Организация дел по методу Productivity Beast #4. Правило № 3.

Всем привет! В прошлый раз в статье "Организация дел по методу Productivity Beast #3. Правило № 1 и 2." мы с вами разобрали 2 базовый правила, которых необходимо придерживаться когда вы вносите задачи в ваш иерархический список. Сегодня продолжим обсуждать эту крайне важную тему.

Снова давайте обратимся к нашему списку дел, который мы сформировали в статье "Организация дел по методу Productivity Beast #2. Вносим задачи из Inbox. Разбиваем проект на этапы." - см. Рис 1.

Рис 1. Список дел

Правило № 3. Задача должна быть выполнимой

Обратите, пожалуйста, внимание на то как записана задача "посмотреть план новой квартиры в папке с документами о покупке". При записывании в качестве мысли, это звучало как: "Найти план квартиры (должен быть у меня в папке с документами о покупке)". Все дело в том, что "найти" - это не задача, это желаемый результат. Для того, что вам "найти" что-то, нужно посмотреть в каком-то месте, если там этого нет - то в другом, пока вы не получите желаемый результат - найдете предмет.

Неужели это так важно? Да, это архиважно, потому что именно здесь и кроется психологический аспект: если у вас в списке записаны невыполнимые напоминания - это лишь раздражает ваш мозг - он видит, что нужно что-то сделать, но как сделать, он не видит. Отсюда и происходит затягивание к тому чтобы приступить к выполнению дел - прокрастинация. Ведь у вас целый список напоминаний - их все надо сделать, некоторые , при том, к определенному сроку. Но в итоге, большинство этих напоминаний - это либо группа задач, которые нельзя выполнить разом (например, "Переехать в новую квартиру"), либо эта задача невыполнима по причине того, что нет всех необходимых условий к ее выполнению (например, "Отправить письмо начальнику" когда оно еще не написано или даже напоминание "Помыть окно в спальне", когда вы находитесь на работе), либо эта задача сформулирована так, что для нее также не определены действия - как в нашем примере. Другое дело, когда у вас записаны четкие выполнимые действия.

Напоследок, давайте посмотрим на задачу "упаковать бабушкин сервиз в коробку с поролоновыми стружками". Эта задача соответствует правилу №1 и содержит побуждающий глагол "упаковать", также соответствует и правилу № 2 и 3, так как разбито на четко сформулированные выполнимые задачи.

Здесь может встать вопрос: "Действительно ли необходимо прописывать все эти задачи: "достать коробку", "настричь пенопласт" и т. д.? Не слишком ли подробно?." Все зависит от ситуации. Конечно, если вы точно знаете где у вас лежит коробка и что она пуста, а на то, чтобы ее достать понадобится не более 2-х минут, то можно это не писать - а сделать сразу. Если у вас подготовлен пенопласт и он уже в стружке, то это тоже можно не писать. Но вот если вы предполагаете, что коробка может быть и на шкафу, что она, возможно, будет не пустая - и нужно будет перекладывать из нее куда-то обувь. Если вам нужно еще найти лестницу, чтобы заглянуть на шкаф, да еще и захочется и протереть пыль - то это все это может занять не 2 минуты, а куда больше. В этом случае задачи и расписываются так подробно, чтобы не забыть что вам вообще необходимо сделать пока вы "искали лестницу", например.

Итак, мы разобрались с правилами записывания задач - в следующий раз пойдем дальше и распишем оставшиеся задачи для выполнения нашей цели.

P. S. Пишите комментарии к статье, я на них обязательно отвечу.

P. P. S. Подписывайтесь на обновления блога в правом верхнем углу - "Email address", "Добавить в круги", "Подписаться".