Выбор задачи по Productivity Beast #4. Таймер Помодоро

Здравствуйте, уважаемые читатели блога! В прошлой статье "Выбор задачи по Productivity Beast #3. Реорганизация списка активных задач" мы закончили на том, что разобрали как выбрать задачу или группу задач, к выполнению которых и необходимо приступить. В этот раз разберем метод, который помогает в том, чтобы приступить к выполнению.

После того как мы составили список конкретный действий, которые мы можем выполнить здесь и сейчас, после того как проставили для каждой из задач оценочное время выполнения, с души не просто !спадает камень", но прокрастинация вдруг неожиданным образом меняется мотивацией, вы хотите выполнить все эти задачи по-скорее, ведь результат не заставит себя ждать. Но есть еще один способ, который не оставит шанса вашему сознанию улизнуть от выполнения тех дел, которые вы поставили в категорию Starred (к выполнению). Он называется Помодоро (Pomodoro).

Узнать больше о методе Помодоро вы легко сможете на страницах интернета. Название происходит от итальянского слова, обозначающее Помидор (так как автор метода - итальянец). В классическом варианте предлагается использовать кухонный таймер (на самом деле, не обязательно в виде помидора - у меня был таймер в виде яблока, когда я только начинал исследовать данный способ). Вы намечаете какие дела вы собираетесь выполнить в ближайшие 25 минут, а затем заводите таймер, который тикает до тех пор пока не пройдет это время. Все это время вы должны сохранять максимальную концентрацию на процессе. Если, вдруг, вы отвлеклись - считается, что нужно сделать себе пометку куда-нибудь (чтобы этот процесс был более осознанным), если же вы прервались и занялись другим делом - останавливаете помодоро и когда возвращаетесь к задаче обратно - снова его заводите. При этом, когда в конце дня вы посчитаете сколько помодоро вы выполнили, те, которые были прерваны, считать нельзя.

Этот метод очень эффективный. Вот лишь некоторые положительные эффекты от него:
- в процессе выполнения фокус и концентрация на задаче вырастает в разы, что сказывается как на количестве выполненных задач, так и на качестве;
- в процессе вы знаете точно чем занимаетесь и полностью этому отдаетесь, поэтому зачастую возникает полное "растворение в задаче", деятельность становится увлекательной, так как возникает эффект деятельности "здесь и сейчас" (хотя, это этот эффект возникает скорее в совокупности с использованием метода Productivity Beast применительно ко всем задачам, какие у вас есть - ведь тогда вы точно осознаете, что в данный момент занимаете ровно тем делом, которым нужно - нет волнений ни о прошлом, ни о настоящем - только "здесь и сейчас);
- сам звук завода помодоро со временем станет для вас "спусковым крючком". Даже если вы испытываете колебания перед тем как приступить к задачам, помодоро станет той "соломинкой", которая позволит вам взяться за дело как только вы услышите характерный звук завода таймера.
- при подсчете в конце дня количества выполненных помодоро, вы можете удивиться тому сколько времени вы действительно проводите с пользой, с толком в полной концентрации. В том числе, появляется новое осознание того сколько всего (!) можно выполнить за один день, если с полной концентрацией работать по 16 помодоро в день (а это 8 часов, стандартный рабочий день).

Между выполнением каждого помодоро следует делать перерыв в 5 минут, а между 4-мя последовательными помодоро - 15 минут. Я же советую выставлять таймер помодоро на 50 минут, и делать между ними по 10 минут перерыв. Небольшие помодоро тоже имеют под собой смысл, но я эмпирически выявил, что 50 минут - лучше. Вы полностью вовлечены в дело - и перерыв в 5 минут может как раз вас из этого продуктивного состояние вывести; и вы сами даже не захотите делать этот 5-ти минутный перерыв, чтобы закончить дела, а вернуться будет довольно тяжело. За 50 минут вы уже устанете достаточно, чтобы с удовольствием воспользоваться перерывом.

Разумеется, не стоит планировать 8 помодоро по 50 минут каждый на день, ориентируясь на стандартный рабочий день - вы вряд ли сумеете их выполнить, будете жертвовать концентрацией (что не стоит делать), а на следующий день вам может не захотеться жить, не то что работать - насколько можно после такого темпа устать. Хотя, надо сказать, были времена когда я в течение месяца работал по 6 - 8 "честных помодоро" по 50 минут, а иногда и ставил рекорды в 10 помодоро. Как эксперимент - это очень даже вдохновляюще, сделать за месяц такой работы можно больше чем за год (если точно знаешь что делаешь), но в обычной жизни лучше так не делать - достаточно в день выполнить хотя бы 1 помодоро с полной концентрацией или 2. При выполнении 4-х помодоро в день вы станете настоящим "Зверем Продуктивности" (Productivity Beast).

Рис 1. Tomighty - программа для реализации Помодоро

Какой лучше всего инструмент выбрать для реализации Помодоро? Я советую программу Tomighty - см. Рис 1, так как она бесплатна, не содержит лишнего, устанавливается на Windows и Mac, имеет все необходимые настройки. В настройках я советую вам включить тикание, чтобы оно воспроизводилось всегда пока включен таймер (на работе просто воткните наушники в компьютер и вставьте в одно ухо - так вы никому не помешаете, но будете слышать что происходит вокруг, если вдруг вас окликнут).
Таким образом, как только у вас выбрана задача для выполнения - заводите таймер и делаете задачу. Как только ее выполнили, отмечаете ее выполненной и переходите к списку и снова выбираете следующую задачу (это делаете не выключая таймера). Прерваться можно только после того как таймер завершиться.

Итак, мы рассмотрели прием, который поможет поднять вашу продуктивность еще на один уровень. Помодоро - это очень сильный инструмент и очень эффективный несмотря на свою простоту.

P. S. Пишите вопросы в комментариях, если они возникли.

P. P. S. Подписывайтесь на блог в правом верхнем углу - жмите на социальные кнопки слева, если понравилась статья.

Выбор задачи по Productivity Beast #3. Реорганизация списка активных задач

Здравствуйте, дорогие друзья! В прошлый раз мы закончили на том, что разобрали как выставить оценочное время исполнения для каждой из задач в списке активных дел в статье "Выбор задачи по Productivity Beast #2. Выставляем время выполнения задач". Сегодня разберем как реорганизовать список вручную и как выбрать задачи, которые мы будем делать здесь и сейчас.

В предыдущих статьях мы оптимизировали список актуальный дел и наделили каждую задачу оценочным временем исполнения, теперь мы этот же список реорганизуем. В MyLifeOrganized существует автоматический способ приоретизации задач, который выстраивает последовательность задач в списке исходя из различных настраиваемых критериев, прежде всего, важности и трудности исполнения. Это актуально, если у вас в списке сотни задач, но, как мы обсуждали в прошлой статье, иметь список из сотен задач перед собой - это головная боль, даже если в иерархическом списке их все тысяча - нам от этого становится не сильно легче.

По методу Productivity Beast даже если в иерархическом списке планирования у вас тысячи задач, в списке должно быть не более 7 (по крайней мере, должно стремиться к этому числу). Тогда нам нет труда их реорганизовать вручную, как показано на Рис 1. При это автоматическую сортировку выключаем.

Рис 1. Реорганизация списка задач

При этом, как мы говорили ранее, мы ориентируемся не только на время выполнения задачи, но и на ее важность, срочность и сложность - просто эти параметры мы оцениваем в реальном времени самостоятельно, как только перетаскиваем задачу. Поскольку в списке их не много - то сделать это не составляет труда. Более того, поскольку сравнение в голове происходит со всеми задачами в списке, то в краткосрочной памяти могут удерживаться все 7 задач, что возможно без сверхчеловеческих усилий, которые бы потребовались при реорганизации списка даже из нескольких десятков задач.

Далее, на нужно выбрать те задачи, которые мы будем выполнять. Для этого есть 2 подхода:
- выделять только одну задачу за раз и фокусироваться на ней. Как только задача выполнена, отмечать ее как выполненную и выбирать следующую из списка. Этот подход несомненно имеет много преимуществ, так как позволяет фокусироваться только на одной задаче, что нам и нужно.
- можно формировать стек задач на выполнение одной сесии Помодоро. Что такое Помодоро сессия мы поговорим в следующей статье. Как только сессия выполнена, мы переходим к списку задач и выбираем следующую "порцию задач". Преимущество этого метода заключается в том, что все под-проекты начинают выполнятся параллельно, что может вывести вас на гиперпродуктивность. Решение же задач "стеками" также делает выполнение задач больше похожими на игру. Такая "геймификация" приводит к психологиескому эффекту наслаждения от выполняемого процесса и расслабления при сохранении должного уровня концентрации, а как следствие и увеличение производительности.

О втором, "стековом" методе, мы поговорим в следующей статье, а пока рассмотрим как выбрать одну задачу из списка. Для этого нужно лишь отметить задачу звездочкой и перейти на вид "Starred" - см. Рис 2. Таким образом, перед вашим взором будет всегда только одна задача. Если вы забудете что вы делаете в данный момент времени, вы всегда можете снова вернуться к этому виду и посмотреть на эту одну единственную задачу, к которой прилагаете все усилия для выполнения.

Рис 2.  Выделение задачи для выполнения

Итак, мы с вами рассмотрели реорганизацию списка вручную, выбор задачи для фокусировки внимания. В следующий раз мы с вами рассмотрим как использовать Помодоро таймер, для того, чтобы еще усилить эффект.

P. S. Пишите в комментариях свои отзывы.

P. P. S. Подписывайтесь на блог в правом верхнем углу.

Выбор задачи по Productivity Beast #2. Выставляем время выполнения задач

Здравствуйте, уважаемые читатели блога! В прошлой статье "Выбор задачи по Productivity Beast #1. Уменьшаем число задач в списке до семи" мы перешли к обсуждению работы со списками актуальных задач, которые появляются при переключении вкладок в MylifeOrganized, если использовать шаблон задач по метод Productivity Beast. Сегодня мы с вами рассмотрим практически ноу-хау метода Productivity Beast - выставление времени исполнения для каждой задачи.

Итак, мы с вами остановились на рассмотрении актуальных задач в закладке ДОМА и в прошлый раз оптимизировали количество задач до 7. Следующим этапом по методу Productivity Beast является проставление времени выполнения для каждой задачи.

Как это сделать? В шаблоне Productivity Beast, который вы можете скачать в конце статьи "Организация дел по методу Productivity Beast #8. Завершаем разбирать MLO Inbox" уже есть предустановленные иконки времени, которые вы можете выставлять как это показано на Рис 1.

Рис 1. Выставление времени выполнения для каждой задачи

Для того, чтобы выставить время, кликните правой кнопкой мыши на колонке с изображением флага и выберите соответствующую иконку. Обратите внимание, что после минут идут не часы, а "помодоро" - о том что это такое пойдет речь в следующей статье, пока лишь скажу, что этот интервал принято считать за 25 минут, но в системе продуктивности Productivity Beast он равен 50 минутам, почти час.

Таким образом, выставив время для всех задач в списке - см. Рис 2 - нам становится куда проще определить что лучше выполнять в первую очередь. Более того, понаблюдайте за тем как меняется ваше отношение к списку задач в целом и к каждой конкретной задаче когда вы проясняете для себя сколько реально занимает выполнение задачи - оказывается - все это не так уж и долго и сложно и все вам по плечу. Взамен желания затягивать выполнение (прокрастинации), вас может вдруг переполнить желание все поскорее выполнить - ведь вы теперь очень ясно начинаете видеть как мало надо сделать, чтобы достичь существенного прогресса в ваших делах.

Рис 2. Задачи с выставленным временем

Отдельно отмечу, что при выставлении времени для задачи используйте свою интуицию, не пытайтесь ни завышать время выполнения задачи, ни занижать. Со временем, у вас будет достаточно "обратной связи" относительно времени выполнения задач, чтобы делать оценку все более и более точно и приближенно к реальности.

Вы можете также прибегнуть к тому, чтобы выставить время для всех задач в вашем проекте - это сильно скажется на устранении прокрастинации по отношению к нему, а также усилит ваше желание его сделать, появится больше мотивации, вдохновения и сил. Тем не менее, чтобы не усложнять и не затягивать процесс организации дел, достаточно выставлять время только когда вы принимаете решение к какой задаче приступить.

Обратите также внимание, что в квадратных скобках [] у нас прописаны наши проекты, к которым относятся задачи - так проще распознать к чему вообще относится та или иная задача, какой цели мы хотим достичь по выполнении той или иной задачи, что немаловажно как в принятии решения по выбору следующей задачи, так и в видении конечного результата при выполнении.

Таким образом, прояснив время, вторым существенным фактором для принятия решения остается важность - она зачастую зависит от проекта или под-проекта, к которому принадлежит задача.

Следующим этапом, вы просто расставляете вручную задачи в порядке их выполнения.

Итак, мы сегодня разобрали важный этап, практически "магический прием", позволяющий прокрастинацию превратить в мотивацию, а в следующий раз разберем, как направить свой фокус внимания на выполнение задач подобно "всесокрушающему лазерному лучу".

P. S. Если вы проделали все то же самое в примером из статьи, или со своим проектом, но так и не почувствовали никакой разницы в отношении к своим задачам: прокрастинация никуда не исчезла, вы по-прежнему считаете свой проект неподъемным и не знаете с чего начать - срочно пишите мне об этом в комментариях, будем разбираться что не так.

P. P. S. Подписывайтесь на блог, ставьте лайки слева. Мне приятно, да и пусть другие люди знают - всем полезно.

Выбор задачи по Productivity Beast #1. Уменьшаем число задач в списке до семи

Приветствую вас, уважаемые друзья! В предыдущей статье "Организация дел по методу Productivity Beast #8. Завершаем разбирать MLO Inbox" мы закончили разбирать все "входящие мысли" по проекту "История с переездом". Теперь пришло время для самого интересного - мы начнем изучать методы Productivity Beast для эффективного принятия решения какую задачу выполнять в данный момент.

Итак, по результатам прошлой статьи, у нас получилось 66 задач в иерархическом списке - см. Рис 1.

Рис 1. Количество задач всего

При этом 26 из них числятся выполненными - это задачи, которые я оставил в Inbox MLO и пометил как выполненные, для того, чтобы вы смогли вернуться к ним в любой момент. Таким образом, количество задач, которые мы запланировали для выполнения проекта по переезду на новую квартиру ровно 50. Разумеется, это не конечный список задач - они будут пополнятся, редактироваться, дополнятся по мере того как будут выполненные первоочередные; тем не менее их уже не мало.

И вот настал момент волшебства! Когда мы переходим на вкладку ДОМА (переименовал из PERSONAL), о мы видим список только из 9 задач - см. Рис 2. Это как раз те задачи, которые мы можем выполнить здесь (дома) и сейчас (остальные задачи станут актуальными только после выполнения текущих, поэтому мы на них даже не фокусируемся). Теперь принять решение что мы будем делать в первую очередь стало в 5 раз проще!

Рис 2. Задачи во вкладке ДОМА

Но давайте двигаться дальше, ведь, как мы говорили ранее, наш мозг - "одноядерный" - он может заниматься только одним процессом в один и тот же момент времени, а когда мы заняты несколькими делами, то наше внимание просто "перепрыгивает" с одной задачи на другую; иногда это происходит так быстро, что мы думаем, что делаем несколько дел одновременно (или думаем, что мозг Юлия Цезаря точно был "многоядерным", но это не так). Из вышесказанного следует, что наиболее эффективный способ сделать все дела - делать их по одному. Но с какого начать? Пусть даже их всего 9...

Давайте сперва оптимизируем тот список, который у нас есть. Все дело в том, что оптимальный числом задач, которые мы видим перед собой должно быть 7 или меньше. Если задач становится больше, то держать их в краткосрочной памяти для мозга становится сложным, или даже невозможным, поэтому мы можем испытывать лишнее напряжение и беспокойство.

Список можно привести к 7 задачам разными способами, но основные из них:

1. если у вас несколько больших проектов - поставьте один из них в ожидание, или сделайте фокус только на одном большом проекте, а потом перейдете к другому;
2. вы можете поставить некоторые задачи в зависимость от других (чтобы они исчезли из списка), даже если их можно было бы выполнить параллельно, но вы приняли решение относительно отдельной группы задач, что будете делать их последовательно.

В нашем примере, есть 3 задачи, которые начинаются с "найти в интернете". Очевидно, что поиск в интернете сразу по трем задачам противоречит концепции фокусирования на одной задаче, поэтому мы можем поставить их в зависимость друг от друга, а первой пусть будет задача про поиск компании по перевозке.

На самом деле, в силу того, что задачи небольшие, такой подход (ставить маленькие задачи в зависимость) не самый эффективный, так как по выполнении первом вам потребуется снова заглядывать в список и там будет лишь вторая задача (лучше если бы они были как "напоминания" для выполнения одной средней задачи про поиск в интернете). Для этого можно добавить контекст @Internet, который будет входить в контекст @Home, а потом переключиться на вид Active Actions by Context. В итоге, должно получиться как на Рис 3. Однако подробно разбирать как это сделать мы с вами не будем в этой статье - это уже "продвинутый" уровень, прибегнем к приему завимостей.

Рис. 3 Группировка по контекстам

После того как мы поставили задачи про поиск в интернете в зависимости, наш список дел стал содержать 7 дел.

Такой подход отличает систему Productivity Beast от GTD и других методов организации дел (тайм-менеджмента), так как в них предполагается, что когда вы составили список всех ваших дел, вы получаете огромный список из активных действий (много больше 7), а далее вы используете различные приемы приоретизации, чтобы выявить что делать вам в первую очередь. Я считаю такой подход сильно усложненным: вы легко сможете потерять задачи из виду, держать все это в вашем воображении становится трудно или невозможно (а как мы помним, язык нашего мозга - образы в вашем воображении), это снова подход "сдвинуть гору дел", поэтому не даст вам того "облегчения" от прокрастинации, которое даст метод Productivity Beast.

Итак, мы с вами рассмотрели как уменьшить задачи в списке, в следующей статье рассмотрим как выставить для каждой задачи время исполнения (ноу-хау Productivity Beast).

P. S. Пишите в комментариях, если возникли какие-либо вопросы.

P. P. S. Подписывайтесь на рассылку уведомлений о новых статьях в правом верхнем углу - начинается самое интересное.

Организация дел по методу Productivity Beast #8. Завершаем разбирать MLO Inbox

Приветствую вас, дорогие друзья! В прошлый раз в статье "Организация дел по методу Productivity Beast #7. Обновленный список задач." мы с вами разбирали и организовывали задачи из MLO Inbox. В этой статье мы с вами, надеюсь, успеем закончить организовывать дела по проекту "История с переездом".

Напоминаю, что все дела из списка по проекту "История с переездом" можно посмотреть в статье "Анализ истории с переездом #4. Мозговой штурм. Практика.". Итак давайте рассмотрим следующую запись.

- кресло, раскладная кровать - лучше продать

В нашем списке вещей появляется не только категория габаритный вещей, которые мы хотим утилизировать, и не только вещей, которые мы просто вынесем на помойку сами или с помощью друга. Есть еще вещи, которые мы вполне можем продать - везти в новую квартиру их не хочется, да они и могут не поместиться (по мере выполнения задач, которые мы записали ранее, это выяснится). Пока же есть вещи, которые мы точно готовы продать.

Как это сделать? Пожалуй, в этот раз даже не будем вносить в список дел поиск ресурса через который можно это осуществить (все-таки мы не бизнес на этом собираемся делать), а просто создадим проект для продажи вещей через Авито. Что первым делом нужно для продажи на Авито? Правильно, создать на нем аккаунт - это не долго, а полученная по выполнении этой задачи информация даст нам возможность распланировать действия дальше - ведь мы выясним сколько нам потребуется фотографий и какого размера, чтобы "представить наш товар лицом". Однако еще до того как мы заведем аккаунт, задача о фотографировании кресла точно попадет в список наших последующих дел (пока мы не знаем сколько понадобится фотографий, но то что они понадобятся - это точно). Лучше сразу записать это в список последовательности, так как с этим могут возникнуть дополнительные сложности - например, чтобы это сделать потребуется привести его в порядок или отремонтировать, тогда задача затянется. Так что лучше ее иметь в качестве напоминаний, "на дозрев" - см. Рис 1.

Рис 1. Обновленный список дел

- разместить объявление на Авито

Эту задачу мы уже записали как следствие размышлений над предыдущей задачей.

- вымыть квартиру после того как перевезут вещи, оставить на это день

Эта запись нам напоминает о том, что планировать вывоз мебели стоит заранее - хотя бы за день, чтобы успеть еще и вымыть квартиру и привести все окончательно в порядок, чтобы не стыдно было ее сдавать новым жильцам.

Полагаю, что по мере выполнения всех задач и приближении срока перевозки будут появляться все больше деталей и новых задач, которые будут появляться в под-проекте "Осуществить переезд", но пока просто запишем "Перевезти мебель с грузчиками в новую квартиру" и поставим для нее дату. Можно также поставить зависимость, при которой эта задача станет актуальной только после того как будет закончен под-проект "Подготовить вещи". Но поскольку в реальной жизни случается так, что срок уже наступает, а все нюансы еще не подготовлены (так как появились в последний момент), то лучше оставить только зависимость по дате - переезд может быть осуществлен даже если что-то в итоге и не успели подготовить.

А уже после можно добавить задачу "Вымыть квартиру".

Ура! Наконец мы разобрали все задачи, которые внесли первоначально в MLO Inbox в результате мозгового штурма. Конечно, на подробный разбор нам понадобилось много времени. Я же тем самым пытался дать вам как можно более подробный пример того что должно происходить в голове человека когда он прорабатывает свои записи. Параллельно с этим мы разобрали все основные правила записи и формулировки задач, подобно разобрали интерфейс и как с помощью него вводить задачи в список, а также рассмотрели все типы задач, которые могут встречаться и как их следует обрабатывать. Полагаю, что я еще раз вернусь в будущих статьях к обобщению того, что мы должны были усвоить, разбирая этот список дел, а пока предлагаю вам скачать список дел в формате .ml, который получился, и который вы сможете открыть в своем МЛО.

Скачать шаблон МЛО с задачами: ProductivityBeast-Feb-2017-actions.ml

Итак, в следущий раз мы с вами уже, наконец, перейдем к разбору списка активных задач.

P. S. Пишите в комментариях все, что вы хотите спросить - даже не по теме - я обязательно отвечу.

P. P. S. Подписывайтесь на email рассылку об обновлениях блога - это можно сделать в правом верхнем углу. Лишнего ничего слать не буду - обещаю. Передать кому-то ваши данные не смогу чисто технически - они мне попросту не попадают; но даже если бы попадали, то, считая эту практикой аморальной и криминальной, я бы такого точно не стал бы делать, и других призываю такими вещами не заниматься - давайте друг друга любить и уважать.

Организация дел по методу Productivity Beast #7. Обновленный список задач.

Приветствую вас, уважаемые читатели! В прошлой статье "Организация дел по методу Productivity Beast #6. Продолжаем разбирать MLO Inbox." мы с вами остановились на разборе MLO Inbox, который сегодня и продолжим.

Давайте снова вернемся к списку дел, который мы составили еще в статье "Анализ истории с переездом #4. Мозговой штурм. Практика." и разберем задачи, которые мы не успели разобрать в предыдущей статье.

- отобрать вещи для выноса

Эта запись наводит на мысль, что какую-то часть вещей нам нет необходимости утилизировать через компанию (они все-таки берут какие-то деньги за это) - а можно вынести самостоятельно на помойку - как правило, уже через 10 минут эти вещи кому-нибудь пригождаются. Тогда отредактируем нашу задачу об утилизации вещей через компанию, что это касается только габаритных вещей - пусть они этим занимаются; а все остальное мы вынесем сами.

- кто поможет вынести на помойку габаритные вещи? Попросить друга.

В данном случае, поскольку мы решили, что габаритную мебель (например, старый диван), мы будем утилизировать через компанию, то речь идет просто о том, что довольно крупных вещей может скопиться немало (например, какая-нибудь уже никому не нужная гитара со сломанным грифом, санки из детства с поломанной лыжей - все, что было жалко выбросить). Для этого внесем в "Подготовить вещи" задачу о том, чтобы попросить друга, который живет в соседней парадной, Пашу помочь вынести все эти вещи, предварительно позвонив ему. Причем не будем делать зависимость от того, что сперва нужно "собрать вещи на вынос", потому что с Пашей лучше было бы договориться заранее, параллельно с тем как будут собираться вещи (может быть, даже он предложит помочь их собрать...). Посмотрите как оформлена эта задача на Рис 1.

Рис 1. Обновленный список задач

Еще отмечу, что задача о помощи друга не будет формулироваться как "Договориться с Пашей...", так как это не совсем конкретное действие - можно договориться по телефону или при личной встречи и лучше было бы определить каким образом, иначе мозг будет снова "впадать в прокрастинацию", как тот самый Буриданов осел, который не смог выбрать между двумя одинаковыми стопами сена и умер от голода.

- часть можно продать и отдать (книги, например)

Хм, книги можно было бы отдать в библиотеку - давайте поставим себе задачу - позвонить в библиотеку и спросить готовы ли они принять пару томиков Пушкина, которые совсем не хочется везти в новую квартиру - сейчас же все уже электронное, а детям может пригодиться... Стоп! Я же не знаю телефонного номера библиотеки - тогда снова у нас первой задачей будет стоять - найти в интернете номер ближайшей библиотеки. Отмечу, что, возможно, я прибегаю к "поиску в интернете" слишком часто и читатель, привыкший к другим способам поиска информации (например, через друзей, или через телефонный справочник) может счесть этот метод более эффективным. Что ж, система не навязывает вам путь, который вы избираете для выполнения своих задач, но предлагает наиболее эффективный путь их формулировки и прояснения для избежания затягивания с их выполнением и четкого плана действия, обретение контроля.

- поискать в интернете кто принимает книги - пусть заберут на самовывозе

Добавим в задачу, что нас могут интересовать не только библиотека, но и те, кто, возможно, скупают книги.

Итак, давайте пока на этом остановимся - в следующий раз, думаю, что мы дойдем до конца списка.

P. S. Задавайте вопросы в комментариях, пишите свои предложения и критику - все учту.

P. P. S. Нажмите на кнопку "Добавить в круги" в верхнем правом углу - таким образом вы войдете в коммюнити  Productivity Beast и станете получать рассылку на полезную информацию в первых рядах.

Организация дел по методу Productivity Beast #6. Продолжаем разбирать MLO Inbox.

Приветствую всех! В прошлой статье "Организация дел по методу Productivity Beast #5. Отсроченная задача." мы с вами разбирали мысли, записанные в MLO Inbox, и размещали их в нашем иерархическом дереве задач. В том числе, мы разобрали с вами отсроченные задачи. В этой статье мы с вами продолжим разбирать список.

Снова давайте вернемся к нашему "списку мыслей", который мы составили в статье "Анализ истории с переездом #4. Мозговой штурм. Практика.". Мы остановились на следующей записи:

- узнать стоимость услуг транспортировки у друзей (кто что посоветует)

Давайте конкретизируем задачу. Скажем, вы предполагаете, что у Ивана Петровича - вашего коллеги по работе - можно спросить что он посоветует по поводу компаний по перевозке. Он, вроде бы, сам недавно переезжал на другую квартиру, да и вообще человек опытный... Так что перенес задачу "Спросить у Ивана Петровича какую компанию по перевозке он посоветует" в папку WORK - см. Рис 1.

Рис 1. Обновленный список дел с новыми задачи

Поместив задачу в соответствующую папку, мы таким образом наделяем ее автоматически соответствующим контекстом, то есть задачи из папки WORK будут попадать только во вкладку WORK, а мы на нее будем заходить только когда появимся на работе. Таким образом, мы снова фильтруем наш список задач в зависимости от места где мы находимся, и в наше поле зрение не попадают задачи, которые мы не можем выполнить здесь и сейчас.

- поискать в интернете услуги (Грузовичков)

Эту задачу мы уже записали. Можно добавить разве что напоминание про то, что стоит заглянуть на сайт компании Грузовичков.

- "позвонить, узнать по поводу цен", "найти и посмотреть план новой квартиры, по метражу", "прикинуть что куда можно будет поставить"

Все эти задачи у нас записаны - см. "Организация дел по методу Productivity Beast #3. Правило № 1 и 2.".

- посмотреть размер дверных проемов

Добавляем задачу "Измерить дверные проемы" в под-проект "Спланировать переезд".

- позвонить в сервис перевозок - грузчики будут? Сколько стоят?

Добавить напоминание "можно ли заказать грузчиков?" для задачи поиска подходящей компании по перевозкам

- наверное отпроситься на работе на весь день (заранее)

Ставим задачу "Сказать начальству, что 23 января беру отгул на день" и переносим в папку WORK. Поскольку нет смысла предупреждать всех за месяц, а то забудут (если только у вас не все с этим так строго), поэтому поставим дату начала этой задачи на 16 января - за неделю.

- составить список нужных мне вещей

Помещаем в под-проект "Спланировать переезд" как "составить список вещей, которые возьму с собой в новую квартиру".

- ненужные вещи утилизировать

Во-первых, эта задача должна идти после того как мы распишем нужные вещи (предыдущая задача). Во-вторых, она имеет несколько подзадач, первая из которых: "Найти в интернете компанию по утилизации вещей". Остальные задачи, которые последуют за выполнением первой, например "позвонить в компанию и заказать утилизацию вещей" можно не записывать - все дело в том, что как только вы приступите к выполнению первой задачи, то, скорее всего, и так приступите к выполнению следующего дела без того, чтобы смотреть в свой список дел. При этом, если возникнут новые обстоятельства (например, ваш друг согласится все сам забрать), то все задачи, которые вы подробно расписывали, вам попросту не пригодятся - время будет потрачено зря. Между тем, первую задачу определить нужно обязательно - это основной принцип GTD - так как только когда перед вами будет список "неделимых" задач, вы сможете приступить к нему без всякой прокрастинации. Если же в процессе выполнения первой задачи вы отвлечетесь настолько, что "автоматическое выполнение следующей задачи" вам не удастся, а посмотрев в список вы не найдете следующую задачу - так как вы ее не записали - то просто настанет время прояснить какие будут следующие задачи и продолжить выполнение.

Итак, давайте на этом пока остановимся и продолжим в следующей статье.

P. S. Пожалуйста, пишите комментарии, даже если вы просто нашли орфографическую, пунктуационную, смысловую или грамматическую ошибку - я буду рад ее исправить, так как пишу быстро и патологичеки допускаю ошибки - не только в тексте, но и в жизни:)

P. P. S. Подписывайтесь на рассылку в верхнем правом углу блога.

Организация дел по методу Productivity Beast #5. Отсроченная задача.

Всем привет! В прошлой статье "Организация дел по методу Productivity Beast #4. Правило № 3." мы с вами завершили разбирать основные правила формулировки задач и в текущей статье попробуем разобрать следующие задачи, и разберем новый тип "отсроченной" задачи.

Итак, теперь вернемся немного назад к списку мыслей из MLO Inbox, который мы составили в статье "Анализ истории с переездом #4. Мозговой штурм. Практика.".

- какие вещи мне нужны?

Это мы уже записали - идем дальше...

- габаритные вещи сложно перевозить самому

Это просто мысль-утверждение, которое порождает следующую мысль, записанную ниже.

- надо заказать машину

Это, определенно, мысль, порождающая действие. Записываем в под-проект "Спланировать переезд" задачу "заказать машину для перевозки". Разбиваем задачу на действия:

- найти в интернете подходящую компанию для перевозки мебели

(в комментариях к задаче ставлю "- сравнить цены", "- сравнить условия" - это напоминания, чтобы не забыть, однако не самостоятельные действия). Может возникнуть вопрос, - "Почему в этом случае "найти" мы делим? Ведь это не совсем конкретное действие, как мы выяснили в прошлый раз...". Но при этом, конкретным первым действием я вижу разве что "вбить в поисковик фразу "компании по перевозки мебели"", а это уже противоречит правилу №2 "Бритва Оккамы" - не нужно дробить задачу до абсурда. Но, в принципе, это на ваше усмотрение - если это поможет вам приступить к выполнению этого дела более уверенно, вы можете потратить немного времени на то, чтобы расписать задачу досконально.

Отсроченная задача

В голове сразу появляется идея о том, что как только я найду подходящую компанию, то следует им сразу и позвонить и заказать машину, поэтому следовали бы записать это следующей задачей. Однако, при заказе необходимо точно указать какого числа заказывать машину, поэтому можно повременить с этим и поставить задачу на выполнение в будущем.

Иными словами, если даже зависимая задача о поиске подходящей компании будет выполнена, когда мы поставим задаче время начала, она будет активной только по наступлении конкретного дня. Таким образом, ставим задаче срок 23 января - за 2 дня до нашего срока - см. Рис 1.

Рис 1. Как добавить срок для задачи

Отсроченная задача - это еще один способ алгоритмизировать ваш иерархический список дел так, чтобы в списке дел, по которому вы будете принимать решение, задача появлялась только в нужный момент.

Однако, вынужден вас предостеречь - может возникнуть соблазн ставить задачи на будущее время только потому, что вы не хотите о них сейчас думать - это контрпродуктивно. Задачу на потом относить необходимо только если на это есть веские причины. Например, встреча назначена на конкретную дату, или, как в нашем случае, определить дату заказа машины лучше тогда, когда будет известна дополнительная информация. При этом получение этой информации не может быть записано в качестве задачи.

Таким образом, с помощью отсроченных задач вы можете не использовать календарь, так как нужная вам задача появится в списке ваших дел в нужное время. Однако, для того, чтобы иметь такие задачи как "встреча" и пр., имеющие конкретные договоренности по дате и времени - можно их вносить в календарь в любом удобном вам приложении - но не более того. Использовать календарь для записи дел, которые не имеют точной даты (это практически 98% всех дел) - это контрпродуктивно и не гибко. Что будет, если на этот день возникнут какие-то новые обстоятельства и дела - переносить на следующий день, испытывая тяжелое чувство разочарования, что это так не удалось сделать сегодня? Обычно так и бывает. И обычно те задачи, которые перенеслись на следующий день легко переносятся и на следующий - ведь вы, ваш мозг, уже уловил способ закончить все дела на сегодня - просто перенесите все на следующий день - вы так уже делали...

Итак, давайте пока на этом остановимся - в следующий раз продолжим разбирать оставшиеся задачи и попутно я буду объяснять новые правила.

P. S. Пишите комментарии, если что-то было не понятно.

P. P. S. Подписывайтесь на обновление блога в верхнем правом углу - жмите на кнопку или оставляйте имейл.

Организация дел по методу Productivity Beast #4. Правило № 3.

Всем привет! В прошлый раз в статье "Организация дел по методу Productivity Beast #3. Правило № 1 и 2." мы с вами разобрали 2 базовый правила, которых необходимо придерживаться когда вы вносите задачи в ваш иерархический список. Сегодня продолжим обсуждать эту крайне важную тему.

Снова давайте обратимся к нашему списку дел, который мы сформировали в статье "Организация дел по методу Productivity Beast #2. Вносим задачи из Inbox. Разбиваем проект на этапы." - см. Рис 1.

Рис 1. Список дел

Правило № 3. Задача должна быть выполнимой

Обратите, пожалуйста, внимание на то как записана задача "посмотреть план новой квартиры в папке с документами о покупке". При записывании в качестве мысли, это звучало как: "Найти план квартиры (должен быть у меня в папке с документами о покупке)". Все дело в том, что "найти" - это не задача, это желаемый результат. Для того, что вам "найти" что-то, нужно посмотреть в каком-то месте, если там этого нет - то в другом, пока вы не получите желаемый результат - найдете предмет.

Неужели это так важно? Да, это архиважно, потому что именно здесь и кроется психологический аспект: если у вас в списке записаны невыполнимые напоминания - это лишь раздражает ваш мозг - он видит, что нужно что-то сделать, но как сделать, он не видит. Отсюда и происходит затягивание к тому чтобы приступить к выполнению дел - прокрастинация. Ведь у вас целый список напоминаний - их все надо сделать, некоторые , при том, к определенному сроку. Но в итоге, большинство этих напоминаний - это либо группа задач, которые нельзя выполнить разом (например, "Переехать в новую квартиру"), либо эта задача невыполнима по причине того, что нет всех необходимых условий к ее выполнению (например, "Отправить письмо начальнику" когда оно еще не написано или даже напоминание "Помыть окно в спальне", когда вы находитесь на работе), либо эта задача сформулирована так, что для нее также не определены действия - как в нашем примере. Другое дело, когда у вас записаны четкие выполнимые действия.

Напоследок, давайте посмотрим на задачу "упаковать бабушкин сервиз в коробку с поролоновыми стружками". Эта задача соответствует правилу №1 и содержит побуждающий глагол "упаковать", также соответствует и правилу № 2 и 3, так как разбито на четко сформулированные выполнимые задачи.

Здесь может встать вопрос: "Действительно ли необходимо прописывать все эти задачи: "достать коробку", "настричь пенопласт" и т. д.? Не слишком ли подробно?." Все зависит от ситуации. Конечно, если вы точно знаете где у вас лежит коробка и что она пуста, а на то, чтобы ее достать понадобится не более 2-х минут, то можно это не писать - а сделать сразу. Если у вас подготовлен пенопласт и он уже в стружке, то это тоже можно не писать. Но вот если вы предполагаете, что коробка может быть и на шкафу, что она, возможно, будет не пустая - и нужно будет перекладывать из нее куда-то обувь. Если вам нужно еще найти лестницу, чтобы заглянуть на шкаф, да еще и захочется и протереть пыль - то это все это может занять не 2 минуты, а куда больше. В этом случае задачи и расписываются так подробно, чтобы не забыть что вам вообще необходимо сделать пока вы "искали лестницу", например.

Итак, мы разобрались с правилами записывания задач - в следующий раз пойдем дальше и распишем оставшиеся задачи для выполнения нашей цели.

P. S. Пишите комментарии к статье, я на них обязательно отвечу.

P. P. S. Подписывайтесь на обновления блога в правом верхнем углу - "Email address", "Добавить в круги", "Подписаться".

Организация дел по методу Productivity Beast #3. Правило № 1 и 2.

В прошлой статье "Организация дел по методу Productivity Beast #2. Вносим задачи из Inbox. Разбиваем проект на этапы." мы с вами сформировали первую группу задач, к которой я постараюсь дать более подробные пояснения в данной статье.

Давайте теперь по-подробнее остановимся на том как я сформулировал задачи, а также какие добавил и зачем.

Рис 1. Список дел

Посмотрите на Рис 1 еще раз, давайте разберем каждую из задач, которые я внес на предыдущем этапе.

- прикинуть на плане квартиры поместятся ли габаритные вещи

Как мы видим, каждая задача, включая эту, сформулирована в побудительной форме - она звучит как приказ или распоряжение, которое вы отдаете кому-то постороннему. Вы должны заботится о том, чтобы задача была сформулирована наиболее четко и понятно, чтобы она не имела других толкований, вызывала четкие, ясные ассоциативные образы как ее выполнять. Иначе все будет как в примере с дворецким в задаче "Анализ истории с переездом #2. Правильная формулировка задачи.".

Правила формулирования задач

Общее правило: формулируйте задачу так, как если бы поручали выполнение своему "недотепе-слуге".

1. Задача должна быть сформулирована в побудительной форме

Посмотрите на Рис 1, все задачи, даже этапы проекта, начинаются с глагола: спланировать, прикинуть, измерить, посмотреть, подготовить, упаковать, достать, настрич, положить, осуществить. Это все не просто так, дело в том, что если мы вспомним с вами о чем говорили в рамках темы про мозговой штурм, то будет понятно, что наш список дел - это тоже способ общения с нашим мозгом, сознанием. Мы ему отдаем команды на выполнение - в противном случае, мы снова столкнемся с "затором сознания" - причиной прокрастинации и стресса. Ведь между задачей "Переезд" и "Спланировать переезд" - большая разница, в первом случае - это вообще не задача. Даже глагол "спланировать" - не очень конкретный, так как это целая череда не всегда стандартизированных действий, но этого достаточно для формулировки под-проекта. Для задачи же уместно будет уже использовать более конкретные глаголы: измерить, положить, достать и т. п.

2. Задача должна быть разбита на "неделимые" действия

Добавляйте к задаче столько под-задач, сколько потребуется до тех пор, пока это задача будет уже "неделимой", то есть будет представлять собой действие, которое занимает от 2 минут и более.

В нашем примере, "измерить габаритные вещи" - задача, которая требует пояснения: не понятно что это за габаритные вещи, не понятно сколько это займет времени на выполнение - все зависит от списка вещей, которые мы будем измерять. Поэтому нам необходимо расписать что мы будем измерять: диван, шкаф, кровать. По правилу №1, мы добавляем глагол - измерить диван, измерить шкаф, измерить кровать. Не ленитесь добавлять глагол и расписывать задачи - все дело в том, что потом каждая из этих задач попадет в ваш список дел. Что будет, если в списке дел у вас будет записано "шкаф"? Не понятно что делать.... А что если "измерить шкаф"? Уже понятнее.

Не стоит только перебарщивать, - "Все следует упрощать до тех пор, пока это возможно, но не более того", - как говаривал Эйнштейн (формулировка принципа "Бритва Оккамы"). Например, чтобы "измерить шкаф", вам потребуется: открыть коробку с инструментами, взять измерительную ленту, приложить ленту к одному боку, ко второму боку и так далее. Всего этого описывать не надо, тем более, что каждое такое дело занимает менее 2-х минут и не подлежит записыванию, а подлежит немедленному выполнению. Исключением является только то, что вы находитесь в месте, где этого просто не сделать, поэтому остается только записать, чтобы не забыть.

Исключениями, при которых вам может потребоваться конкретизация действий вплоть до "взять измерительную линейку" это:

- Вы понятия не имеете где ваша измерительная линейка и есть ли она вообще - вам потребуется время, чтобы ее найти. Или вы точно знаете, что ее нет, поэтому вам необходимо будет записать в список OUTSIDE "купить измерительную линейку", и поставить зависимость для задачи измерить шкаф, что она станет актуальной только после выполнения задачи "купить измерительную линейку".

Итак, давайте пока на этом остановимся, и продолжим в следующей статье разбирать оставшиеся правила работы с задачами.

P. S. Попробуйте поработать со своими проектами подобным образом (вы ведь выполнили задание из предыдущей статьи, не так ли?) и ощутить как меняется восприятие задач как только вы начинаете их конкретизировать и добавлять побуждение. Пишите в комментариях что получилось и что не получилось.

P. P. S. Подписывайтесь на получение уведомлений о новых статьях - оставайтесь в курсе.

Организация дел по методу Productivity Beast #2. Вносим задачи из Inbox. Разбиваем проект на этапы.

Всем привет! В прошлой статье я взял сделал вступительное слово для того, чтобы объяснить ряд важных правил, которые следует держать в голове при выполнении организации дел на практике. В этой статье мы приступим к разбору дел, которые мы внесли в MLO Inbox.

Итак, сперва давайте создадим наш проект (задачу) - назовем ее "Переехать в новую квартиру". В статье "Анализ истории с переездом #2. Правильная формулировка задачи." мы разбирали насколько важно правильно формулировать задачу или цель проекта. Однако, большой проект вы можете назвать как вам захочется - лучше всего наиболее лаконично - уложиться в 3-4 слова. Саму цель по всем правилам следует описать в комментарии к задаче/проекту - см. Рис 1, - так как ее описание может занять куда больше слов, однако именно ее - цель - необходимо держать перед глазами.

Рис 1. Создаем проект и прописываем для него цель

Теперь я буду брать каждую из задач из Inbox и обрабатывать согласно модели ProductivityBeast.

- что такое необходимые вещи?

Вопрос, который скорее подразумевает "Какие вещи мне необходимы в новой квартире, что я хочу взять с собой?". Ок, это:
- диван
- шкаф
- кровать
- бабушкин сервиз
Это порождает сразу несколько мыслей вслед:
- надо измерить габаритные вещи
- посмотреть на плане новой квартиры поместятся ли габаритные вещи
- найти этот план (должен быть у меня в папке с документами о покупке)
- хрупкие вещи (сервиз) нужно будет упаковать в коробки с каким-нибудь мягким наполнителем... им я постоянно не пользуюсь, так что можно сделать это заранее

Итак, уже сформировались задачи, которые имеют довольно четкую формулировку - их можно переносить в наш иерархический список дел, но давайте не будем торопиться. Дело в том, что такими темпами мы быстро заполним весь проект большим количеством задач - лучше всего разбить выполнение проекта на этапы. Вы же помните, что наша цель - сделать так, чтобы фокус нашего внимания не распалялся на множество задач разом, а сосредотачивался лишь на небольшом количестве, и это количество дел, которые попадают в поле нашего внимания, должно стремиться не превышать 7-ми, это связано с особенностью нашей краткосрочной памяти и число это выведено учеными эмпирически. Я отдельно как-нибудь напишу про число "фокус на 7-ми объектах", но пока не будем тратить на это время.

Таким образом, можно разбить проект на 3 этапа:
- Спланировать переезд
- Подготовить вещи
- Осуществить переезд

Пока эти этапы условные - мы вольны их менять сообразно задачам, которые будут у нас формироваться. Все эти этапы оформляем как проекты, кликая на настройку "Это - проект".

После того как мы разбили проект на этапы, внесем задачи, а также конкретизируем их и переформулируем - см. Рис 2. Все это делается быстро когда уже развит навык, понимание что необходимо дополнить для той или иной задачи, а также каким образом она должна быть сформулирована, чтобы не стать причиной вашей прокрастинации и беспокойства. Когда вы делаете это впервые, вам может потребоваться немного больше времени и усилий, чтобы собрать все знания воедино и начать делать все согласно "правилам".

Рис 2. Начинаем формировать список дел для выполнения задачи с переездом

Для того, чтобы продолжать дальше с разбором, необходимо будет подробно пояснить почему задачи сформулированы так, а не иначе, а также какие выставлены настройки по их выполнению. Этому я посвящу отдельную статью, а пока предлагаю проанализировать список дел на Рис 2 самостоятельно.

P. S.  Предлагаю вам в качестве домашнего задания попытаться разложить свой проект на задачи подобно тому как мы это делаем сейчас с "Историей с переездом". Если будут возникать вопросы - пишите в комментариях прямо здесь.

P. P. S. Подписывайтесь на обновление - так вы сможете не упустить логику рассуждений, а также сможете понемногу выполнять планирование и своих проектов - таким образом не будет "информационной перегруженности" - так что лучше читать и делать все как только приходит к вам уведомление о появлении новой статьи - а его можно получить только подписавшись в правом верхнем углу блога (email или Google+ Круги).

Организация дел по методу Productivity Beast #1. Вступительное слово. Правило "взял карточку - не клади обратно"

В прошлой статье "Вносим мысли в MLO Inbox. Описание верхнего меню" мы с вами внесли в MLO Inbox основные мысли, которые пришли к нам в ходе мозгового штурма над задачей "До 25 января перевезти все необходимые вещи из старой квартиры в новую". В этой статье мы приступим к обработке этих мыслей, преобразование их в задачи, и закреплении в нашем иерархическом списке дел.

Сперва начнем с описания принципа обработки задач. Частично мы рассмотрели всю общую схему работы по методу ProductivityBeast в статье "Схема организации дел по Productivity Beast". Я снова приведу ее здесь - см. Рис 1.

Рис 1. Схема ProductivityBeast

Сейчас нас больше интересует раздел Действия (красна  зона) и частично Планирование (синяя зона).

Выполняется обработка задач следующим образом: необходимо брать каждую задачу сверху по списку и разбирать ее согласно приведенной на Рис 1 блок схеме.

Сам принцип рассмотрения каждой мысли в Inbox подобен тому как если бы у вас было на столе беспорядочно разбросаны карточки с выписанными на них мыслями, а вы брали бы каждую по отдельности, а потом клали на нужное, предназначенное ей в системе место. Между прочим, подобным образом необходимо будет разобрать все мысли в вашей голове: выписать их все на карточки, а потом разобрать по системе, - только тогда вы обретете "невозмутимое сознание", подобное глади воды.

Главное правило, которое нужно обязательно выполнять, а то разрушится вся ваша система организации дел: "взял карточку" - не возвращай на место  - определи ее место в системе и положи туда. Обязательно нужно выносить решения по каждой задаче, находящуюся в Inbox, на которую вы сфокусировали свое внимание, как бы ни было неприятно это делать - всегда, без исключения. Иначе эти карточки так и останутся "лежать у вас на столе", засоряя ваше рабочее пространство - ваш мозг, что очень быстро скажется в виде вернувшегося к вам беспокойства и прокрастинации. Так вы снова попадаете в ловушку постоянного обдумывания уже обдуманных дел, по которым вы так и не вынесли твердого решения и не определили место в системе. Как только задачи попадают в систему, к которой вы постоянно обращаетесь и постоянно актуализируете, мозг перестает вам давать команды о беспокойстве об этих задачах, напоминать вам о них, так как знает, что они список этих дел появится перед вами ровно в нужный вам момент (если это происходит из разу в раз, ваш мозг будет в это убежден).

К тебе "всегда без исключения" добавлю, что очень важно понимать правило "перепрыгнуть пропасть на 99% и на 100% - две больше разницы", название которого говорит само за себя. Дайте себе волю не выполнить хоть какое-либо правило всего 1 раз, и ваш мозг найдет кучу оправданий и причин почему вы можете не выполнить это и второй раз, а за ним и третий и прочие разы придут очень быстро, и вся ваша система развалится. Но если вы всегда выполняете правило, то это куда проще, чем потом вернуться, сбившись с проторенной колеи. Однако, если все же вы вдруг "сорвались" и вся система начала сыпаться - просто попробуйте принять это - и дать себе шанс вернуться снова в строй (особенно, если до этого система давала хорошие результаты - просто вспомните как хорошо вы себя чувствовали, когда все держали под контролем и система работала безотказно).

Итак, сегодня я позволил себе сделать вступление к важной теме, которой мы перейдем в следующей статье, надеюсь, какие-то мысли срезонировали с вашими.

P. S. Как всегда, буду рад вашим комментариям к статье - пишите их ниже. Если у вас, вдруг, нет gmail и Google+ аккаунта, чтобы написать комментарий - настоятельно рекомендую вам его завести - это бесплатно, очень удобно и занимает очень немного времени на регистрацию. Тем более, что в дальнейшем я буду показывать как работать с системой Zero Inbox именно на примере онлайн почтовика gmail.

P. P. S. Чтобы не пропустить свежие статьи, а также события (например, планируется проведение вебинаров) - подписывайтесь на рассылку в правом верхнем углу. Если что-то не получается - пишите в комментариях - я помогу.

Вносим мысли в MLO Inbox. Описание верхнего меню.

В прошлый раз мы закончили разбирать основные интересующие нас на данный момент пункты меню в интерфейсе MyLifeOrganized. Сегодня мы с вами снова вернемся к нашей "истории с переездом", и внесем в MLO Inbox все мысли, которые мы в ходе мозгового штурма мы сгенерировали для выполнения нашей задачи. Попутно мы рассмотрим как работать с верхней панелью и вносить задачи.

Итак, давайте внесем список из статьи "Анализ истории с переездом #4. Мозговой штурм. Практика." в наш MLO Inbox - см. Рис 1.

Рис 1. Внесенный список в Inbox

Обратите внимание, что список задач, который попадает в <Inbox> серый, что согласно цветовым обозначениям говорит, что выбрана настройка "Спрятать ветку в To-Do", и эти задачи не будут отображаться в списках дел - они неактивны.

Я советую вносить задачи с помощью горячих клавиш:
- Ins (Insert) - добавляем задачу на том де уровне, что и выбранная строка;
- Alt + Ins - добавляем подзадачу

Также вы можете использовать для внесения задач кнопки на верхней панели (см. Рис 1):

1. Кнопка "Создать". При нажатии непосредственно на кнопку создаст задачу на том же уровне. Если раскрыть список, нажав на ▼, то можно создать:

• новую подзадачу
• новую папку
• новый проект
• новую задачу из шаблона... (дублировать существующую задачу)

При внесении в Inbox я советую создавать только задачи (не проекты и не папки), а наделять задачи этими атрибутами только после внесения в иерархический список.

2. Создать подзадачу. Это альтернативный сочетанию клавиш Alt+Ins способ добавить задачу на уровень ниже.

3. Синхронизировать. Эта кнопка нужна для того, чтобы задачи, которые находятся в вашей программе, обновились исходя из изменений, сохраненных в облачной версии (например, были внесены изменения с мобильного). И наоборот, все изменения в локальной версии на компьютере попадут в облачную версию, а из нее на мобильный и планшет.

Нажимать вручную кнопку необходимости нет, но иногда приходится, чтобы убедиться все ли задачи вам пришли. А так, при каждом запуске программы, или по истечение определенного интервала, программа сама синхронизирует данные.

4. Фокус / Снять фокус. Кнопки, позволяющие убрать с вашего поля зрения задачи и ветки, кроме выбранной (или снять этот фокус). Полезная функция когда вы работаете в сильно разветвленным деревом задач, но относится, скорее, к продвинутым функциям, так что пока их можно не трогать.

5. Завершенные задачи. Важная функция, позволяющая спрятать или показать выполненные задачи, а также спрятать только "давно выполненные" задачи. Бывает удобно посмотреть какие задачи вы выполнили за последнее время, или найти ветку задач, которую вы отметили как выполненную, но на самом деле ее необходимо "реанимировать". В нашей системе рекомендую всегда держать эту кнопку в положении "Завершенные задачи спрятаны", чтобы на них не отвлекаться - и так дерево задач, зачастую, разрастается до невиданных размеров.

6. Удалить выделенные задачи с подзадачами. Несмотря на то, что отмечая галочками задачи, они пропадают из нашего поля зрения, они все равно остаются в нашем дереве задач - и мы можем к ним вернуться. Хорошей практикой ненужные задачи не помечать как выполненные, а удалять с помощью этой кнопки, или комбинации горячих клавиш Ctrl+Del.

7. Стрелки. Данные стрелки помогут вам передвигать задачи по списку вверх/вниз, а также переносить их по иерархии выше/ниже. Также можно использовать комбинацию клавиш Shift+Alt+<стрелка на клавиатуре>.

Итак, мы с вами внесли список мыслей в MLO Inbox, рассмотрели верхнее меню и в следующей статье перейдем к организации дел по методу ProductivityBeast.

P. S. Задавайте вопросы в комментариях, если у вас что-то не получается или есть что спросить или как-то отреагировать на написанное. Я все читаю и отвечаю.

P. P. S. Подписывайтесь на обновления блога - в правом верхнем углу. Не пропускайте новые статьи!

Настройка "Это - проект". Как выставить задачу "В ожидании".

Всем привет! На прошлой неделе мы с вами подробно разбирали интерфейс MyLifeOrganized (МЛО), чтобы, работая в программе, можно было всегда обратиться к этим статьям, как к справочному материалу и разъяснить для себя все нюансы. Сегодня мы завершим разбирать интерфейс - у нас остается только закладка Проект и разберем как устанавливать задачи в ожидании.

Проект

Рис 1. Вкладка "Проект"

В случае, если вы хотите отделить какую-нибудь ветку визуально, чтобы в дальнейшем было проще работать с разветвленными задачами, то я могу рекомендовать для этого отмечать галочку "Это - проект" - см. Рис 1. Тогда задача станет синего цвета.

Это, конечно, повлечет и другие изменения, но в системе ProductivityBeast они не используются, но вы сможете их использовать себе на благо, если захотите.

Отмечу также, что если задача будет одновременно Папкой и Проектом, то она будет иметь особый значок - см. задачу "Большой проект" на Рис 1. Такую настройку разумно применять в случае, если у вас есть проекты, которые, вероятно, никогда не закончатся и представляют собой что-то вроде "зоны ответственности".

Как выставить задачу "В ожидании"

Как я говорил ранее, важным принципом GTD® и ProductivityBeast является то, что мы должны размечать последовательность действий еще до того, как приступим к их выполнению, чтобы не отвлекаться в процессе работы на добавление задач в список дел.

В статье "Описание интерфейса MyLifeOrganized #4" мы уже рассматривали 2 способа задать в МЛО последовательность выполнения задач: "подзадачи по порядку" и "зависимости". Однако есть еще один - выставление задачи "В ожидании".

Рис 2. Как выставить задачу "В ожидании"

Если мы не можем выполнить какие-то задачи потому, что они станут актуальными только тогда, когда связанную задачу выполнит кто-то другой, то мы можем отметить эту задачу как "в ожидании" - для этого нам необходимо сменить контекст - см. Рис 2.

Если список задач выполняется по-порядку, или есть зависимости от этой задачи "в ожидании", то они не будут попадать в список дел. При этом, поскольку все контексты, кроме как @Waiting мы убираем, то и сама задача попадает только в раздел WAITING, но не в другие - так как эта задача - лишь напоминание, но не то, что мы можем выполнить здесь и сейчас, поэтому мы ее убираем с глаз долой.

Однако, чтобы не забыть напоминать исполнителям задачи (или актуализировать информацию о ее выполнении), необходимо регулярно проверять список WAITING - я рекомендую это делать хотя бы раз в день. Как и в случае с другими зависимыми задачами, как только вы отметите задачу "В ожидании" как выполненную, все прочие задач, стоявшие в очереди, появятся в ваших списках дел, и вы сможете начать принимать решение по их выполнению.

Итак, мы наконец рассмотрели все необходимые нам формальности с интерфейсом, и теперь можем снова вернуться к нашей "Истории с переездом" и начать вносить задачи в МЛО, что и сделаем в следующей статье.

P. S. Пишите, пожалуйста, в комментариях свои вопросы и пожелания - я все внимательно читаю.

P. P. S. Подписывайтесь на блог - в верхнем правом углу - сможете быть в курсе всех свежих статей и событий. Советую подписывать на email рассылку - это самый эффективный способ не забывать прочитывать статьи; в любом случае, вы легко сможете безболезненно отписаться от рассылке, если вдруг вам все это наскучит - но я постараюсь, чтобы вы остались довольными.

Описание интерфейса MyLifeOrganized #4. "Подзадачи по порядку" и "Зависимости".

В предыдущей статье Описание интерфейса MyLifeOrganized. Настройки "Папка" и "Спрятать ветку в To-Do" были рассмотрены основные функции вкладки "Общие" на панели "Свойства". Сегодня мы закончим разбирать вкладку "Общие" и рассмотрим одну из самых важных функций "Подзадачи по порядку", а также "Зависимости.

Подзадачи по порядку

При выборе настройки "Подзадачи по порядку" задачи, которые находятся внутри (вложенные задачи), меняют свой цвет: зеленой становится только первая задача, а остальные - черными. Это означает, что из всего списка вложенных задач в "Под-проект (последовательный)" активной является только первая, а остальные неактивные, и в списке, в нашем случае, BUSINESS появляется только "задача 1-1" - см. Рис 1.

Рис 1. Как работает настройка "Подзадачи по порядку"

При этом, когда "задача 1-1" будет выполнены, то в списке автоматически появится "задача 1-2", которая следует по порядку. Это важнейший принцип эффективного GTD - вместо того, чтобы каждый раз лезть в полный иерархический список дел, чтобы принять решение что делать дальше, или вместо того, чтобы просматривать список из сотен дел, большую часть из которых мы не можем выполнить, пока не выполнены остальные, - мы фокусируемся только на тех делах, которые можем выполнить здесь и сейчас, заранее выбирая алгоритм того как будут поступать в наш список задачи в течение дня. В начале каждого дня нужно будет производить "Ежедневный обзор" и корректировать эти связи.

Вы можете выставлять эту настройку как в случае если следующие задачи невозможно сделать пока не сделана первая в списке, так и в случае, если вы приняли решение, что вы не будете выполнять следующие задачи из списка, пока не будет выполнена первая, так как ее выполнение, возможно, привнесет корректировки в ваш план действий и параллельное выполнение других задач может оказаться лишним, или даже пагубным при новых обстоятельствах.

Если пункт "Подзадачи по порядку" не отмечать, то все задачи будут попадать в список дел, как в случае с задачей "Под-проект 3 (задачи можно выполнять параллельно) - см. Рис 1.

Зависимости

Что делать, если какие-то из "вложенных под-задач" можно выполнить параллельно, а какие-то - только после выполнения других задач? Тогда мы можем использовать "Зависимости - отдельную закладку на панели "Свойства" - см. Рис 2.

Рис 2. Выставление зависимостей

Как только вы выбрали зависимость от другой задачи, то данная задача попадет в список To-Do только после выполнения задачи, от которой она зависит.

Соответствующим образом изменится и цвет задач, что позволит вам легко визуально определить какие задачи сейчас актуальны, а какие нет.

Это функция уникальная для всех приложений по тайм-менеджменту и организации дел и я встречал ее только в МЛО, хотя, надо сказать, она очень важна и полезна.

Итак, сегодня мы рассмотрели две важные функции настроек задач, на очереди осталось рассмотреть только закладку "Проект" и как выставлять задачи в ожидании и мы с вами будем готовы приступить к практическому разбору нашего примера.

P. S.  Снова рекомендую вам попробовать все сделать самостоятельно с каким-нибудь примером - ощутить как это работает на практике. Если у вас будут возникать вопросы - пишите в комментариях - я их читаю и постараюсь вам помочь.

P. P. S. Подписывайтесь на уведомления о новых публикациях - это можно сделать в правом верхнем углу, оставив имейл или подписавшись на Гугл Круги - дальше будет интереснее.

Описание интерфейса MyLifeOrganized #3. Настройки "Папка" и "Спрятать ветку в To-Do"

В предыдущей статье мы рассмотрели настройки контекстов во вкладке "Общие" на панели "Свойства". В этой статье продолжим разбирать вкладку "Общие" - самую функциональную из всех. И рассмотрим оставшиеся 3 интересующих нас настройки: "Папка", "Спрятать ветку в To-Do" и "Подзадачи по порядку".

Папка

При выборе пункта "Папка" мы из задачи создаем объект, который не требует выполнения (см. Рис 1) - поскольку вместо квадратика, куда нам нужно ставить галочку о выполнении, появляется иконка папки, то мы не можем ее отметить выполненной даже технически.

Рис 1. Создание объекта "Папка"

Однако в системе ProductivityBeast папки используются только в трех случаях:

1. Это папки Later и Someday, в которые мы будем убирать задачи, или целые ветки задач, чтобы не фокусироваться на них в процессе работы с иерархическим "древом". Эти папки также отмечены настройкой "Спрятать в To-Do", чтобы задачи, помещенные в данные папки, не появлялись в контекстных списках дел.
2. Основные вкладки, такие как BUSINESS, WORK, PERSONAL и прочее - это тоже папки, так как их выполнить невозможно - они могут появляться или удаляться (например, папка РАБОТА). Это ваша "зона ответственности", которая будет порождать задачи, которые в ней хранятся.
3. Папка может быть использована в сочетании с настройкой "Проект" (о котором мы поговорим позже). В этом случае папке-проекту будет присваиваться своя иконка и суть ее будет в том, что это настолько долгосрочный проект, что он тоже становится чем-то вроде "зоны отвественности". Например вы имеете какой-то бизнес проект (или проект на работе), который и не собираетесь закрывать, - он перманентный и постоянно порождает различные задачи; но при этом - это проект, так как у него есть состояние прогресса выполнения. Вы можете посмотреть на пример отображения папки-проекта под названием "Большой проект" на Рис 1.

Спрятать ветку в To-Do

Если выбрать настройку "Спрятать ветку в To-Do", то папка станет серой (как и задача или проект) и все содержимое в ней тоже станет серого цвета (см. Рис 2). Эта смена цвета означает, что эти задачи спрятаны и не будут показываться в To-Do листах (то есть в наших вкладках BUSINESS и пр). Такие "спрятанные от To-Do листов" папки Later и Someday мы будем использовать для хранения в них задач, которые сейчас не очень актуальны для выполнения, или просто представляют собой идеи, требующие "дозревания".

Рис 2. Применяем настройку "Спрятать ветку в To-Do"

Цветовые обозначения

Вообще, световые обозначения очень важны в нашей системе. Так, если задача:

• зеленая - это активная задача, которая появится в нашем списке дел;
• серая - намерено спрятанная задача, которая появится в списке дел только если вручную снять настройку "Спрятать ветку в To-Do"
• черная - задача, которая не появляется в списке дел, так как перед этим должна быть выполнена хотя бы еще одна задача, и тогда она станет актуальной и сменит цвет на зеленую;
• синий - это проект. Основное отличие "проекта" или "под-проект" от задачи состоит, по большому счету, в цвете отображения; что дает возможность отделять визуально более значимые и емкие по времени ветки вашей иерархии дел.

В следующий раз мы продолжим рассматривать настройки, и перейдем к одной из наиболее важных - "Подзадачи по порядку".

P. S. Осталось не так уж много, чтобы доразобрать интерфейс и мы перейдем к практике - станет поинтереснее. Пишите в комментариях считаете ли вы, что такое подробное описание функций интерфейса ни к чему, или оно действительно вам помогает.

P. P. S. Подписывайтесь на блог в правом верхнем углу. Не оставляйте "лазейки" своему сознанию, чтобы тот "забыл проверить" очередную статью и совсем забыл про блог, который может увеличить вашу продуктивность и навсегда избавить от прокрастинации - подписывайтесь на рассылки и вам будут приходить напоминания о новый, свежих, интересных статьях, что не позволит вашему сознанию ускользнуть от вашего твердого намерения стать лучше.