Организация дел по методу Productivity Beast #4. Правило № 3.

Всем привет! В прошлый раз в статье "Организация дел по методу Productivity Beast #3. Правило № 1 и 2." мы с вами разобрали 2 базовый правила, которых необходимо придерживаться когда вы вносите задачи в ваш иерархический список. Сегодня продолжим обсуждать эту крайне важную тему.

Снова давайте обратимся к нашему списку дел, который мы сформировали в статье "Организация дел по методу Productivity Beast #2. Вносим задачи из Inbox. Разбиваем проект на этапы." - см. Рис 1.

Рис 1. Список дел

Правило № 3. Задача должна быть выполнимой

Обратите, пожалуйста, внимание на то как записана задача "посмотреть план новой квартиры в папке с документами о покупке". При записывании в качестве мысли, это звучало как: "Найти план квартиры (должен быть у меня в папке с документами о покупке)". Все дело в том, что "найти" - это не задача, это желаемый результат. Для того, что вам "найти" что-то, нужно посмотреть в каком-то месте, если там этого нет - то в другом, пока вы не получите желаемый результат - найдете предмет.

Неужели это так важно? Да, это архиважно, потому что именно здесь и кроется психологический аспект: если у вас в списке записаны невыполнимые напоминания - это лишь раздражает ваш мозг - он видит, что нужно что-то сделать, но как сделать, он не видит. Отсюда и происходит затягивание к тому чтобы приступить к выполнению дел - прокрастинация. Ведь у вас целый список напоминаний - их все надо сделать, некоторые , при том, к определенному сроку. Но в итоге, большинство этих напоминаний - это либо группа задач, которые нельзя выполнить разом (например, "Переехать в новую квартиру"), либо эта задача невыполнима по причине того, что нет всех необходимых условий к ее выполнению (например, "Отправить письмо начальнику" когда оно еще не написано или даже напоминание "Помыть окно в спальне", когда вы находитесь на работе), либо эта задача сформулирована так, что для нее также не определены действия - как в нашем примере. Другое дело, когда у вас записаны четкие выполнимые действия.

Напоследок, давайте посмотрим на задачу "упаковать бабушкин сервиз в коробку с поролоновыми стружками". Эта задача соответствует правилу №1 и содержит побуждающий глагол "упаковать", также соответствует и правилу № 2 и 3, так как разбито на четко сформулированные выполнимые задачи.

Здесь может встать вопрос: "Действительно ли необходимо прописывать все эти задачи: "достать коробку", "настричь пенопласт" и т. д.? Не слишком ли подробно?." Все зависит от ситуации. Конечно, если вы точно знаете где у вас лежит коробка и что она пуста, а на то, чтобы ее достать понадобится не более 2-х минут, то можно это не писать - а сделать сразу. Если у вас подготовлен пенопласт и он уже в стружке, то это тоже можно не писать. Но вот если вы предполагаете, что коробка может быть и на шкафу, что она, возможно, будет не пустая - и нужно будет перекладывать из нее куда-то обувь. Если вам нужно еще найти лестницу, чтобы заглянуть на шкаф, да еще и захочется и протереть пыль - то это все это может занять не 2 минуты, а куда больше. В этом случае задачи и расписываются так подробно, чтобы не забыть что вам вообще необходимо сделать пока вы "искали лестницу", например.

Итак, мы разобрались с правилами записывания задач - в следующий раз пойдем дальше и распишем оставшиеся задачи для выполнения нашей цели.

P. S. Пишите комментарии к статье, я на них обязательно отвечу.

P. P. S. Подписывайтесь на обновления блога в правом верхнем углу - "Email address", "Добавить в круги", "Подписаться".

Организация дел по методу Productivity Beast #3. Правило № 1 и 2.

В прошлой статье "Организация дел по методу Productivity Beast #2. Вносим задачи из Inbox. Разбиваем проект на этапы." мы с вами сформировали первую группу задач, к которой я постараюсь дать более подробные пояснения в данной статье.

Давайте теперь по-подробнее остановимся на том как я сформулировал задачи, а также какие добавил и зачем.

Рис 1. Список дел

Посмотрите на Рис 1 еще раз, давайте разберем каждую из задач, которые я внес на предыдущем этапе.

- прикинуть на плане квартиры поместятся ли габаритные вещи

Как мы видим, каждая задача, включая эту, сформулирована в побудительной форме - она звучит как приказ или распоряжение, которое вы отдаете кому-то постороннему. Вы должны заботится о том, чтобы задача была сформулирована наиболее четко и понятно, чтобы она не имела других толкований, вызывала четкие, ясные ассоциативные образы как ее выполнять. Иначе все будет как в примере с дворецким в задаче "Анализ истории с переездом #2. Правильная формулировка задачи.".

Правила формулирования задач

Общее правило: формулируйте задачу так, как если бы поручали выполнение своему "недотепе-слуге".

1. Задача должна быть сформулирована в побудительной форме

Посмотрите на Рис 1, все задачи, даже этапы проекта, начинаются с глагола: спланировать, прикинуть, измерить, посмотреть, подготовить, упаковать, достать, настрич, положить, осуществить. Это все не просто так, дело в том, что если мы вспомним с вами о чем говорили в рамках темы про мозговой штурм, то будет понятно, что наш список дел - это тоже способ общения с нашим мозгом, сознанием. Мы ему отдаем команды на выполнение - в противном случае, мы снова столкнемся с "затором сознания" - причиной прокрастинации и стресса. Ведь между задачей "Переезд" и "Спланировать переезд" - большая разница, в первом случае - это вообще не задача. Даже глагол "спланировать" - не очень конкретный, так как это целая череда не всегда стандартизированных действий, но этого достаточно для формулировки под-проекта. Для задачи же уместно будет уже использовать более конкретные глаголы: измерить, положить, достать и т. п.

2. Задача должна быть разбита на "неделимые" действия

Добавляйте к задаче столько под-задач, сколько потребуется до тех пор, пока это задача будет уже "неделимой", то есть будет представлять собой действие, которое занимает от 2 минут и более.

В нашем примере, "измерить габаритные вещи" - задача, которая требует пояснения: не понятно что это за габаритные вещи, не понятно сколько это займет времени на выполнение - все зависит от списка вещей, которые мы будем измерять. Поэтому нам необходимо расписать что мы будем измерять: диван, шкаф, кровать. По правилу №1, мы добавляем глагол - измерить диван, измерить шкаф, измерить кровать. Не ленитесь добавлять глагол и расписывать задачи - все дело в том, что потом каждая из этих задач попадет в ваш список дел. Что будет, если в списке дел у вас будет записано "шкаф"? Не понятно что делать.... А что если "измерить шкаф"? Уже понятнее.

Не стоит только перебарщивать, - "Все следует упрощать до тех пор, пока это возможно, но не более того", - как говаривал Эйнштейн (формулировка принципа "Бритва Оккамы"). Например, чтобы "измерить шкаф", вам потребуется: открыть коробку с инструментами, взять измерительную ленту, приложить ленту к одному боку, ко второму боку и так далее. Всего этого описывать не надо, тем более, что каждое такое дело занимает менее 2-х минут и не подлежит записыванию, а подлежит немедленному выполнению. Исключением является только то, что вы находитесь в месте, где этого просто не сделать, поэтому остается только записать, чтобы не забыть.

Исключениями, при которых вам может потребоваться конкретизация действий вплоть до "взять измерительную линейку" это:

- Вы понятия не имеете где ваша измерительная линейка и есть ли она вообще - вам потребуется время, чтобы ее найти. Или вы точно знаете, что ее нет, поэтому вам необходимо будет записать в список OUTSIDE "купить измерительную линейку", и поставить зависимость для задачи измерить шкаф, что она станет актуальной только после выполнения задачи "купить измерительную линейку".

Итак, давайте пока на этом остановимся, и продолжим в следующей статье разбирать оставшиеся правила работы с задачами.

P. S. Попробуйте поработать со своими проектами подобным образом (вы ведь выполнили задание из предыдущей статьи, не так ли?) и ощутить как меняется восприятие задач как только вы начинаете их конкретизировать и добавлять побуждение. Пишите в комментариях что получилось и что не получилось.

P. P. S. Подписывайтесь на получение уведомлений о новых статьях - оставайтесь в курсе.

Анализ истории с переездом #2. Правильная формулировка задачи.

В прошлой статье "Анализ истории с переездом. Озвучивание цели. Немного о силе воли и тайм-менеджменте." мы с вами начали разбирать принципы озвучивания цели, однако я прервался на важное отступление по поводу силы воли и методов тайм-менеджмента. В этой статье завершим обсуждение озвучивания цели или формулировки задачи и перейдем к мозговому штурму (брейнстормингу), который будем разбирать уже в следующий раз.

Формулируем задачу - продолжение

Итак, нам необходимо было сформулировать задачу в истории с переездом в другую квартиру. Обращу ваше внимание, что я стараюсь не использовать такое словосочетание как "постановка цели", а использую вместо этого "озвучивание цели" или "формулировка задачи". Все дело в том, что процесс "постановки" перед собой целей на неделю, месяц, 3 месяца, год и пр. - это процесс гораздо более комплексный и мы обязательно вернемся к нему в будущих статьях, но для решения локальных задач как в нашем примере, для устранения прокрастинации и повышения продуктивности, нам достаточно пока рассмотреть только базовые элементы формулирования задачи или цели.

Как я уже говорил ранее, для того, чтобы дать возможность вашему потоку мыслей литься свободно по поводу решения вашей задачи, необходимо ее четко сформулировать и определить для нее ограничения (по времени, бюджету и пр.) так, как если бы вы делегировали ее другому, не очень расторопному лицу.

Таким образом, наша цель в истории с переездом может звучать так: "До 25 января перевезти все необходимые вещи из старой квартиры в новую". Казалось бы, кроме как появлением четкой даты, эта формулировка цели не особо отличается от предыдущей: "Переехать в новую квартиру". Однако есть нюансы, которые делают эти варианты озвучивания целей кардинально разными - суть в мысленных представлениях (или мыслеобразах, ментальных образах - называйте как хотите). Важно какие образы и насколько свободно порождаются у нас в голове после прочтения одной и второй цели. Возможно, для челокеа, который не использует это в повседневной практике, разница еле уловима, а возможно и не уловима совсем, но поверьте, именно с этого и начинается настоящая продуктивность - именно умение правильно формулировать цели, задачи, именно это освобождает креативный поток вашего сознания, и делает процесс скорее приятным, чем тягостным; что вас и избавляет, в конечном счете, от прокрастинации, делает ваши решения более творческими, вы начинаете чаще использовать это в своей практике, что все больше улучшает ваши показатели продуктивности, делает это привычкой, необходимость в использовании силы воли пропадает и так далее.

Старая формулировка задачи: "Переехать в новую квартиру".

Новая формулировка задачи: "До 25 января перевезти все необходимые вещи из старой квартиры в новую"

В чем же такая большая разница в формулировании одной и второй задачи?

1. Мы использовали конкретную дату.

Необходимо ставить рамки, как если бы озвучивали задачу другому человеку (это может быть рамки бюджета, времени, дополнительные условия выполнения задачи и прочее). И лучше всего, привязываться к конкретной дате, потому что, например, "в течение двух недель", через неделю так и останется " в течение двух недель", а вот по отношению к точной дате - всего неделя.

Как я говорил, для нашего мозга важно воспринимать как можно более конкретные и правильно оформленные задачи - как если бы мы закладывали в него программу, алгоритм, тогда и мыслеобразы будут правильными в ответ, а нам останется их только записывать (на этапе мозгового штурма)

2. Мы использовали формулировку "Перевезти все необходимые вещи", вместо "Переехать".

Какие мыслеобразы у вас возникают в голове, когда вы слышите "переехать в новую квартиру"? Возможно, такие: "Вы садитесь в свою машину (или такси), доезжаете до новой квартиры и вот вы в ней - вы переехали!", - или, - "Вы входите в новую квартиру, вместе с вами заходят: диван, шкаф, кровать и прочая мебель. Вы вздымаете руки вверх - ура я переехал (или переехала)!". Все сделалось как бы само...

А теперь попробуйте описать свои мыслеобразы при прочтении "Перевезти все необходимые вещи". Возможно, мыслеобразы такие: "Вы заказываете грузовой автомобиль. Затем грузите вашу мебель: диван, шкаф, кровать... Ваша старая квартира пуста. Ах да, надо будет не забыть помыть квартиру, там наверняка много пыли за мебелью... Вы ввозите мебель в новую квартиру... Ах да, нужно же еще посчитать влезет ли моя старая мебель в новую квартиру... Ух, шкаф же не влезет в проем, надо его измерить... А как я хрупкие вещи с собой повезу... их много... в несколько заходов? Дорого может выйти...". И так далее.

В общем, вы на продуктивной волне, дав команду мозгу обдумывать конкретные действия вместо не очень определенного понятия, вы породили такие четкие и релевантные мыслеобразы в своей голове, что теперь вам достаточно только записывать все, что приходит в голове, все дейтсвия, мысли, предостережения. И делать это важно на первом этапе без анализа, без суждения, просто записывая все то, что говорит вам ваш мозг в ответ на правильно заданный в него запрос. Это и будет называться мозговым штурмом (брейнстормингом), о котором мы поговорим в следующий раз.

P.S. Поскольку речь в статье идет про такие субъективные понятия как "мыслеобразы" в вашей голове, пожалуйста, дайте мне обратную связь. Действительно ли и в вашей голове возникают схожие мысленные представления, и если нет - то какие? Напишите, пожалуйста, в комментариях.

P.P.S. Чтобы не пропустить выпуск новой статьи - подписывайтесь на обновления в правом верхнем углу.