Схема организации дел по Productivity Beast

В последней статье "Анализ истории с переездом #4. Мозговой штурм. Практика." мы с вами с помощью мозгового штурма выписали из головы все мысли и идеи по поводу нашей задачи по самый переезду. Теперь наступил самый ответственный шаг - "обработать" их.

Под "обработкой" дел я подразумеваю то, что нужно по каждой записи последовательно принимать решение согласно схеме, приведенной ниже. Схему можно приближать, кликнув по ней.

Кому-то эта схема может показаться чрезвычайно сложной, но на самом деле, это чуть модифицированная и дополненная схема работы по Getting Things Done Дэвида Аллена, которая имеет привязку к софту, на котором выполняется тот или иной этап.

Сегодня мы не будем разбирать подробно всю схему - я предлагаю пока просто ознакомиться, но мы будем часто возвращаться к ней, разбирая последовательно каждый этап.

Как можно увидеть на схеме есть 3 основных блока:

• Записи (зеленый)
• Планирование (синий)
• Действия (красный)

На данном этапе, мы сфокусируемся с вами только на блоке Действия и частично Планирование. А находимся мы с вами в левой верхней части, где "что-то из головы", "мысль", "идея" попадает в MLO Inbox.

MLO Inbox образуется от названия программы, которую мы будем использовать - MyLifeOrganized (сокращенно MLO), и слова Inbox, которое в литературе по GTD часто переводят как "Корзина для входящих дел" или просто "Корзина". Так как это не совсем точно отражает смысл слова, то просто будем использовать английское Inbox. Сущность его такова: вы все получаете на электронную почту письма, так вот этот раздел еще не обработанной почты куда сваливаются все письма и называется Inbox. В нашем случае, в MLO Inbox сваливаются мысли в виде записей (которые мы делаем). "Скидывать" в Inbox необходимо все мысли, записывая их тут же, как только они появились. 

Однако в нашем примере мы начали работать с Проектом,  заведомо осознавая, что на его выполнение потребуется не одно действие. Согласно этой системе организации дел, любая задача, которая имеет хотя бы больше одного действия - это Проект, который необходимо прорабатывать по схеме из блока Планирование и определять как минимум первое действие по нему.

Понимаю, что многое из описанного выше понятно с трудом или не понятно вообще, но после разбора и практики постепенно все станет на свои места. Сразу отвечу на популярный вопрос, который возникает, когда человек видит схему в первый раз: "Не буду ли я больше времени тратить на исполнение всех этих правил, чем на выполнение самих задач?". Мой ответ - нет, ежедневная обработка "входящих" занимает от 5 до 30 минут, но в среднем около 15; еженедельный обзор занимает от 30 до 90 минут. Но при этом, вы не сможете "случайно забыть" ни одного дела, все будет спланировано заранее, у вас будет четкое, ясное представление что делать, а креативные идеи будут свободно приходить к вам в голову. При этом вам станет легче жить "здесь и сейчас", так как голова будет свободна от навязчивых мыслей, которые вы будете записывать и обрабатывать так, чтобы они больше не приходили к вам в голову.

Уважаемый читатель, наверняка, уже задался следующим вопросом: "Неужели сам автор так и живет, в состоянии "чистого сознания" и креативного потока, все успевая и ничего не упуская, при этом не тратя много времени на поддержание системы?". Мой ответ - не всегда; но бывали времена, особенно напряженные, когда я использовал все описанные методы на все 100%, и да, я пребывал в состоянии "чистого сознания" при этом ничего не упуская из внимания, не забывая ни одного дела - моя продуктивность была запредельной. При этом, в таком режиме я мог пребывать не один день или неделю, а несколько месяцев подряд. Что же случается? Система дает сбой? Нет, все дело в том, что она, как и многие вещи, которые действительно дают вам преимущество (как усиленные тренировки в спорте), требует дисциплины и определенной силы воли (особенно при еженедельном обзоре). И так уж устроен человек, что мы часто, удовлетворяясь результатом, позволяем себе пребывать в "зоне комфорта", позволяя отходить от правил (вспомните себя, когда сидели на диете). Но могу сказать, что и применяя систему не на все 100% и прибывая в "зоне комфорта", и даже используя только часть этой системы вы сможете увеличить свою продуктивность в разы, а уровень стресса снизить. При этом, если вы найдете себе силы и самодисциплину (что не так уж сложно, особенно если вы как раз находитесь под повышенной нагрузкой от дел), то сможете испытать все те преимущества, о которых я говорю.

Еще один вопрос: "Минуточку, ранее вы говорили, что пытаться бороться силой волей с прокрастинацией - это не правильный подход... А теперь вы говорите, что сила воли необходима для выполнения этой системы... Как так?". Все дело в том, что прокрастинация - лишь симптом, и он уйдет как только дела будут выполнятся по вышепредставленной схеме, поэтому на саму прокрастинацию и ее преодоление не стоит тратить свою силу воли, а нужно использовать ее для привития новых привычек, способных сделать схему Productivity Beast неотъемлемой частью вашей жизни и вы забудете о том, что такое прокрастинация, и будете сочувствовать людям, которые так и продолжают мучаться в неведении.

В следующей статье мы с вами обсудим какими компьютерными программами нам предстоит пользоваться и почему из сотен органайзеров я выбрал именно MyLifeOrganized.

P. S. Попробуйте самостоятельно рассмотреть схему и пройтись по всем этапам, а также почитать предварительно про тот софт, который предлагается использовать.

P. P. S. Добавляйте меня в Гугл Круги (справа вверху), так как буду, возможно, через какое-то время делать вебинар через Google Hangout, а для участия нужно будет состоять у меня в кругах, иначе мне будет вас не добавить.

Анализ истории с переездом #1. Озвучивание цели. Немного о силе воли и тайм-менеджменте.

Итак давайте разберем предыдущий пример с историей о переезде. Как необходимо было действовать герою (или героине) нашей истории?

Прежде всего давайте вспомним какие были обстоятельства и какую необходимо было выполнить цель. Была куплена новая квартира, а старая, в которой живет наша героиня, продана (давайте договоримся, что главное действующее лицо истории - женщина, для простоты изложения). Через 2 недели должны въехать новые жильцы.

Запишите цель

Первое что необходимо сделать, это записать цель наиболее четко и ясно, как если бы вы озвучивали эту цель другому человеку, который это будет выполнять. Представим, что у вас есть слуга, дворецкий и вы ему скажите, поправляя пенсне: "Дорогой Дживс, нам бы нужно переехать в новую квартиру, скоро будут вселяться новые жильцы... Вы не могли бы позаботиться об этом, любезный мой?". И через 2 недели, глядя на все ту же мебель в квартире, вы спрашиваете у своего дворецкого: "Как обстоят дела с переездом, дорогуша?". На что тот отвечает: "Но сэр [или мэм, не важно], вы не говорили, что это должно произойти через 2 недели; к тому же я перевез ваш саквояж, разве вам этого будет не достаточно для работы?".

Мораль истории с дворецким такова, что чем больше необходимых деталей вы включите в свою цель и обозначите все рамки - тем лучше. Все дело в том, что записывая цель, вы таким образом даете команду своему мозгу, который представляет собой того самого "не очень проворного дворецкого". Да, наш мозг - чудо эволюции и творения природы, но как доказывают ученые, выполняемые им функции достаточно линейны и однозадачны по своей сути, только усилием воли мы можем объединять его линейные функции в сложные образы и мыслительные процессы. Но нам-то как раз и нужно избавиться от использования силы воли, иначе вы как раз и столкнетесь с прокрастинацией, с той "горой дел", которую не сдвинуть без нечеловеческого использования силы воли...

Сила воли и ее влияние на прокрастинацию

Небольшое, но очень важное отступление. Большинство методов преодоления прокрастинации, предлагаемые многочисленными авторами, заключается в развитии силы воли, для того, чтобы "одолеть неприступную гору". Для этого советуется: больше спать, тренировать мышцы, принимать Омега 3, завести accountabilibuddy (человек, который будет отслеживать ваш прогресс и стимулировать вас действовать дальше). Это безусловно действенные советы для укрепления силы воли, это действительно вам поможет преодолевать "неприступные горы" (до тех пор пока вы, однажды, не выспитесь....). Но, как известно, "умный в гору не пойдет - умный гору обойдет".

Как я говорил уже не однократно и повторю еще раз, прокрастинация - это не то, с чем необходимо бороться, это не объект приложения силы воли в том числе, так как это лишь симптом, следствие основной проблемы. Устранив проблему, вы сразу же избавитесь от всех симптомов, ей свойственных: низкая продуктивность, повышенная утомляемость, прокрастинация (затягивание), неудовлетворенность от жизни/работы, опаздывания, забывание о маловажных (на ваш взгляд) и важных делах и так далее и тому подобное. Основная проблема - это неумение организовывать дела (а, по сути, даже составлять напоминания об актуальных делах).

При этом, я не утверждаю, что сила воли не нужна для того, чтобы справиться с прокрастинацией, а лишь то, что ее необходимо применять не к преодолению этого замкнутого психологичекого процесса, а к введению в повседневную жизнь принципов правильной организации дел - назовем ее "модель Productivity Beast" (пока ничего более умного я не придумал), которая не сильно отличается от GTD, кроме как 12 лет исследований и практики непосредственного внедрения, унификации на практике описанных Дэвидом Алленом принципов. Практика будет позже, в других статьях, но уже скоро...

Затрону здесь и другой подход, который предлагают авторы на страницах своих блогах, книгах и видео курсах - это различного рода системы тайм-менеджмента. Я понимаю, что "тайм-менеджмент" (управление временем) - это уже устоявшееся словосочетание, но, все же, Рене Декарт говорил: "Определив точно значения слов, вы избавите человечество от половины заблуждений". Как можно "управлять временем"? Мы не управляем временем, мы лишь управляем делами - хорошо или плохо, зависит от нас. Но важно не это, а то, что большинство методов тайм-менеджмента используют так называемое "бюджетирование времени", то есть мы выделяем под какую-то задачу (а, на самом деле, группу задач) некое время на ее выполнение. Но когда вы приступаете к ее выполнение в срок, который себе назначили, вы оказываетесь не в том месте, поступила новая информация по выполнению задачи, появились более срочные и неотложные дела. В современном мире, где все так быстро меняется, такая негибкая система совершенно неэффективна, поэтому многие и забрасывают все попытки научиться-таки управлять своими делами, ставя клеймо на слово "тайм-менеджмент". Но проблема "неумения управлять делами" так никуда и не пропала и человек снова ищет новые способы борьбы с симптомами...

Сильно отступил от основной ветви повествования... Ну да ладно - продолжим в следующей статье уже с анализа нашего рассказа про переезд. А по поводу тайм-менеджмента и развития силы воли я еще напишу более подробные статьи позже.

P.S. Подписывайтесь на рассылку в правом верхнем углу - сможете получать сообщения на почту как только выйдет новая статься. Не пропускайте, а то потом может возникнуть ощущение, что что-то упустили, и  теперь не очень ясна суть, хотя я постараюсь снабжать статьи перекрестными ссылками.

P.P.S. Очень рад буду, если вы оставите свой комментарий и расскажите ваш опыт использования силы воли и методов тайм-менеджмента.