовать согласно следующей схеме:

1. выписать все задачи/мысли из головы без какого-либо суждения о них;
2. принять решения по поводу каждой записи к чему она относится: дело, проект, запись, мусор;
3. разбить все большие проекты (дела, требующие больше одного действия) на подпроекты (этапы, вехи) и дела, занимающие от 3 до 25 мин. Дела, занимающие 2 мин и меньше рекомендуется выполнять сразу, если это возможно согласно последовательности выполнения и внешним обстоятельствам - или также записываем в список.
4. организовать список дел таким образом, чтобы в конечном итоге перед вашими глазами оказался только тот список дел, который вы можете выполнить именно в данном месте, в данное время и согласно последовательности выполнения задач. Лучше всего, если этих дел в списке будет не больше 7 за раз.
5. выбрать одно дело, которое вы будете выполнять сейчас
6. завести Pomodoro и начать выполнять.

При прочтении последних трех слов "и начать выполнять" у заядлого прокрастинатора может возникнуть непроизвольная ухмылка, мол "Ну да... все так просто... и начать выполнять...". Но все дело в том, что проделав все предыдущие этапы, вы действительно ощутите, что того препятствия, которое было перед вами, чтобы начать работу больше нет - это даже может показаться при первом опыте "чудом", неким "состоянием просветления", когда не нужно прибегать к силе воли, чтобы сдвинуть гору дел, но это действительно будет так. Ведь вся суть именно в этом: вы пытались сдвинуть "целую гору дел" разом, и чтобы лишь подступиться к этой неприступной горе, вам требовалось проявлять не дюжую силу воли. Но как только эта гора стала небольшим делом, то вам она стала по плечу, а психологическое напряжение ушло.

Те, кто знаком с принципами Gettting Things Done (GTD) может сказать, что описанные выше принципы - это лишь изложение базовых принципов GTD. Так оно и есть, только дьявол кроется в мелочах, и чтобы сделать из этих абстрактных принципов рабочую модель, мне потребовалось 12 лет активной практики и исследований, которыми я с удовольствием начну с вами делиться в следующих статьях.

P.S. Чтобы не пропустить следующие статьи - подписывайтесь на уведомления о них, оставляйте свой имейл в правом верхнем углу.

P.P.S. Очень интересно пообщаться с вами, уважаемые читатели, по поводу вашего опыта прокрастинации и ее преодоления, так что оставляйте комментарии - я их читаю и отвечаю на них. А также задавайте вопросы, если что-то было не понятно или хочется больше информации.

Блог объявляю открытым!

Всем привет!

Меня зовут Игорь Неунывакин, и сегодня 1 января 2017 года. Феерверки отгремели, оставшиеся блюда вчерашнего новогоднего стола доедены. Время начинать новое!

С полным осознанием того, что дела, начатые 1 января, у нормальных людей в 99% случаев так и заканчиваются 1-го или 2-го, максимум 5-го числа; я, тем не менее, объявляю данный блог открытым, с намерением публиковать по одной статье не менее 500 слов каждый будний день (не менее 20 статей в месяц) на протяжении всего 2017 года (итого всего должно получиться не менее 240 статей за год) на тему продуктивности, преодоления прокрастинации (затягивания) и тайм-менеджмента (и методе GTD (Getting Things Done Дэвида Аллена в частности, который, к слову сказать, я не отношу к тайм-менеджменту в моем понимании - но об этом читайте в одном из моих будущих постов...).

Мое осознанное путешествие в мир систем организации дел началось в 2005 году, когда мне в руки попал первый любительский перевод книги Дэвида Аллена "Как привести дела в порядок: продуктивность без стресса" - автора метода GTD (Geting Things Done). После ее прочтения, я остро ощутил, что все, что сказано в этой книге - некая истина, это именно то, что лежит в основе производительного эффективного труда, который освобождает ваше сознание от бесконечного обдумывания одних и тех же мыслей, блокируя творческую энергию, а по-сути и мотивацию, заставляя откладывать все на потом, то есть заставляя развиваться симптому прокрастинации.

С тех пор я перепробовал в буквальном смысле слова сотни решений, чтобы ввести идеи GTD в практику: начиная от бумажных носителей информации - на основе которых свою систему организации дел поддерживает сам автор системы - Дэвид Аллен, заканчивая самым популярным программным приложением для продуктивности для macOS: OmniFocus. За это время я сформулировал определенные критерии как для самого софта, так и разобрался с самой системой - как она работает на практике. В каких-то программах, с переменным успехом, мне удавалось несколько месяцев значительно увеличивая сою продуктивность (и креативность - это идет бок-о-бок, как показывает практика, но только если вы освобождаете свою голову по принципу One Inbox); с некоторыми удавалось работать около года, но чаще всего, все разваливалось по каким-то причинам. После чего происходило переосмысление, и новые попытки выстроить систему, но уже с более совершенными правилами...

И теперь, по прошествии 12-ти лет (страшно сказать!), как мне кажется, я готов систематизированно изложить все принципы организации дел, которую я использую. Сразу отмечу, что я всегда старался не только найти какое-то правило "под себя", дабы "заткнуть ту или иную дыру" неправильной работы системы, но скорее выявить универсальный принцип, касаемый природы повышения эффективности. Так что многие свои доводы я буду подкреплять научными публикациями, а правила системы считаю подходящими для всех, практически без исключения. Исключением могут стать, разве что, люди, которую в силу своей деятельности или физических ограничений не могут работать с компьютером.

P.S. В своем втором посте я попробую описать принципы формирования симптома прокрастинации (затягивания) и принципы избавления от него. Чтобы получать сообщение о постах, как только они появляются, - подписывайтесь на рассылку. Никакого спама или писем не о постах не будет - это вам гарантирует Google Blogger, в системе которого этот блог создан и функционирует.

+ мне очень интересно узнать у вас, дорогой читатель, на какую тему вы бы хотели прочитать следующий пост - пожалуйста, пишите комментарии ниже.