Сегодня мы обсудим какой лучше всего использовать софт для организации дел и почему.
Начну с того, что описанные мною концепции, по сути, повторяют метод Getting Things Done Дэвида Аллена, только, на мой взгляд, они более последовательные, детализированные и практичные, так как применялись мною на протяжении 12 лет и успели отшлифоваться как прибрежный камень, омываемый морем. Однако главный отличием является приспособление под каждый этап схемы выполнения дел, о которой я писал в предыдущей статье "Схема организации дел по Productivity Beast", специальных компьютерных программ - софта - что делает систему завершенной, так как освоив ее можно не только понять принцип ее работы (а потом потратить годы на поиск того как ее внедрить в практику, как это было в моем случае), а сразу же получить базовые навыки реализации системы на практике в программах, а затем уже оттачивать эти навыки в повседневной работе. Так же я планирую в дальнейшем ввести систему "обратной связи", чтобы вы могли обращаться за помощью ко мне, если возникают какие-то сложности, вдруг перестало все работать и так далее.
Основным инструментом работы по схеме Productivity Beast является программа MyLifeOrganized (MLO), которая достаточно активно развивается начиная c 2004 года и на данный момент имеет как версию под Windows, так и под мобильные устройства и планшеты на базе iOS и Android и облачную синхронизацию для всех устройств. Программа имеет 45 дней триала, так что вы довольно долго можете использовать все ее функции бесплатно. Когда триал закончится, если вы действительно сможете применять систему Productivity Beast на ней, и почувствуете, что она приносит пользу, то настоятельно рекомендую ее к приобретению, как это сделал и я.
Однако почему именно MLO? Ведь существует множество альтернатив, гораздо более популярных, более красивых и проработанных, например: MS Outlook, Todoist, Wunderlist, RememberTheMilk, Asana, LeaderTask, Doit.im и много-много других. Всего подобных приложений без преувеличения больше сотни, и все я пробовал и изучал; а также вывил каким критериям должен соответствовать софт, чтобы он был пригоден для выполнения GTD и почему.
Вот эти критерии, которым должна соответствовать программа.
1. Бесконечный иерархический список.
Это означает, что в программе должна быть возможность создавать подзадачу, под-подзадачу, под-под-подзадачу и так далее до бесконечности. Для чего это нужно?
Во-первых, мы с вами используем метод мозгового штурма и не должно быть ограничений на дробление задач на более мелкие - это может лишить процесс того самого "состояния потока", когда вы сконцентрированы на самой записи, а не на том, что видите, записывая все как бы на автомате и так, как вам удобно.
Во-вторых, при организации дел, необходимо дробить большие задачи на меньшие, что, зачастую, создает многоступенчатую иерархию, но именно это позволяет с "высоты птичего полета" какого-то большого проекта приблизить его к сиюминутному выполнению каких-то небольших задач - именно это прорабатывание проектов и избавляет нас от прокрастинации и отсутствия мотивации к выполнению.
Это ключевая функциональность, без которой никуда, и тут отсеивается 80% всех программных решений, однако остальные 20% зачастую неплохо справляются с этой задачей, но продолжим...
2. Автоматическое появление задач в списке следующих дел.
Что это значит? То, что при выполнении проектов (а как мы уже выяснили, проект в GTD - это любая задача, требующая более одного действия) мы выполняем, зачастую, множество действий. Чем меньше по времени занимает каждое действие, тем лучше, так как тем проще становится приступить к его выполнению и тем меньше ментального напряжения оно вызывает при обдумывании. Но зачастую даже если действие занимает меньше 2-х минут его нельзя выполнить до тех пор, пока не будут выполнены другие действия. Например, нельзя отправить письмо, пока оно не написано. И в списке следующих действий нам незачем видеть задачу "Отправить письмо", нам нужно пока видеть только "Составить план письма", например. Но как только действие выполнено, то в списке следующих дел должно автоматически повиться следующее: выполнили "Составить план", появилось "Расписать содержание" и так далее... Большинство же софтверных решений предлагают каждый раз выбирать дела из списка самостоятельно, что отнимает большое количество времени и отвлекает от процесса.
И вы предлагаете каждый раз вручную выбирать из списка в 4023 задачи следующую? А-а, вы предлагаете не иметь столько задач... Ну тогда вы не очень понимаете основные принципы GTD о продуктивности, господа разработчики...
Таким образом, из предыдущих 20% остается всего 3:
- OmniFocus
- GTDNext
- MyLifeOrganized
При этом, OmniFocus работает только под Mac и iOS, что уже накладывает большие ограничения; но главное - это исключительно неповоротливая и громоздкая программа, которая с более новой версией становится еще более неповоротливой, громоздкой и неудобной, хотя и считается лучшим решением для организации дел под macOS (видимо, в отсутствии выбора).
GTDNext является самой перспективной альтернативой MLO, но являясь достаточно молодым проектом, пока не имеет даже мобильных версий, интерфейс пока слишком простоват и не хватает некоторых функций для полной реализации GTD. Но главное, с какой-то версии у меня в Chrome она перестала корректно работать, и они не могут починить это уже который месяц. Но я продолжаю внимательно наблюдать за развитием данного проекта.
В итоге, остается только МЛО, как это ни прискорбно, потому что я и эту программу считаю далекой от совершенства: очень много лишнего, разобраться без помощи начинающему и получить все преимущества от ее использования довольно сложно. Однако она достаточно гибкая, чтобы настроить единожды так, как нужно по системе Productivity Beast, игнорировать все "ненужные навороты" в своей работе, и вы сможете "выжать из нее все". Много раз пытался отказаться от МЛО и перейти на что-то более достойное, но увы, отсутствие базовых требований у других решений заставляли меня вновь и вновь возвращаться к МЛО. В конечном счете, когда привыкаешь к этой программе, то перестаешь замечать ее недостатки и она становится вам верным другом, товарищем, который каждый раз приходит к вам на помощь.
Еще отмечу один из моих любимых инструментов GTD - это NirvanaHQ. Очень много что в этой программе выполнено на высоте, и она 4-я из тех программ, которые поддерживают требование №2 про автоматизм. У меня было несколько месяцев продуктивной работы по системе с этой программой, но в конечном счете, без поддержки бесконечно иерархического списка (см. требование №1), при большом количестве задач и проектов все стопорится и система перестает работать, а жаль...
Ах да, выполнение все "на бумаге", я думаю, даже не стоит и обсуждать. Именно такую и систему и пытался предложить Дэвид Аллен в далеком 2001-м, но мы понимаем, что это лишь в отсутсвие других решений. И я, начиная с 2005-го, тоже пробовал не раз реализовывать все на бумаге, но безуспешно. Позже на своем сайте он стал уже предлагать некий Add-on для MS Outlook, который бы помогал реализовывать GTD в данной системе - но это творение настолько глючное и неудобное, а главное по-прежнему не укладывающееся в сами же его принципы, что оно также не попадает в наш список.
Итак, мы разобрали в текущей статье почему же выбор пал на MyLifeOrganized. Это было важно сделать потому, что большинство из вас уже чем-то пользуется и, конечно, нужно найти веские аргументы для того, чтобы перейти на что-то новое. В следующей статье мы приступим к установке и настройке МЛО.
P. S. Напишите в комментариях что вы сейчас используете (если блокнот и ручку - то так и напишите) - это даст больше понимания для меня насколько детально описывать технические детали.
P. P. S. Подписывайтесь на рассылку сообщений о новых статьях - они выходят каждый будний день, но в разное время. Подписка даст вам возможность читать их регулярно, чтобы потом не отстать и не "догонять по-быстрому", читая 10 статей к ряду - это неэффективно, а иногда я еще и задания даю - так что лучше всего читать по статье в день.
