Схема организации дел по Productivity Beast

В последней статье "Анализ истории с переездом #4. Мозговой штурм. Практика." мы с вами с помощью мозгового штурма выписали из головы все мысли и идеи по поводу нашей задачи по самый переезду. Теперь наступил самый ответственный шаг - "обработать" их.

Под "обработкой" дел я подразумеваю то, что нужно по каждой записи последовательно принимать решение согласно схеме, приведенной ниже. Схему можно приближать, кликнув по ней.

Кому-то эта схема может показаться чрезвычайно сложной, но на самом деле, это чуть модифицированная и дополненная схема работы по Getting Things Done Дэвида Аллена, которая имеет привязку к софту, на котором выполняется тот или иной этап.

Сегодня мы не будем разбирать подробно всю схему - я предлагаю пока просто ознакомиться, но мы будем часто возвращаться к ней, разбирая последовательно каждый этап.

Как можно увидеть на схеме есть 3 основных блока:

• Записи (зеленый)
• Планирование (синий)
• Действия (красный)

На данном этапе, мы сфокусируемся с вами только на блоке Действия и частично Планирование. А находимся мы с вами в левой верхней части, где "что-то из головы", "мысль", "идея" попадает в MLO Inbox.

MLO Inbox образуется от названия программы, которую мы будем использовать - MyLifeOrganized (сокращенно MLO), и слова Inbox, которое в литературе по GTD часто переводят как "Корзина для входящих дел" или просто "Корзина". Так как это не совсем точно отражает смысл слова, то просто будем использовать английское Inbox. Сущность его такова: вы все получаете на электронную почту письма, так вот этот раздел еще не обработанной почты куда сваливаются все письма и называется Inbox. В нашем случае, в MLO Inbox сваливаются мысли в виде записей (которые мы делаем). "Скидывать" в Inbox необходимо все мысли, записывая их тут же, как только они появились. 

Однако в нашем примере мы начали работать с Проектом,  заведомо осознавая, что на его выполнение потребуется не одно действие. Согласно этой системе организации дел, любая задача, которая имеет хотя бы больше одного действия - это Проект, который необходимо прорабатывать по схеме из блока Планирование и определять как минимум первое действие по нему.

Понимаю, что многое из описанного выше понятно с трудом или не понятно вообще, но после разбора и практики постепенно все станет на свои места. Сразу отвечу на популярный вопрос, который возникает, когда человек видит схему в первый раз: "Не буду ли я больше времени тратить на исполнение всех этих правил, чем на выполнение самих задач?". Мой ответ - нет, ежедневная обработка "входящих" занимает от 5 до 30 минут, но в среднем около 15; еженедельный обзор занимает от 30 до 90 минут. Но при этом, вы не сможете "случайно забыть" ни одного дела, все будет спланировано заранее, у вас будет четкое, ясное представление что делать, а креативные идеи будут свободно приходить к вам в голову. При этом вам станет легче жить "здесь и сейчас", так как голова будет свободна от навязчивых мыслей, которые вы будете записывать и обрабатывать так, чтобы они больше не приходили к вам в голову.

Уважаемый читатель, наверняка, уже задался следующим вопросом: "Неужели сам автор так и живет, в состоянии "чистого сознания" и креативного потока, все успевая и ничего не упуская, при этом не тратя много времени на поддержание системы?". Мой ответ - не всегда; но бывали времена, особенно напряженные, когда я использовал все описанные методы на все 100%, и да, я пребывал в состоянии "чистого сознания" при этом ничего не упуская из внимания, не забывая ни одного дела - моя продуктивность была запредельной. При этом, в таком режиме я мог пребывать не один день или неделю, а несколько месяцев подряд. Что же случается? Система дает сбой? Нет, все дело в том, что она, как и многие вещи, которые действительно дают вам преимущество (как усиленные тренировки в спорте), требует дисциплины и определенной силы воли (особенно при еженедельном обзоре). И так уж устроен человек, что мы часто, удовлетворяясь результатом, позволяем себе пребывать в "зоне комфорта", позволяя отходить от правил (вспомните себя, когда сидели на диете). Но могу сказать, что и применяя систему не на все 100% и прибывая в "зоне комфорта", и даже используя только часть этой системы вы сможете увеличить свою продуктивность в разы, а уровень стресса снизить. При этом, если вы найдете себе силы и самодисциплину (что не так уж сложно, особенно если вы как раз находитесь под повышенной нагрузкой от дел), то сможете испытать все те преимущества, о которых я говорю.

Еще один вопрос: "Минуточку, ранее вы говорили, что пытаться бороться силой волей с прокрастинацией - это не правильный подход... А теперь вы говорите, что сила воли необходима для выполнения этой системы... Как так?". Все дело в том, что прокрастинация - лишь симптом, и он уйдет как только дела будут выполнятся по вышепредставленной схеме, поэтому на саму прокрастинацию и ее преодоление не стоит тратить свою силу воли, а нужно использовать ее для привития новых привычек, способных сделать схему Productivity Beast неотъемлемой частью вашей жизни и вы забудете о том, что такое прокрастинация, и будете сочувствовать людям, которые так и продолжают мучаться в неведении.

В следующей статье мы с вами обсудим какими компьютерными программами нам предстоит пользоваться и почему из сотен органайзеров я выбрал именно MyLifeOrganized.

P. S. Попробуйте самостоятельно рассмотреть схему и пройтись по всем этапам, а также почитать предварительно про тот софт, который предлагается использовать.

P. P. S. Добавляйте меня в Гугл Круги (справа вверху), так как буду, возможно, через какое-то время делать вебинар через Google Hangout, а для участия нужно будет состоять у меня в кругах, иначе мне будет вас не добавить.